MOVILIDAD EN PLANILLA

La movilidad en planilla es uno de los conceptos más discutidos dentro de la estructura remunerativa de las empresas, especialmente por su complejidad tributaria y sus implicancias legales frente a SUNAT y SUNAFIL. Muchas organizaciones la utilizan como un beneficio complementario para sus colaboradores, pero lo que a menudo no se tiene claro es cómo debe ser tratada correctamente desde el punto de vista tributario y laboral, evitando así sanciones, reparos o contingencias fiscales. A continuación, exploramos en profundidad el tratamiento tributario de la movilidad, qué aspectos deben considerarse para su correcta aplicación y cómo las empresas pueden utilizar este concepto de forma legal, eficiente y alineada con su estrategia de compensaciones.

1. ¿Qué es la movilidad y por qué debe diferenciarse? El concepto de movilidad se refiere a los gastos de transporte que realiza un trabajador para cumplir con sus funciones fuera del centro habitual de trabajo. Este beneficio puede cubrir traslados diarios o eventuales, ya sea en transporte público, privado o mediante un monto fijo otorgado por la empresa.

La movilidad puede ser: Condicionada (no remunerativa): Cuando el colaborador debe movilizarse como parte de sus funciones, y el gasto es justificado y documentado. No condicionada (remunerativa): Cuando el monto se entrega sin que exista la necesidad real de trasladarse, o sin sustento documentario, en cuyo caso se considera parte de la remuneración.

Esta distinción es fundamental para definir si el monto: Está afecto a aportaciones sociales (EsSalud, AFP, ONP). Se incluye en el cálculo de beneficios sociales (CTS, gratificaciones, vacaciones). Genera renta de quinta categoría y debe ser retenido y declarado ante SUNAT.

2. ¿Qué dice la normativa vigente? En el Perú, el tratamiento tributario de la movilidad está regulado principalmente por: El Decreto Supremo N.º 003-97-TR (TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral). El Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Los pronunciamientos y criterios interpretativos de SUNAT y el Ministerio de Trabajo.

La norma establece que la movilidad no constituye remuneración (y por tanto no está afecta a aportes ni beneficios sociales) siempre que cumpla con estas condiciones: Sea de carácter permanente u ocasional por necesidad del servicio. Se otorgue exclusivamente para cumplir funciones fuera del centro habitual. Tenga sustento documentario, como informes, órdenes de servicio, hojas de ruta, etc. No sea entregada de forma generalizada o indiscriminada a todos los trabajadores.

Cuando no se cumplen estas condiciones, SUNAT presume que el concepto tiene carácter remunerativo y exige el pago de los aportes y tributos correspondientes.

3. ¿La movilidad forma parte de la base imponible para tributos? Dependerá del tipo de movilidad: Movilidad condicionada y justificada (no remunerativa): No forma parte de la base imponible del Impuesto a la Renta de quinta categoría. No genera aportes a EsSalud, AFP u ONP. No se incluye en la base de CTS ni gratificaciones. Movilidad no condicionada o sin sustento (remunerativa): Se considera ingreso para el trabajador. Está sujeta a retenciones de quinta categoría. Genera aportes previsionales y se incluye en beneficios sociales.

Esto obliga a las empresas a documentar meticulosamente cada entrega de movilidad y a establecer políticas claras que diferencien ambos tipos.

4. ¿Qué pasa si se paga movilidad fija todos los meses? Uno de los errores más comunes en las empresas es entregar un monto fijo mensual por movilidad, sin importar si el trabajador se moviliza o no. En este caso, el concepto pierde su naturaleza de reembolso o compensación de gasto y pasa a ser una remuneración encubierta.

SUNAT, en diversos informes, ha reiterado que la entrega habitual y sin condición de movilidad se presume como remuneración. Esto puede originar: Multas por omisión de aportes. Reparos tributarios que afectan el Impuesto a la Renta de la empresa. Obligación de regularizar beneficios sociales omitidos. Riesgos legales en inspecciones laborales.

5. ¿Cómo debe registrarse la movilidad en la planilla electrónica (PDT Plame)? En el Plame (Planilla Electrónica), la movilidad debe ser registrada en función de su naturaleza: Si es no remunerativa: utilizar el concepto 091 – Movilidad supeditada a condiciones laborales. Si es remunerativa: registrar como parte del sueldo u otros ingresos afectos.

Este registro debe coincidir con la documentación interna de la empresa, contratos, políticas y boletas de pago, para evitar inconsistencias ante una fiscalización.

6. El rol del área legal y financiera en la estructuración de la movilidad Para garantizar el cumplimiento tributario, las áreas de Recursos Humanos, Legal y Finanzas deben trabajar en conjunto para: Redactar contratos laborales con cláusulas claras sobre movilidad. Establecer políticas y procedimientos internos para su otorgamiento. Implementar controles y validaciones antes del pago. Capacitar a jefes y supervisores sobre cómo justificar y sustentar este beneficio.

Además, el uso de soluciones digitales como WORKI 360 permite gestionar movilidad de manera automatizada, trazable y compatible con SUNAT, evitando errores humanos y mejorando el compliance.

7. Recomendaciones para cumplir con la normativa y optimizar el beneficio Establecer un procedimiento interno aprobado para el otorgamiento de movilidad. Solicitar al trabajador un informe de comisión o registro de desplazamiento que justifique el pago. Evitar la generalización o automatización de montos fijos sin análisis. Documentar en el contrato o en adendas si la movilidad será ocasional o permanente. Evaluar la opción de reembolsar gastos directamente contra boletas, tickets o comprobantes.

✅ Conclusión El tratamiento tributario de la movilidad en planilla es un terreno delicado, donde la delgada línea entre lo remunerativo y lo no remunerativo puede tener consecuencias significativas para la empresa. Aplicar correctamente este beneficio requiere una combinación de conocimiento legal, estrategia organizacional y herramientas tecnológicas que permitan automatizar, controlar y justificar su uso. Incorporar la movilidad bajo las condiciones que establece la normativa no solo evita sanciones, sino que también contribuye a construir una estructura de compensaciones moderna, flexible y alineada al marco legal vigente. Con soluciones como WORKI 360, las organizaciones pueden gestionar movilidad de forma transparente, auditable y eficiente, integrándola como parte de una estrategia de recursos humanos que agrega valor y asegura cumplimiento.

La movilidad dentro de la planilla es un componente clave que muchas empresas utilizan como parte del paquete de beneficios laborales, especialmente para trabajadores que requieren desplazarse fuera de sus centros habituales de trabajo. No obstante, una mala gestión o una interpretación inadecuada del concepto puede generar riesgos significativos en términos tributarios, laborales y reputacionales. Muchos empleadores, por desconocimiento o por prácticas heredadas, cometen errores que conllevan sanciones por parte de entidades como SUNAFIL o SUNAT. A continuación, abordamos los errores más frecuentes en la administración de la movilidad y cómo evitarlos, desde un enfoque estratégico y técnico.

1. Pagar movilidad sin justificación funcional Uno de los errores más comunes es entregar movilidad a todos los colaboradores de forma automática, sin que exista la necesidad real de desplazamiento como parte de sus funciones. Esto convierte la movilidad en un pago encubierto de remuneración, lo cual: Genera una contingencia fiscal si no se aplicaron retenciones de quinta categoría. Puede ser observado por SUNAFIL como omisión de aportes a beneficios sociales. Abre la puerta a reclamos judiciales por parte del colaborador, exigiendo que se reconozca ese concepto como parte de su sueldo computable.

Solución estratégica: Incluir en el contrato o perfil de puesto la necesidad de desplazamiento, y validar con evidencia (órdenes de servicio, hojas de ruta, visitas, etc.) que el pago de movilidad responde a una necesidad operativa concreta.

2. Entregar montos fijos sin análisis de uso real Otro error es establecer una movilidad fija mensual sin validar si el colaborador efectivamente realiza desplazamientos frecuentes. Esto es riesgoso porque: Puede ser considerado remunerativo por su carácter habitual y no condicionado. Se convierte en una práctica difícil de justificar ante una auditoría. Impide identificar posibles abusos o pagos innecesarios.

