Legajos Digitales de Personal: del archivador físico al expediente laboral 100% trazable
El hub de contenidos más completo en español sobre legajos de personal, legajos digitales y expedientes de RRHH. Aprenda a dejar atrás los archivadores, cajas, planillas y PDFs sueltos y adopte un sistema de Gestión de Legajos Digitales Worki 360 alineado con Ministerios de Trabajo, sindicatos y auditorías.
Contenidos y tecnología construidos con equipos de RRHH, Administración de Personal, Payroll, Legales y Compliance de empresas de Latinoamérica y España.
Un solo Legajos Digitales de Personal para plantas, oficinas, retail, logística y servicios.
¿Su legajo de personal sigue siendo un archivador físico imposible de auditar?
En muchas organizaciones el legajo de personal todavía significa cajas, carpetas colgantes, archivadores y planillas en Excel. Todo funciona “hasta que llega” una inspección, auditoría, juicio laboral o revisión interna de Compliance.
- Documentación clave en papel disperso, PDF en correos, carpetas en red o pendrives.
- Dificultad para saber si cada legajo tiene toda la documentación obligatoria.
- Vencimientos (exámenes médicos, contratos, seguros, autorizaciones) sin alertas.
- Horas de RRHH buscando papeles para inspecciones del Ministerio de Trabajo.
- Riesgo real en juicios laborales al no encontrar un documento a tiempo.
El problema no es el equipo de RRHH: son las herramientas. Este hub existe para ayudarle a evolucionar desde legajos físicos o semidigitales a un sistema profesional de legajos digitales con trazabilidad, alertas y evidencia completa.
Así se ve el legajo “caja de zapatos”
- Carpetas físicas en depósitos o lockers de RRHH.
- Planillas en Excel para “control de legajos” sin evidencia adjunta.
- Recibos, contratos y formularios firmados en papel sin escaneo sistemático.
- Auditorías internas que dependen de “conocer el archivo de memoria”.
Así se ve el legajo digital con Worki 360
- Un legajo digital único por colaborador, accesible según permisos.
- Checklists de documentación obligatoria por país, convenio y tipo de contrato.
- Alertas de vencimiento y flujos de carga/aprobación documentados.
- Reportes de cumplimiento listos para ministerios, auditores y casa matriz.
El Hub de Legajos + el Software que convierte la normativa en control diario
Este hub reúne decenas de artículos especializados sobre legajos de personal, documentación obligatoria, digitalización y sistemas de gestión, conectados a la experiencia real del módulo de Legajos Digitales Worki 360.
Defina qué es un buen legajo
Conceptos clave, modelos, ejemplos y contenido mínimo obligatorio según la realidad laboral de la región.
Digitalice con criterio
Guías para digitalizar legajos, expedientes y recibos, elegir formatos, procesos y responsables para que el legajo digital sea auditable.
Convierta normas en sistema
Cómo utilizar un sistema de gestión de legajos para controlar vencimientos, permisos, accesos y auditoría, y reducir el riesgo legal.
Mapa maestro del Hub de Legajos y Expedientes Digitales de Personal
A continuación verá los principales clusters de contenidos que estructuran este megasilo de legajos. Cada cluster agrupa artículos específicos (spokes) para acompañarle desde los fundamentos del legajo hasta la operación con legajos digitales y software Worki 360.
Qué es el legajo de personal y por qué es crítico para RRHH
Si está alineando a su equipo o al comité, empiece por aquí. Definiciones, diferencias entre legajo, archivo del colaborador y expediente laboral, y su rol frente a un conflicto o auditoría.
- Qué es un legajo
- Qué es un legajo de personal
- Qué es legajo personal y para qué sirve
- Legajo de personal: ejemplo
- Legajo de trabajo
Modelo de legajo, documentación obligatoria y ejemplos
Qué debe contener un legajo sólido, cómo organizarlo y cómo responder ante inspectores y auditores con evidencias claras.
- Qué tiene que tener un legajo de personal
- Documentación obligatoria en el legajo
- Modelo de legajo de personal
- Legajo de personal y Ministerio de Trabajo
- Legajo de personal para completar
Del legajo físico al legajo digital y online
Cómo evolucionar hacia legajos digitales cumpliendo normativa, manteniendo evidencia y mejorando la productividad del área.
- Legajo digital
- Legajos digitales
- Legajo digital de empleados
- Legajo digital de Recursos Humanos
- Legajos online
- Legajos online de empleados
- Legajo online de empleados
- Mi legajo digital
- Mi legajo libreta digital
Digitalización de documentos, expedientes y legajos
Por dónde empezar, qué priorizar, qué hacer con el histórico en papel y cómo estructurar un proyecto de digitalización de legajos.
- Digitalización de legajos
- Digitalización de legajos de personal
- Digitalización y gestión de legajos
- Digitalización de expedientes de RRHH
- Digitalización de documentos de empleados
- Software de digitalización de documentos
Sistema, software y plataforma de gestión de legajos
Cómo se ve un sistema de gestión de legajos moderno, qué procesos cubre y cómo se integra al resto del ecosistema de RRHH.