Recomendación práctica: Diseñar un modelo mixto: Parte fija para casos recurrentes justificados (por ejemplo, vendedores de campo). Parte variable o reembolsable contra sustento para casos ocasionales.

3. No diferenciar entre movilidad remunerativa y no remunerativa Muchos empleadores no distinguen entre la movilidad condicionada (vinculada al trabajo y no remunerativa) y la no condicionada (no justificada y considerada remuneración). Al no hacer esta diferenciación en la planilla, se exponen a: Reparos de SUNAT. Requerimientos retroactivos de aportes. Sanciones por no haber incluido esos pagos en la base de cálculo de CTS, gratificaciones, etc.

Solución clave: Registrar en el Plame de forma correcta: Concepto 091 (movilidad condicionada). Otros ingresos afectos, si se trata de movilidad no condicionada.

4. Ausencia de política interna documentada Muchas empresas no cuentan con una política formal de movilidad, lo cual genera decisiones arbitrarias, falta de criterios unificados y desconfianza del personal. Sin una política clara, se producen errores como: Discrecionalidad en montos por jefes. Inequidad entre colaboradores en roles similares. Dificultad para justificar ante fiscalizaciones o auditorías internas.

Acción recomendada: Desarrollar e implementar una Política Corporativa de Movilidad, donde se detalle: Quiénes acceden al beneficio. Bajo qué condiciones. Qué documentos se requieren. Montos máximos por rol o zona. Frecuencia y criterios de revisión.

5. No incluir cláusulas de movilidad en los contratos Al no dejar constancia del beneficio de movilidad en el contrato de trabajo o sus adendas, se genera inseguridad jurídica para ambas partes. En caso de controversia, el trabajador puede: Reclamar que ese monto era parte de su sueldo. Exigir su inclusión retroactiva en beneficios sociales. Argumentar que hubo informalidad o mala fe en la relación laboral.

Recomendación legal: Incluir en el contrato una cláusula específica que detalle: La naturaleza no remunerativa de la movilidad (si aplica). Que se otorga por necesidad de servicio. Que será entregada contra documentos o según política interna.

6. No establecer mecanismos de validación y control Muchas empresas pagan movilidad sin exigir sustento documental, ni realizar revisiones periódicas del uso y necesidad del beneficio. Esto puede derivar en: Pagos innecesarios o abusivos. Doble compensación (por ejemplo, movilidad más reembolso de taxi). Imposibilidad de defensa ante requerimientos de SUNAT o SUNAFIL.

Medida preventiva: Establecer controles como: Registro mensual de salidas o visitas. Validación de órdenes de trabajo por jefes. Auditorías internas semestrales. Herramientas de gestión digital como WORKI 360, que permiten trazabilidad.

7. No distinguir entre movilidad y otros conceptos similares Algunas organizaciones confunden la movilidad con: Viáticos. Bonos de campo. Asignaciones por zona. Reembolsos por taxi, combustible o peajes.

Cada uno de estos conceptos tiene un tratamiento tributario diferente, y agruparlos como “movilidad” genera confusión y errores contables o legales.

Solución práctica: Clasificar y registrar cada concepto con su nombre y finalidad específica, respetando las directrices contables y laborales.

8. Falta de actualización ante cambios normativos Las reglas tributarias y laborales cambian constantemente, y no estar al día puede hacer que una práctica que antes era válida, hoy ya no lo sea. Un ejemplo es el mayor rigor de SUNAT respecto a la habitualidad de pagos o el uso de medios electrónicos para sustento.

Recomendación clave: Contar con asesoría legal laboral permanente y capacitación constante al equipo de RRHH y planillas, así como el uso de sistemas actualizados que garanticen cumplimiento normativo.

✅ Conclusión Los errores en la gestión de la movilidad en planilla no son solo operativos, son estratégicos y de alto impacto. Afectan el cumplimiento legal, la eficiencia financiera, el clima organizacional y la reputación de la empresa ante sus colaboradores y ante las autoridades. Una gestión profesional de este concepto implica: Política clara. Soporte documental. Registro correcto en planilla. Diferenciación de conceptos. Capacitación del personal. Y, por supuesto, digitalización del proceso con soluciones como WORKI 360, que permiten automatizar, auditar y controlar de forma eficiente, alineando la movilidad con las mejores prácticas empresariales.

La movilidad para cargos directivos representa uno de los temas más delicados dentro de la gestión de compensaciones. Por un lado, estos profesionales suelen desempeñar funciones que requieren desplazamientos frecuentes, visitas a filiales, participación en reuniones externas o representación institucional. Por otro lado, al tratarse de altos sueldos y beneficios adicionales, cualquier pago mal estructurado —incluyendo la movilidad— puede derivar en reparos fiscales, observaciones de SUNAT, riesgos laborales y una pérdida del principio de equidad tributaria. Por ello, es fundamental que las empresas aprendan a estructurar correctamente la movilidad en planilla para ejecutivos y cargos gerenciales, alineándola con la normativa vigente, las buenas prácticas de compensación y los criterios contables-financieros. A continuación, desglosamos cómo lograrlo paso a paso.

1. Entender las características únicas de los cargos directivos Los colaboradores en niveles directivos (gerencias, subgerencias, jefaturas senior) presentan una dinámica laboral distinta: Suelen tener mayor movilidad geográfica, incluso entre regiones o países. Participan en actividades representativas que requieren desplazamientos no rutinarios. Tienen una remuneración elevada, por lo que cualquier beneficio adicional puede ser fiscalmente sensible. Sus beneficios están sujetos a mayor escrutinio durante auditorías internas o externas.

Esta realidad obliga a tratar su movilidad de forma diferenciada, evitando tanto la generalización, como la improvisación o informalidad.

2. Evitar que la movilidad se convierta en una remuneración encubierta Uno de los principales errores en cargos ejecutivos es utilizar la movilidad como mecanismo de compensación complementaria, bajo la creencia de que es "más eficiente" fiscalmente. Ejemplo típico: “No le subimos el sueldo, pero le damos S/2,000 de movilidad mensual.” Este enfoque puede generar: Reparos tributarios. Exigencias de aportes sociales retroactivos. Revisión del carácter remunerativo por parte de SUNAT o SUNAFIL. Problemas en procesos de auditoría o fiscalización.

Solución estratégica: Asegurar que la movilidad tenga naturaleza no remunerativa, lo cual implica: Entregarse solo si existe desplazamiento real. Documentarse adecuadamente. No otorgarse de manera automática o indistinta.

3. Redactar contratos y políticas internas con claridad Para proteger a la empresa, es indispensable que el contrato de trabajo o la adenda específica del directivo incluya: Una cláusula clara sobre movilidad. La finalidad de esta asignación: cubrir desplazamientos necesarios por función. Que el concepto no constituye remuneración y se otorga bajo ciertas condiciones.

Asimismo, se recomienda tener una política interna de movilidad ejecutiva, que establezca: Montos máximos por nivel jerárquico. Modalidades de entrega: fija, variable, reembolsable. Documentación requerida: hojas de ruta, agendas, correos, etc. Controles de aprobación.

4. Utilizar esquemas diferenciados: movilidad fija + variable Para cargos ejecutivos, una buena práctica es usar un esquema de movilidad combinado: Componente fijo: Monto mensual por desplazamientos frecuentes y programados (visitas a unidades, reuniones con stakeholders, etc.). Componente variable o reembolsable: Para desplazamientos extraordinarios (viajes de emergencia, visitas imprevistas, etc.), contra sustento.

Este esquema: Es más flexible. Facilita el control presupuestal. Evita montos inflados o poco justificados. Da trazabilidad ante fiscalizaciones.

5. Documentar la necesidad de movilidad para cada directivo Incluso si se otorga una movilidad fija mensual, esta debe estar documentada con evidencias de que el cargo exige desplazamientos como parte natural del rol. Sugerencias de documentación: Agenda mensual del ejecutivo con reuniones externas. Órdenes de visita, reportes de supervisión o presentaciones en otras sedes. Informes de viaje, hojas de ruta o entregables relacionados a las visitas.

Esto permite defender el carácter no remunerativo en caso de requerimiento de SUNAT o una auditoría interna.

6. Establecer límites razonables y proporcionales Muchas veces se asignan montos elevados de movilidad a cargos directivos sin justificar la cuantía. SUNAT puede interpretar esto como una forma encubierta de pagar parte de la remuneración, especialmente si el monto: Representa un porcentaje significativo del sueldo (ej. más del 25%). No varía según la función o zona geográfica. Es mayor que la movilidad asignada a personal operativo que realiza más desplazamientos.

Consejo técnico: Definir escalas por nivel jerárquico. Alinear el monto al perfil del puesto, funciones y ubicación. Validar con estudios de compensaciones si está dentro del rango del mercado.

7. Registro correcto en la planilla electrónica (Plame) En cargos ejecutivos, la planilla es el principal foco de revisión tributaria. Por eso, registrar la movilidad correctamente es clave. Si es no remunerativa, usar el código 091 (Movilidad supeditada a condiciones laborales). Si no se cumple la condición, debe registrarse como ingreso afecto, con retención de quinta categoría, aportes y beneficios.

Además, el monto debe coincidir con lo registrado en las boletas de pago, reportes contables y política interna.

8. Integrar la movilidad ejecutiva en el paquete de compensaciones totales La movilidad debe estar articulada con otros beneficios, como: Sueldo base. Bonos. Utilidades. Asignaciones por desempeño. Vehículo corporativo o combustible.

Esto evita duplicidades, genera coherencia interna y permite comunicar un paquete integral al directivo, sin que la movilidad sea percibida como un ingreso adicional encubierto.

Herramientas como WORKI 360 permiten visualizar la compensación total por colaborador, integrando la movilidad como un componente separado, controlado y trazable.

✅ Conclusión La movilidad para cargos directivos no debe ser un mecanismo informal de compensación, ni un simple “complemento al sueldo”. Mal estructurada, se convierte en un riesgo legal y tributario. Bien gestionada, en cambio, representa una herramienta poderosa para: Motivar al liderazgo. Facilitar el cumplimiento de funciones ejecutivas. Evitar contingencias fiscales. Proteger a la empresa ante SUNAT, SUNAFIL y auditores. El secreto está en la formalización, documentación, razonabilidad y uso estratégico del beneficio, acompañado de herramientas de control como WORKI 360 que permiten su correcta gestión, auditoría y trazabilidad. Al integrar este concepto dentro de una visión moderna de compensaciones, las organizaciones logran un equilibrio entre eficiencia fiscal, cumplimiento normativo y competitividad para atraer y retener talento clave.

En un intento por reducir la carga tributaria y optimizar costos laborales, algunas empresas han caído en la práctica de utilizar el concepto de “movilidad” como un mecanismo encubierto para pagar parte del sueldo sin declarar. Esta decisión, aparentemente “práctica”, se convierte rápidamente en un riesgo fiscal, laboral y reputacional, cuyas consecuencias pueden ser devastadoras para la organización. Utilizar la movilidad como herramienta evasiva, es decir, presentarla como gasto no remunerativo cuando en realidad tiene naturaleza salarial, no solo representa una infracción legal, sino también un deterioro profundo en la confianza institucional, la equidad interna y la sostenibilidad del modelo de compensación. A continuación, exploramos las principales implicancias de esta mala práctica, su impacto estratégico y cómo evitarla desde un enfoque profesional y legal.

1. Riesgo de contingencias fiscales ante SUNAT El primer y más evidente efecto del mal uso de la movilidad es el reparo tributario por parte de SUNAT. Cuando esta entidad detecta que una empresa paga montos mensuales bajo el concepto de movilidad sin sustento real, puede: Recalificar dichos pagos como remuneración encubierta. Exigir el pago retroactivo de retenciones de quinta categoría. Aplicar multas y sanciones tributarias por omisión o declaración inexacta. Incluir los montos en la base imponible del Impuesto a la Renta de la empresa.

Esto implica no solo un mayor desembolso financiero, sino también una pérdida de reputación ante la administración tributaria.

2. Generación de deudas laborales por beneficios sociales omitidos Desde la perspectiva laboral, si la movilidad es utilizada como pago de sueldo camuflado, entonces: Se omite indebidamente su inclusión en la base de cálculo de la CTS, gratificaciones, vacaciones y otros beneficios sociales. El trabajador puede presentar un reclamo legal exigiendo la recalculación retroactiva de dichos beneficios, incluyendo intereses moratorios. La empresa incurre en una infracción muy grave ante SUNAFIL, susceptible de ser multada según el número de trabajadores afectados.

Además, si se acredita que hubo intención dolosa por parte del empleador, la empresa puede enfrentar acciones judiciales por afectación de derechos laborales.

3. Deterioro de la equidad interna y percepción de injusticia Cuando el concepto de movilidad se usa de forma discrecional o encubierta para pagar parte de la remuneración: Se crea un desequilibrio entre los colaboradores que sí reciben ese monto y los que no. Los trabajadores perciben inequidad e informalidad en la gestión de compensaciones. Aumenta la rotación voluntaria de talento y se deteriora el clima laboral.

Esto es especialmente grave en empresas que declaran promover una cultura de transparencia y equidad, pero utilizan conceptos evasivos para compensar al personal sin justificación funcional.

4. Pérdida de credibilidad en auditorías internas y externas En procesos de: Auditorías contables. Due diligence para fusiones o adquisiciones. Evaluaciones de cumplimiento ESG. Certificaciones de calidad o compliance.

El uso indebido del concepto de movilidad es una bandera roja inmediata. Si se detecta que este concepto fue utilizado para reducir costos laborales sin justificación, puede: Invalidar balances financieros. Disminuir el valor de la empresa ante inversionistas. Suspender procesos de certificación. Requerir ajustes contables e incluso denuncias.

5. Riesgos penales en casos extremos de evasión sistemática Si el uso de la movilidad como herramienta evasiva se convierte en una práctica sistemática y recurrente, especialmente en grandes volúmenes o durante varios años, puede escalar hacia un problema penal. SUNAT podría interpretar esta práctica como: Evasión tributaria agravada. Defraudación fiscal. Asociación ilícita para evadir responsabilidades laborales.

Esto puede generar investigaciones a nivel del Ministerio Público, multas millonarias y procesos judiciales a representantes legales de la empresa.

6. Dificultades en la proyección presupuestal y control financiero Utilizar movilidad para reducir costos laborales da una falsa percepción de ahorro. En realidad: Distorsiona los presupuestos reales de personal. Genera pasivos ocultos que pueden emerger con fuerza en cualquier fiscalización. Limita la capacidad del área de Finanzas para tomar decisiones basadas en datos reales. Obstaculiza la proyección de beneficios, CTS o indemnizaciones reales.

Desde un enfoque gerencial, se trata de un riesgo operativo y financiero latente que puede desbalancear todo el sistema de costos de personal.

7. Pérdida de confianza por parte del talento estratégico El talento clave (gerencias, líderes técnicos, especialistas) busca hoy trabajar en empresas formales, éticas y con visión de largo plazo. Cuando detectan que parte de su sueldo se paga "por fuera", bajo el concepto de movilidad o similares, suelen: Cuestionar la seriedad de la organización. Sentirse vulnerables frente a cualquier problema futuro. Buscar otras oportunidades laborales más estables.

Por ello, esta práctica no solo afecta la parte legal y fiscal, sino que erosiona la capacidad de la empresa para atraer y retener talento competitivo.

8. Falta de digitalización y trazabilidad del proceso Cuando el uso de la movilidad se convierte en una vía evasiva, la empresa tiende a gestionar estos pagos de manera informal: Sin documentación adecuada. Fuera del sistema de planilla electrónica. Sin respaldo de política interna ni reportes.

Esto impide: Auditorías internas confiables. Integración con herramientas de control como ERPs o CRMs. El uso de plataformas tecnológicas como WORKI 360, que exigen registros formales, verificables y compatibles con las autoridades fiscales.