- Sistema de legajos
- Software de legajos
- Software de gestión de legajos
- Sistema de gestión de legajos
- Sistema de legajos de personal
- Sistema de administración de legajos
- Plataforma de legajos
- Plataforma de legajos de empleados
- Plataforma de gestión de legajos
Gestión, control y administración de legajos
Cómo organizar el trabajo diario de RRHH en torno al legajo: altas, bajas, modificaciones, vencimientos, auditorías y reportes.
- Administración de legajos
- Gestión y control de legajos de personal
- Cómo archivar legajos de personal
- Legajos de personal
- Legajos de personal Recursos Humanos
- Legajos de empleados
- Legajo empleado
- Legajo de empleados
De carpetas y cajas a legajos digitales listos para el próximo auditor
El módulo de Legajos Digitales Worki 360 convierte su esquema actual de papeles, PDFs y Excels en un expediente laboral único por colaborador, con checklists de documentación, control de vencimientos y reportes de cumplimiento por sede, unidad de negocio y tipo de contrato.
Agendar demo con un especialista en legajosCómo este Hub y Worki 360 hablan a RRHH, Administración de Personal, Payroll y Legales
El legajo digital es el punto de encuentro entre la gestión diaria de RRHH, las obligaciones legales, las auditorías y el riesgo laboral.
Para el Gerente de RRHH / CHRO
Necesita asegurar que la compañía cumple con obligaciones laborales sin convertir RRHH en un área puramente administrativa. Este hub le ayuda a reposicionar los legajos digitales como infraestructura básica para bienestar, seguridad jurídica y gestión de talento.Para Administración de Personal / Legajos
Buscan dominar el detalle del expediente laboral y dejar de correr tras papeles a último momento. El hub aterriza buenas prácticas y el módulo de legajos Worki 360 entrega checklists, flujos de carga y alertas de vencimiento.Para Legales Laborales, Compliance y Auditoría
Su prioridad es reducir la exposición ante juicios laborales y sanciones. Con legajos digitales en Worki 360 pueden auditar gaps por sede, contrato o proveedor, y contar con evidencia inmediata ante requerimientos internos o externos.Checklist para presentar un proyecto de Legajos Digitales al comité interno
Use este checklist como resumen ejecutivo para su presentación ante RRHH, Legales, Compliance, TI y Dirección. A cada pregunta crítica, Worki 360 aporta una respuesta concreta.
¿Tenemos visibilidad de qué legajos están incompletos y por qué?
Con Worki 360 puede ver el grado de completitud del legajo por colaborador, sede, unidad de negocio o tipo de contrato, con detalle de qué documento falta o está vencido.
¿Podemos responder con rapidez a una inspección o auditoría?
Los legajos digitales permiten que, ante un requerimiento, RRHH descargue en segundos el expediente completo del colaborador, con fechas, responsables y trazabilidad de cambios.
¿Quién puede ver qué, y queda registro de ello?
Worki 360 aplica permisos por rol y lleva una bitácora de accesos y acciones sobre cada documento, elemento clave para Compliance y protección de datos personales.
¿Tenemos control de vencimientos (exámenes, contratos, seguros)?
El módulo de legajos permite registrar fechas clave y dispara alertas anticipadas a RRHH, Seguridad y Salud, o al área responsable, reduciendo el riesgo de operar con documentación vencida.
Preguntas frecuentes sobre legajos físicos, digitales y Worki 360
Respuestas a las dudas que más aparecen antes de aprobar un proyecto de legajos digitales.
El legajo físico es puro papel. El legajo “escaneado” suele ser una carpeta de PDFs sin estructura ni alertas. El legajo digital vive en un sistema que registra tipo de documento, fechas, responsables, permisos y vencimientos, con trazabilidad y reportes listos para auditoría.
Lo habitual es definir primero el modelo de legajo objetivo y la documentación obligatoria. Luego, se priorizan colectivos (activos, críticos) y se organiza una campaña de digitalización combinando escaneo masivo, carga controlada y depuración de datos, ya sobre un sistema como Worki 360.
Depende de la normativa local y de las políticas de la compañía. Muchas organizaciones reducen el archivo físico a documentación clave o establecen procedimientos de archivo intermedio y eventual destrucción segura, siempre apoyándose en el legajo digital como fuente de consulta diaria.
Sí. El módulo de legajos se nutre del dato único de personas de Worki 360 (altas, bajas, cambios) y se conecta con nómina, beneficios y otros procesos. También puede integrarse con sistemas externos a través de APIs y cargas masivas.
Sí. Muchas empresas inician por el módulo de legajos porque es donde el riesgo y el dolor administrativo son más evidentes, y luego amplían gradualmente a otros módulos de Worki 360 (asistencia, nómina, beneficios, talento, etc.).
De la idea a la ejecución en 3 días
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- Teléfono: +51 997 935 988
- Email: ventas@worki360.com
- Dirección: 444 Las Orquídeas, San Isidro
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