✅ Conclusión El mal uso del concepto de movilidad como herramienta evasiva es una de las decisiones más peligrosas que puede tomar una empresa, especialmente en un entorno de fiscalización cada vez más sofisticado por parte del Estado y los auditores externos. Lo que comienza como un "ajuste práctico" en la estructura de compensación, termina siendo una bomba de tiempo legal, financiera y reputacional. Las organizaciones modernas deben apostar por la formalidad inteligente: Establecer políticas de movilidad claras y legales. Registrar correctamente en planilla. Documentar toda entrega de este beneficio. Utilizar sistemas tecnológicos como WORKI 360 que aseguren trazabilidad, control y cumplimiento normativo. Solo así se podrá integrar la movilidad como parte de una estrategia responsable y sostenible de compensaciones totales, alineada con la ley y con el propósito empresarial.

En cualquier organización moderna, la equidad interna ya no es un tema exclusivo de recursos humanos; es un principio transversal que impacta directamente en la cultura, la productividad, la marca empleadora y la sostenibilidad del negocio. En este contexto, el manejo adecuado o inadecuado de los beneficios no remunerativos, como la movilidad en planilla, puede convertirse en un factor que fortalece o fractura este principio fundamental. Cuando el beneficio de movilidad se administra de forma inconsistente, desproporcionada o poco transparente, se distorsiona la percepción de justicia interna, lo cual puede desencadenar desde conflictos laborales hasta la pérdida del talento clave. A continuación, analizaremos en profundidad cómo la movilidad afecta la equidad interna y qué estrategias deben aplicarse para integrarla correctamente en un sistema de compensaciones equitativo, estratégico y sostenible.

1. ¿Qué entendemos por equidad interna? La equidad interna hace referencia a que los colaboradores perciban que el sistema de compensaciones es justo y coherente dentro de la organización. Esto implica que: Personas que realizan funciones similares, con igual complejidad y responsabilidad, deben recibir compensaciones equivalentes. Las diferencias deben estar basadas en criterios objetivos: desempeño, experiencia, nivel de responsabilidad o resultados alcanzados. No deben existir beneficios ocultos o discrecionales que generen desigualdad.

En este marco, la movilidad en planilla debe gestionarse como un componente más del paquete compensatorio, evitando distorsiones o privilegios injustificados.

2. El riesgo de pagos desiguales por movilidad sin justificación clara Uno de los errores más comunes es asignar montos de movilidad de manera informal o arbitraria, como por ejemplo: Otorgar montos mayores a un colaborador por cercanía con el jefe. Asignar movilidad a todos los trabajadores, sin que realicen desplazamientos. Entregar movilidad fija a algunos perfiles administrativos, mientras se le niega a vendedores de campo que sí se movilizan.

Estas decisiones generan rápidamente resentimiento, desconfianza y percepción de favoritismo, lo que: Afecta el clima laboral. Aumenta la rotación. Desalinea los equipos. Desmotiva a los perfiles de alto rendimiento.

3. Movilidad como componente del paquete total de compensaciones Para preservar la equidad, es necesario que la movilidad no se administre de forma aislada, sino como parte del modelo integral de compensaciones. Esto permite: Evaluar el peso real de la movilidad respecto al total de ingresos. Comparar beneficios entre puestos equivalentes. Ajustar montos en función de criterios objetivos y medibles.

Por ejemplo, dos colaboradores del mismo cargo, pero en distintas zonas geográficas, podrían recibir montos distintos de movilidad, pero basados en costos de transporte reales y distancia recorrida, no en criterios subjetivos.

4. La falta de política formal, una fuente de inequidad En organizaciones donde no existe una política escrita y difundida sobre movilidad, las decisiones se toman caso por caso, lo cual: Genera criterios dispares entre áreas. Crea precedentes difíciles de revertir. Complica la defensa ante reclamos o auditorías.

Recomendación gerencial: Implementar una Política Corporativa de Movilidad que incluya: Criterios de elegibilidad. Rangos por perfil, zona y frecuencia de desplazamiento. Mecanismos de aprobación y validación. Procedimientos para auditoría y ajustes.

Esto no solo mejora la equidad, sino que también profesionaliza la gestión de beneficios.

5. Uso de movilidad para compensar diferencias salariales no declaradas Otro problema frecuente es utilizar la movilidad como complemento salarial camuflado para colaboradores que perciben menos sueldo que otros en el mismo cargo. Ejemplo: “Le damos un poco menos de sueldo base, pero le ponemos más movilidad.” Esta práctica, aunque aparentemente inofensiva, genera: Desigualdad encubierta. Pérdida de confianza. Riesgo legal si el colaborador reclama el reconocimiento de movilidad como parte de la remuneración.

Solución estructural: Definir bandas salariales claras por cada puesto y complementar con beneficios (como movilidad) únicamente cuando sean funcionales y justificables, no como ajustes informales.

6. Inequidad generacional o digital en esquemas de movilidad En entornos de trabajo híbridos, muchas empresas continúan pagando movilidad a trabajadores presenciales, pero no ofrecen ningún beneficio equivalente a los colaboradores que trabajan desde casa. Esto genera: Percepción de desventaja para quienes ahorran a la empresa recursos físicos. Reclamos por beneficios asimétricos. Conflictos intergeneracionales o entre áreas.

Buena práctica: Revisar la movilidad dentro del esquema de beneficios flexibles, donde cada colaborador pueda elegir el tipo de beneficio que mejor se ajuste a su modalidad de trabajo y estilo de vida.

7. Falta de comunicación como generador de inequidad percibida La inequidad no siempre nace de la realidad, sino de la falta de comunicación. Si la empresa no explica: Por qué se paga movilidad a ciertos puestos. Cuáles son los criterios para asignarla. Cómo se ajustan los montos o condiciones… Entonces, los colaboradores construyen sus propias narrativas. Y casi siempre, esas narrativas están cargadas de desconfianza y suspicacia.

Recomendación: Incluir la movilidad como parte del "Total Rewards Statement" que se entrega a cada trabajador, donde se detalle todo lo que recibe como compensación y por qué.

8. Cómo garantizar equidad con herramientas digitales La equidad se construye con datos. Plataformas como WORKI 360 permiten: Registrar movilidad por colaborador con trazabilidad. Comparar beneficios por cargo, zona y tipo de contrato. Detectar desviaciones y riesgos de inequidad. Automatizar políticas de movilidad con reglas claras y personalizadas.

Este enfoque reduce la intervención humana subjetiva y eleva el estándar profesional de la gestión de compensaciones.

✅ Conclusión La movilidad en planilla, cuando no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en un generador silencioso de inequidad interna, afectando la motivación, la cohesión del equipo y el desempeño organizacional. El reto no está en eliminar este beneficio, sino en integrarlo dentro de un sistema justo, documentado, medible y transparente. Una empresa que gestiona sus beneficios con visión estratégica, comunicación efectiva y herramientas tecnológicas como WORKI 360, logra no solo cumplir con la normativa, sino construir una cultura de confianza, meritocracia y pertenencia. Y eso, en el mundo actual, es una ventaja competitiva que no se puede subestimar.

Usar la movilidad en planilla como un incentivo puede ser una estrategia poderosa para elevar la motivación, premiar el esfuerzo operativo y reforzar la fidelización del talento. Sin embargo, si este beneficio no se gestiona con criterio, disciplina y herramientas adecuadas, puede salirse de control rápidamente y convertirse en una fuente de inequidad, gasto desbordado y riesgos legales. En el contexto actual, donde los costos laborales son cada vez más fiscalizados y el talento espera esquemas de compensación más inteligentes, la movilidad bien estructurada puede convertirse en una herramienta de recompensa estratégica, especialmente en empresas con alto componente de trabajo de campo o distribución geográfica. El reto está en equilibrar la función motivadora de la movilidad con el rigurosísimo control financiero y tributario que exigen las normativas actuales. A continuación, te presentamos una guía completa para lograrlo.

1. Redefinir la movilidad como parte del paquete de incentivos inteligentes En lugar de ver la movilidad como un simple "gasto compensatorio por transporte", las organizaciones pueden rediseñarla como un incentivo flexible, que: Recompense a quienes más se movilizan cumpliendo funciones críticas. Sirva como aliciente para asumir rutas o tareas más exigentes. Se integre con esquemas de productividad o desempeño.

Por ejemplo, un equipo de ventas puede recibir movilidad escalonada en función de zonas visitadas, número de clientes atendidos o resultados comerciales vinculados a sus desplazamientos. Esto transforma la movilidad de un gasto operativo en una inversión estratégica.

2. Crear bandas de movilidad según perfil y función Para mantener el control financiero, es fundamental evitar la asignación arbitraria de montos. Una solución efectiva es estructurar bandas de movilidad, tomando en cuenta variables como: Nivel jerárquico. Frecuencia de desplazamiento. Distancia promedio. Modalidad del transporte. Condiciones geográficas (zonas urbanas vs rurales).

Ejemplo de bandas: Nivel 1 (frecuente): movilidad mensual fija + variable. Nivel 2 (ocasional): movilidad contra reembolso o por evento. Nivel 3 (presencial sin desplazamiento): no aplica movilidad.

Esto facilita la proyección de costos y evita decisiones improvisadas que afectan el presupuesto.

3. Asociar la movilidad a indicadores de desempeño y cumplimiento Para darle a la movilidad un valor más cercano al incentivo que al subsidio, se puede vincular a KPIs específicos: Para vendedores: número de visitas efectivas o clientes atendidos. Para supervisores: inspecciones realizadas o informes presentados. Para técnicos de campo: servicios ejecutados por zona.

Esto eleva la percepción de justicia y permite a los colaboradores entender que el beneficio está directamente relacionado con su productividad y compromiso, y no es un monto fijo “automático” sin importar el desempeño.

4. Establecer topes mensuales y alertas de control Uno de los riesgos más frecuentes al usar movilidad como incentivo es que los montos acumulen sin control. Para evitar esto: Define topes mensuales según el perfil de cargo. Establece límites anuales máximos por colaborador. Automatiza alertas cuando un colaborador exceda los parámetros establecidos.

Estos límites deben formar parte de la política interna de movilidad, firmada y difundida entre líderes y colaboradores.

5. Registrar y documentar todo en sistemas de gestión Si se pretende usar movilidad como incentivo, es vital que exista soporte verificable y trazable. Algunas prácticas clave: Registro diario o semanal de actividades que requirieron movilidad. Orden de servicio, ruta o agenda que justifique el desplazamiento. Aprobación por parte del jefe inmediato. Integración con CRM o software de planificación.

Al contar con este sustento, se puede defender ante SUNAT o SUNAFIL que la movilidad no tiene naturaleza remunerativa, sino que responde a una necesidad operativa clara.

6. Digitalizar la gestión con herramientas como WORKI 360 El control financiero se fortalece exponencialmente con tecnología. Plataformas como WORKI 360 permiten: Configurar esquemas de movilidad personalizados por cargo. Automatizar cálculos y evitar errores humanos. Generar reportes de gasto por colaborador, área o región. Establecer flujos de aprobación y control en línea. Integrarse con sistemas contables y de planillas.

Este tipo de solución digital garantiza una gestión transparente, auditable y alineada con la planificación financiera anual, permitiendo mantener el incentivo sin perder el control.

7. Comunicar el beneficio como parte de la propuesta de valor Para que la movilidad tenga efecto incentivador, debe ser comprendida como un beneficio ganado, no como un derecho automático. La clave está en la comunicación: Explica los criterios y objetivos del beneficio. Muestra cómo se relaciona con el esfuerzo y desempeño. Incluye la movilidad en el resumen de beneficios totales. Capacita a líderes para explicarla con claridad.

Una buena comunicación evita reclamos por comparaciones injustas y refuerza el sentido de propósito en los equipos.

8. Evaluar periódicamente el impacto del beneficio Para mantener el control financiero y la efectividad del incentivo, es necesario monitorear periódicamente el comportamiento del beneficio: ¿Está generando resultados? ¿Está alineado al presupuesto? ¿Está motivando o generando inequidad?

Haz revisiones trimestrales y anuales, con participación del área de Finanzas, RRHH y Operaciones. Ajusta montos, bandas y condiciones según evolución del negocio.

✅ Conclusión Utilizar la movilidad en planilla como incentivo es totalmente posible, legal y estratégico, siempre que se haga con criterio, estructura y control. No se trata de pagar más, sino de reconocer de forma justa el esfuerzo operativo y el cumplimiento de objetivos, sin comprometer el equilibrio financiero ni exponerse a reparos fiscales. Una movilidad bien gestionada: Motiva al colaborador. Mejora la productividad. Optimiza la estructura de compensaciones. Fortalece el vínculo entre desempeño y recompensa. Y lo más importante: se mantiene dentro del marco legal y del control financiero corporativo. Con plataformas como WORKI 360, esta visión se vuelve operativa y escalable, permitiendo a las empresas transformar un concepto tradicional en una herramienta moderna de motivación, eficiencia y cumplimiento.

Uno de los errores más comunes en la gestión de beneficios laborales es confundir conceptos que, aunque puedan parecer similares, tienen tratamientos legales, tributarios y contables completamente distintos. Este es el caso de la movilidad y la alimentación, dos beneficios que muchas empresas otorgan simultáneamente, pero cuya naturaleza, función y consecuencias legales son diferentes. Entender esta distinción no solo es una cuestión de cumplimiento normativo, sino también de estrategia de compensación. Aplicar incorrectamente uno de estos conceptos puede generar reparos por parte de SUNAT, sanciones de SUNAFIL y conflictos laborales. A continuación, abordamos con claridad las diferencias clave entre movilidad y alimentación, cómo gestionarlas correctamente y qué implicancias tienen en la planilla.

1. Naturaleza jurídica de ambos conceptos Movilidad: Es un pago o reembolso que la empresa otorga al trabajador para cubrir los gastos de desplazamiento necesarios para cumplir sus funciones laborales fuera del centro de trabajo habitual. No constituye remuneración, siempre que esté condicionada al servicio y debidamente sustentada. Puede ser otorgada como suma fija o como reembolso. Alimentación: Es el suministro de alimentos o dinero en efectivo para cubrir necesidades de nutrición del trabajador. Generalmente se entrega en especie (vales, comedores, tickets) o en efectivo. Dependiendo del caso, puede o no ser considerada remuneración.

2. ¿Cuándo es remunerativo y cuándo no? Aquí reside una de las diferencias más críticas entre ambos beneficios. Movilidad: Si está condicionada al cumplimiento de funciones fuera del centro de trabajo, y se justifica con documentos, no es remunerativa. Si se entrega de forma habitual, sin justificación operativa o por igual a todos, sí es considerada remuneración y genera aportes sociales y beneficios laborales. Alimentación: Si se otorga como parte de una obligación legal o convenio colectivo, y es proporcionada en especie (comedores, tickets, canastas), no se considera remuneración. Pero si se entrega en efectivo, regularmente y sin control, puede considerarse remunerativa, y estar afecta a CTS, gratificaciones, EsSalud, entre otros.

3. Tratamiento tributario según SUNAT SUNAT analiza ambos conceptos con lupa, y su criterio se basa en la finalidad y forma de entrega. Para movilidad: No está afecta a renta de quinta categoría si cumple con ser gasto de necesidad operativa. Requiere documentación: rutas, informes, orden de servicio, agendas. Se recomienda usar el código 091 en el Plame. Para alimentación: En especie, puede estar exonerada del Impuesto a la Renta, si es razonable y parte de la política interna. En efectivo, generalmente sí constituye ingreso afecto a tributos, salvo que exista norma específica o acuerdo legal que lo exceptúe.

4. Finalidad de cada beneficio La movilidad busca asegurar que el colaborador pueda trasladarse para ejecutar su trabajo: visitas, inspecciones, reuniones, gestiones externas. En cambio, la alimentación busca garantizar que el trabajador cuente con acceso adecuado a comida durante su jornada laboral, especialmente si esta es extensa o en lugares con difícil acceso a restaurantes.

La movilidad está ligada a la ejecución de tareas externas. La alimentación, al bienestar físico y nutricional del trabajador durante su jornada.

5. Cómo evitar confusión o superposición de conceptos En muchas empresas se otorgan montos mensuales bajo el nombre de “bono de movilidad y alimentación”, sin diferenciar su finalidad ni documentarlo. Esto: Genera riesgos tributarios y laborales. Crea zonas grises en auditorías. Puede ser considerado como “remuneración disfrazada”.

Recomendación gerencial: Separar los conceptos en: Línea de movilidad: supeditada a desplazamientos. Línea de alimentación: clara, con control y formato (vale, reembolso, comedor). Además, cada uno debe tener su sustento normativo y estar especificado en el contrato o política interna.

6. Impacto en beneficios sociales y cálculo de planilla Movilidad: Si es no remunerativa, no se incluye en el cálculo de CTS, gratificaciones ni vacaciones. Si es remunerativa, sí se incluye en el cálculo, y afecta la base de aportes a EsSalud, AFP, ONP. Alimentación: Si es otorgada en especie, no computa. Si es en efectivo y sin control, sí computa para beneficios sociales.

Esto hace necesario que Recursos Humanos y Finanzas trabajen de forma coordinada para clasificar correctamente cada pago y evitar pagos duplicados o mal registrados.

7. Casos prácticos de error frecuente Caso 1: A un grupo de trabajadores se les deposita “movilidad” mensual sin moverse del puesto. SUNAT repara el monto y exige tributos. Caso 2: Se entrega alimentación en efectivo de S/ 300 mensuales sin registro. SUNAFIL exige que sea considerado parte del salario. Caso 3: Se mezcla movilidad y alimentación en un mismo rubro contable. En auditoría no se puede defender la naturaleza de cada gasto.

Conclusión: No basta con “ponerle nombre” a un beneficio. La clave está en su naturaleza, finalidad, evidencia y forma de entrega.

8. ¿Cómo puede ayudarte WORKI 360 en la correcta diferenciación? Una herramienta como WORKI 360 permite: Configurar rubros separados para movilidad y alimentación. Documentar cada entrega con evidencia. Automatizar los cálculos para efectos de planilla. Generar reportes que permiten defender el tratamiento tributario de cada concepto. Aplicar reglas de negocio que validen la justificación y eviten errores.

Este tipo de soluciones es indispensable para evitar contingencias y garantizar que los beneficios sean aplicados correctamente desde el punto de vista legal y operativo.

✅ Conclusión La movilidad y la alimentación no son conceptos intercambiables, y su incorrecta gestión puede afectar tanto la seguridad jurídica de la empresa como el bienestar del trabajador. Para garantizar cumplimiento, equidad y sostenibilidad: Se deben diferenciar claramente ambos conceptos. Documentarlos y registrarlos con precisión. Alinearlos a la normativa vigente. Integrarlos dentro de una estrategia de compensación coherente y bien comunicada. Solo así podrán funcionar como beneficios reales, y no como riesgos encubiertos dentro de la estructura de planilla. Y con herramientas como WORKI 360, este control se puede gestionar con eficiencia, transparencia y trazabilidad, haciendo que la compensación deje de ser un dolor de cabeza y se convierta en una ventaja competitiva.

En el mundo empresarial moderno, donde la fiscalización laboral y tributaria es cada vez más intensa, uno de los errores más críticos —y a la vez más comunes— es el uso inadecuado del concepto de movilidad como una forma de evadir aportes obligatorios al sistema de seguridad social, beneficios laborales y tributos. Este mal uso puede parecer, en principio, una estrategia de ahorro. Pero en realidad, es una bomba de tiempo legal y financiera que puede poner en jaque la reputación, liquidez y sostenibilidad de cualquier organización. Por ello, en esta sección exploraremos cómo las empresas pueden establecer mecanismos de control preventivo y correctivo para evitar el abuso del concepto de movilidad, y garantizar que este beneficio cumpla su verdadera función sin convertirse en un instrumento evasivo.

1. Comprender claramente qué es un abuso de la movilidad El abuso del concepto de movilidad ocurre cuando las empresas lo utilizan: Para complementar el sueldo sin incluirlo en el cálculo de beneficios sociales. Para evitar el pago de EsSalud, AFP u ONP. Para ocultar ingresos reales y así disminuir la carga fiscal. Para mantener montos altos “por fuera” de la planilla regular, simulando un beneficio no remunerativo.

Este uso distorsionado infringe el marco legal vigente y expone a la empresa a reparos, multas, sanciones administrativas y demandas laborales.

2. Consecuencias de permitir el abuso Permitir que el concepto de movilidad sea mal utilizado trae consecuencias directas y severas: SUNAT puede considerar estos pagos como parte de la remuneración, y exigir el pago retroactivo de tributos, con intereses y sanciones. SUNAFIL puede imponer multas por omisión de aportes laborales y desconocimiento de derechos laborales. El trabajador puede iniciar procesos judiciales exigiendo la inclusión de los montos de movilidad en el cálculo de CTS, gratificaciones y otros beneficios. La empresa puede ser clasificada como infractora reincidente, afectando su historial corporativo y credibilidad ante inversionistas o licitaciones públicas.

3. Implementar una política formal de movilidad El primer y más importante paso para evitar el abuso es establecer una Política Interna de Movilidad clara y documentada, que contenga: Definición de qué se entiende por movilidad. Diferenciación entre movilidad remunerativa y no remunerativa. Criterios para la asignación del beneficio: cargos, funciones, zonas geográficas. Límites máximos por nivel jerárquico o tipo de trabajo. Procedimientos de aprobación y documentación obligatoria.

Esta política debe ser difundida y firmada por todos los líderes, jefaturas y colaboradores involucrados.

4. Separar los conceptos en la estructura de compensaciones Muchos abusos ocurren cuando la movilidad se mezcla o se disfraza de otros conceptos. Para evitar esto: Se deben establecer líneas claras entre sueldo base, incentivos, reembolsos, movilidad y viáticos. En el sistema de planillas (Plame), se debe utilizar el código correcto (091) para registrar movilidad no remunerativa. Cualquier movilidad fija y sin justificación debe considerarse remunerativa y declararse como ingreso afecto.

Esta clasificación clara limita los errores y disminuye la discrecionalidad de los responsables de planilla o RR.HH.

5. Exigir documentación soporte para cada pago El principio más importante para defender que la movilidad no es remuneración es la justificación operativa. Por ello, se debe exigir: Registro de visitas externas. Agendas de trabajo que requieran desplazamiento. Informes de salida, hojas de ruta o checklists de supervisión. Autorizaciones previas o reportes mensuales.

En resumen: sin documentación, la movilidad se presume remuneración. Por tanto, se debe implementar un sistema que asegure el archivo y trazabilidad de estos documentos.

6. Automatizar la asignación y validación con tecnología La automatización es un gran aliado para evitar abusos. Plataformas como WORKI 360 permiten: Configurar reglas automáticas para asignación de movilidad. Validar que el colaborador tenga una agenda externa o ruta activa. Limitar el monto de movilidad asignado por rol, zona o frecuencia. Generar alertas cuando un pago no tiene sustento o excede lo permitido. Integrar toda la trazabilidad con planilla electrónica, contabilidad y auditoría.

De esta manera, se elimina la discrecionalidad manual y se garantiza un uso responsable del concepto.

7. Capacitar al equipo de RR.HH. y jefaturas Muchas veces, el abuso no proviene de una intención dolosa, sino del desconocimiento normativo. Para prevenir esto: Capacita a los responsables de planilla, recursos humanos y operaciones en el tratamiento legal de la movilidad. Explica las diferencias entre movilidad, viáticos y reembolsos. Enseña a detectar prácticas de evasión camuflada. Promueve una cultura de cumplimiento y transparencia.

El conocimiento es la mejor defensa contra errores operativos que puedan derivar en sanciones legales.

8. Realizar auditorías internas frecuentes Para controlar de forma efectiva el uso de la movilidad en la organización, se deben realizar auditorías internas cada trimestre o semestre, enfocadas en: Verificar que todos los pagos tengan sustento. Comparar montos otorgados versus rutas efectivas. Identificar perfiles que reciben movilidad sin justificación. Evaluar el cumplimiento de los topes y políticas internas.

Estas auditorías deben ser lideradas por Finanzas o Auditoría Interna, con reportes para la alta gerencia.

✅ Conclusión Controlar el abuso del concepto de movilidad no es solo una cuestión de cumplimiento legal. Es una decisión estratégica que afecta la credibilidad, la salud financiera y la capacidad de la empresa para escalar de forma sostenible. El uso correcto de la movilidad: Protege a la organización frente a SUNAT y SUNAFIL. Garantiza que los beneficios sean justos y transparentes. Fortalece el modelo de compensaciones como una ventaja competitiva. Permite que los recursos se asignen eficientemente, sin distorsionar los gastos reales de personal. Y con herramientas como WORKI 360, que permiten automatizar, auditar y trazar cada pago por movilidad, las empresas pueden eliminar completamente el riesgo de abuso y construir un sistema de compensaciones sólido, justo y completamente alineado a la normativa vigente.

En el Perú, el concepto de movilidad ha sido utilizado históricamente por las empresas como una forma de cubrir los gastos de transporte que los trabajadores incurren al desempeñar sus funciones fuera del centro habitual de labores. Sin embargo, su uso indebido o mal estructurado ha originado múltiples conflictos, fiscalizaciones y reparos por parte de la SUNAT, SUNAFIL y el Poder Judicial. El punto crítico es este: si la movilidad no cumple con ciertos criterios legales y formales, será considerada remuneración. Esto cambia completamente su tratamiento en la planilla, ya que pasaría a generar aportes, retenciones y a integrar la base de cálculo de los beneficios sociales. Por ello, esta pregunta es esencial para cualquier organización que desea evitar contingencias y al mismo tiempo usar correctamente este beneficio. A continuación, desarrollamos los criterios que debe cumplir la movilidad para conservar su naturaleza no remunerativa y ser legalmente válida.

1. Debe estar condicionada al cumplimiento de una función fuera del centro habitual de trabajo Este es el principio más importante y determinante. La movilidad será considerada no remunerativa únicamente si está: Supeditada a una función específica. Necesitada para el cumplimiento de una tarea fuera del centro de labores habitual. Justificada operativamente.

Por ejemplo: Visitas a clientes. Supervisiones de campo. Reuniones externas. Entrega de productos o materiales. Ejecución de servicios técnicos en otra sede. Si la movilidad se entrega sin que exista esa necesidad real de desplazamiento, pierde su carácter de compensación de gasto y se presume remuneración encubierta.

2. Debe estar debidamente sustentada y documentada La empresa debe contar con documentos que demuestren el motivo del desplazamiento y validen la entrega del beneficio. Entre ellos: Órdenes de trabajo. Reportes de salida o visitas. Agendas de clientes o citas. Hojas de ruta. Informes de supervisión o entrega. Aprobación del jefe inmediato o firma del área operativa.

Esta documentación debe ser archivada sistemáticamente, de manera física o digital, y estar disponible ante requerimientos de SUNAT, SUNAFIL o una auditoría interna.

3. No debe entregarse de forma general, indiscriminada o habitual sin justificación Un error frecuente es dar movilidad a todos los trabajadores, mes a mes, sin evaluar si efectivamente se movilizan o no. Esto convierte al concepto en: Un ingreso fijo y automático. Una remuneración disfrazada. Un pago sin relación con la función desarrollada.

SUNAT presume remuneración cuando: La movilidad es mensual, sin variación. No está sujeta a condiciones. Se paga igual a administrativos que trabajan en oficina todo el día. No se tiene documentación que la respalde.

Para conservar su condición de no remunerativa, la movilidad debe entregarse solo si aplica, y su monto debe ser proporcional al uso y tipo de desplazamiento.

4. No debe formar parte del cálculo de otros beneficios sociales Una señal clara de que la movilidad fue mal clasificada es cuando se incluye dentro del cálculo de: CTS. Gratificaciones. Vacaciones. Horas extras. Indemnización por despido.

Si la empresa considera la movilidad dentro de estos cálculos, está reconociendo implícitamente que se trata de remuneración. Esto puede volverse en su contra en procesos judiciales o fiscalizaciones.

5. Debe estar definida contractualmente y/o en una política formal Otra condición clave es que la movilidad esté establecida de forma clara en: El contrato de trabajo. Una adenda formal. Una política interna aprobada y conocida.

Este documento debe dejar claro: Que la movilidad no constituye remuneración. Que se entrega como reembolso o beneficio funcional, bajo condiciones específicas. Que será otorgada solo si el colaborador realiza funciones externas.

Sin esta definición contractual o política, cualquier trabajador puede demandar que ese monto sea considerado parte de su sueldo.

6. Debe registrarse correctamente en el Plame El registro correcto en la planilla electrónica es un requisito técnico, pero crucial para efectos de auditoría. Si la movilidad no remunerativa se registra: Con el código 091 (Movilidad supeditada a condiciones laborales), SUNAT lo reconoce como gasto operativo. Con un código remunerativo, el sistema lo interpreta como ingreso afecto a quinta categoría y beneficios sociales.

Por tanto, es esencial que el equipo de planillas esté capacitado y documente cada pago adecuadamente.

7. El monto debe ser razonable y proporcional a la necesidad Otra condición crítica es la razonabilidad del monto. SUNAT puede observar y recalificar como remuneración si detecta que: El monto de movilidad es elevado, desproporcionado y no guarda relación con la función. Se asignan S/ 1,000 o más de movilidad a un colaborador que solo realiza tareas internas. No hay evidencia de transporte o distancias que justifiquen el valor otorgado.

Se recomienda: Establecer rangos máximos por perfil y zona. Hacer ajustes según los cambios de funciones o modalidad de trabajo. Controlar que el monto no represente más del 15-20% del total del ingreso, salvo casos excepcionales.

8. Debe evitar duplicidad con otros beneficios similares Si un trabajador ya recibe: Bono de campo. Viáticos. Asignación por zona. Uso de vehículo corporativo o reembolso de gasolina... Y además se le otorga movilidad sin ajustar el resto de beneficios, podría haber duplicidad de compensaciones y pérdida del carácter no remunerativo.

Se recomienda tener un sistema de compensaciones integradas, donde cada rubro sea independiente, evite duplicidades y esté alineado a la función específica.

✅ Conclusión Para que la movilidad conserve su condición no remunerativa, y no se convierta en un riesgo tributario o laboral, debe cumplir estrictamente con criterios de legalidad, documentación, proporcionalidad y funcionalidad. No es una cuestión de forma, sino de fondo y sustento real. Aplicar estos criterios no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que: Protege la estructura financiera de la empresa. Fortalece la cultura organizacional basada en la transparencia. Evita contingencias costosas y procesos judiciales. Y permite a la empresa utilizar la movilidad como un beneficio estratégico y responsable. Herramientas como WORKI 360 pueden automatizar estos controles, validar condiciones antes del pago, generar reportes y garantizar trazabilidad de cada entrega de movilidad, asegurando una gestión eficiente, auditable y legalmente segura.

En un entorno empresarial donde la fiscalización es cada vez más sofisticada y la gestión de talento más exigente, la digitalización ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad estructural. En particular, el control de la movilidad en planilla, un beneficio que combina variables legales, tributarias, operativas y humanas, encuentra en la tecnología una vía segura, transparente y eficiente para garantizar su correcta administración. La pregunta ya no es si se debe digitalizar el control de movilidad, sino cómo hacerlo de manera inteligente y estratégica. A continuación, exploramos en profundidad el rol transformador de la digitalización en este proceso y cómo puede convertirse en una ventaja competitiva para las organizaciones modernas.

1. Trazabilidad: el pilar del control fiscal y laboral La digitalización permite llevar un registro detallado y verificable de cada pago por movilidad. Esto significa: Saber quién recibe el beneficio, cuánto, cuándo y por qué motivo. Asociar cada pago con una orden de trabajo, hoja de ruta, visita comercial o actividad externa. Almacenar evidencias documentales y geolocalización. Acceder al historial completo de forma inmediata en caso de auditorías.

En un contexto donde SUNAT y SUNAFIL exigen cada vez más sustento real de los beneficios no remunerativos, la trazabilidad digital es la primera línea de defensa legal para las empresas.

2. Eliminación de discrecionalidades y favoritismos Uno de los principales riesgos en la asignación de movilidad es el manejo subjetivo por parte de jefaturas, que puede dar lugar a favoritismos, inequidad e incluso corrupción interna. La digitalización permite: Establecer reglas de negocio automáticas para la asignación de montos. Limitar el margen de error humano. Garantizar que todos los colaboradores bajo un mismo perfil reciban el mismo trato. Registrar aprobaciones y rechazos con trazabilidad.

Esto fortalece la equidad interna y profesionaliza la gestión de compensaciones.

3. Automatización de cálculos y validaciones Controlar manualmente los montos de movilidad es ineficiente y propenso a errores. Con soluciones digitales como WORKI 360, las organizaciones pueden: Configurar bandas de movilidad por rol, zona geográfica o frecuencia de desplazamiento. Automatizar validaciones: solo se aprueba el pago si hay ruta asignada y tareas cumplidas. Aplicar topes mensuales automáticos por colaborador. Evitar duplicidad de beneficios (ej. movilidad y viáticos simultáneos).

Esto reduce el error operativo, evita pagos indebidos y optimiza los recursos.

4. Control presupuestal en tiempo real Otro gran beneficio de la digitalización es la posibilidad de tener visibilidad financiera en tiempo real. En el caso de movilidad, esto implica: Saber cuánto se ha gastado por área, sede o unidad de negocio. Detectar desviaciones presupuestales antes del cierre contable. Evaluar qué perfiles reciben más movilidad y por qué. Prever necesidades de ajuste en la estructura de compensaciones.

Con estos datos, Finanzas puede actuar proactivamente, no reactivamente.

5. Cumplimiento normativo garantizado Los sistemas digitales permiten: Registrar correctamente en planilla electrónica (Plame). Generar reportes compatibles con SUNAT y SUNAFIL. Separar conceptos remunerativos de no remunerativos. Identificar automáticamente cuándo una movilidad debe tratarse como remuneración (ej. si se entrega sin condiciones).

De esta forma, el riesgo legal se reduce al mínimo y la empresa opera dentro de los márgenes establecidos por la ley.

6. Integración con otros sistemas y procesos La movilidad no debe gestionarse en aislamiento. La digitalización permite integrarla con: Sistemas de control de asistencia (para validar salidas del centro de trabajo). Herramientas de ventas o operaciones (para verificar visitas efectivas). ERPs o sistemas contables (para impacto financiero). Sistemas de compensación total (para comunicar al colaborador su paquete de beneficios).

Este enfoque holístico mejora la eficiencia organizacional y facilita la toma de decisiones estratégicas.

7. Auditoría continua e inteligente Gracias a la digitalización, el área de auditoría puede: Programar revisiones automáticas. Detectar pagos atípicos o fuera de política. Cruce de datos entre movilidad, agenda de trabajo y resultados. Generar reportes específicos por colaborador, cargo, proyecto o zona.

Esto permite una cultura de control continuo, no solo correctiva sino también preventiva.

8. Mejora de la experiencia del colaborador Desde el punto de vista del trabajador, la digitalización: Evita procesos tediosos de justificación en papel. Aclara cuándo y cómo le corresponde el beneficio. Le permite consultar su historial de movilidad. Refuerza la percepción de que la empresa es formal, justa y transparente.

Esto fortalece el vínculo del colaborador con la organización, especialmente en perfiles que operan en campo o visitan constantemente a clientes.

✅ Conclusión La digitalización del control de movilidad en planilla no es solo una mejora operativa; es una estrategia integral de cumplimiento, eficiencia y sostenibilidad organizacional. Cuando una empresa automatiza y formaliza este proceso: Disminuye los riesgos legales. Controla el gasto con precisión. Mejora la experiencia del colaborador. Toma mejores decisiones con base en datos. Gana ventaja competitiva frente a otras organizaciones que aún operan con métodos obsoletos. Y es aquí donde herramientas como WORKI 360 juegan un papel protagónico. Esta solución permite digitalizar, auditar, automatizar y escalar la gestión de movilidad en planilla con total transparencia y trazabilidad. En un entorno empresarial donde cada centavo cuenta y cada error puede costar caro, la digitalización ya no es una opción, es el único camino viable para gestionar correctamente la movilidad.



🧾 Resumen Ejecutivo La movilidad en planilla, un concepto muchas veces mal comprendido o mal aplicado, ha sido abordada en este artículo desde múltiples dimensiones: legal, operativa, tributaria, estratégica y tecnológica. A través de diez preguntas clave, se analizó cómo transformar la movilidad en un beneficio legalmente sólido, financieramente controlado y estratégicamente funcional.


1. La movilidad puede ser integrada a la planilla sin perder su naturaleza no remunerativa, siempre que cumpla condiciones específicas, como estar ligada a una función externa, estar documentada, no ser generalizada, y no formar parte de beneficios sociales.

2. Para cargos directivos, estructurar adecuadamente la movilidad implica definir montos razonables, establecer documentación operativa, incluir el concepto en el contrato y evitar su uso como remuneración encubierta, lo que permite mantener la legalidad y proteger a la empresa ante SUNAT y SUNAFIL.

3. Usar la movilidad como herramienta evasiva representa un grave error que expone a las empresas a multas, reparos tributarios y demandas laborales. Esto genera pasivos ocultos, deteriora el clima laboral, y puede escalar hasta sanciones penales en casos sistemáticos.

4. La movilidad mal aplicada puede romper la equidad interna entre colaboradores, especialmente cuando se otorga de forma arbitraria o no se vincula a funciones reales de desplazamiento. Establecer políticas claras y bandas por perfil permite asegurar justicia organizacional.

5. Utilizar la movilidad como incentivo es totalmente viable, siempre que se haga con reglas claras, topes definidos, criterios operativos y trazabilidad. Así, se convierte en una herramienta estratégica de motivación, sin comprometer el control financiero.

6. Diferenciar legalmente movilidad de alimentación es esencial. Mientras la movilidad cubre transporte laboral condicionado, la alimentación cubre necesidades nutricionales. Su confusión o mezcla puede conllevar reparos y sanciones tributarias.

7. Evitar el abuso del concepto de movilidad requiere políticas escritas, documentación soporte, capacitación del equipo, auditorías internas y uso de herramientas tecnológicas para registrar y validar cada pago, como WORKI 360.

8. Para que la movilidad no sea considerada remuneración, debe cumplir criterios claros: funcionalidad, sustento operativo, proporcionalidad, exclusión de beneficios sociales y correcta clasificación en la planilla electrónica.

9. La digitalización transforma la gestión de movilidad: permite trazabilidad total, elimina discrecionalidades, automatiza cálculos, garantiza cumplimiento legal, y mejora tanto el control financiero como la experiencia del trabajador.

10. Plataformas como WORKI 360 permiten a las empresas escalar su gestión de movilidad con reglas automáticas, flujos de aprobación, control presupuestal y auditoría digital, asegurando así una gestión moderna, eficiente y legalmente blindada.



🎯 Conclusión Estratégica para WORKI 360 Este artículo demuestra que la movilidad en planilla puede ser una herramienta poderosa cuando se gestiona correctamente. Sin embargo, mal estructurada, se convierte en una fuente de contingencias laborales, tributarias y reputacionales. En este contexto, WORKI 360 se posiciona como la solución tecnológica clave para: Digitalizar la asignación de movilidad. Establecer políticas claras y automatizadas. Garantizar cumplimiento legal ante SUNAT y SUNAFIL. Eliminar subjetividad y errores humanos. Conectar movilidad con desempeño, rutas, presupuestos y planillas. Auditar, proyectar y escalar el beneficio sin riesgos. En un mundo donde el cumplimiento y la eficiencia no son negociables, la movilidad deja de ser un dolor de cabeza administrativo y se convierte en un motor de confianza, control y crecimiento organizacional.