NORMATIVA DE NOMINA MEXICO

La relación entre las empresas mexicanas y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en temas de nómina es más que un simple trámite contable: es una conexión legal, estratégica y operativa que define el grado de cumplimiento fiscal de una organización. En el contexto actual, la intervención del SAT en la administración de nómina se ha transformado en una pieza clave para garantizar la transparencia, legalidad y fiscalización del manejo de los recursos humanos, salarios y prestaciones de los trabajadores. A continuación, exploraremos en detalle cómo y por qué el SAT tiene una influencia directa —y a veces determinante— en la manera en que las empresas mexicanas gestionan su nómina. 1. El timbrado de nómina como punto de control fiscal obligatorio Desde 2014, el timbrado de nómina se convirtió en un requisito fiscal ineludible para todas las empresas en México. Este proceso consiste en la generación del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de nómina, el cual debe ser emitido electrónicamente por cada pago realizado a los empleados, validado y certificado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), y posteriormente enviado al SAT.

Este comprobante no es simplemente un recibo electrónico: es un documento oficial que acredita el cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales, y que debe contener información detallada como: Percepciones y deducciones del trabajador Sueldo base e integrado Subvenciones y subsidios aplicables Retenciones de ISR e IMSS Clave del régimen de contratación Periodo de pago Número de días trabajados Número de seguridad social y RFC del trabajador Cualquier omisión, error o falta de correspondencia en estos elementos puede llevar a multas, recargos y revisiones fiscales.

2. Fiscalización activa y cruce de información en tiempo real El SAT no opera a ciegas. Gracias al uso de tecnología avanzada, realiza cruces automatizados de datos entre el CFDI de nómina, las declaraciones mensuales y anuales de las empresas, y otras entidades como el IMSS, INFONAVIT y el Registro Federal de Contribuyentes.

Este control en tiempo real implica que una inconsistencia entre lo reportado y lo timbrado —por ejemplo, una diferencia en percepciones, errores en el cálculo del ISR o pagos no timbrados— activa automáticamente una alerta en los sistemas del SAT. Las consecuencias pueden variar desde requerimientos informativos hasta auditorías completas.

Para un gerente de recursos humanos o tecnología, esto implica la necesidad de establecer controles internos robustos y automatizados, así como la integración de plataformas ERP o soluciones especializadas en nómina que estén alineadas al 100% con los requisitos del SAT. 3. ISR: El principal dolor de cabeza fiscal El Impuesto Sobre la Renta (ISR) que se retiene a los trabajadores debe ser calculado con base en las tablas que el SAT actualiza periódicamente.

El cálculo debe realizarse considerando distintos factores: Sueldo ordinario Sueldo extraordinario (horas extras, bonos, comisiones) Subsidio al empleo Ajustes mensuales o anuales Una retención incorrecta de ISR puede provocar: Devoluciones no justificadas al trabajador Pagos indebidos a Hacienda Multas por inadecuado cálculo o timbrado Pérdida de deducciones fiscales para la empresa Es por ello que el SAT no solo "afecta", sino que dirige directamente el cálculo de impuestos a través de sus disposiciones y tablas fiscales, obligando a los encargados de nómina a mantenerse permanentemente actualizados.

4. La nómina como parte de la deducibilidad empresarial Uno de los aspectos menos comprendidos por muchos gerentes es que los pagos de nómina solo son deducibles si cumplen con todos los requisitos fiscales.

Esto incluye: Haber sido efectivamente pagados Estar timbrados correctamente Haber sido registrados contablemente Contar con CFDI válidos y sin errores Cumplir con obligaciones de seguridad social En caso contrario, el SAT puede rechazar la deducción, incrementando artificialmente la base gravable de la empresa y elevando su carga impositiva.

En otras palabras, una nómina mal gestionada puede convertirse en un pasivo fiscal, y no en una inversión deducible. 5. Auditorías y facultades de comprobación del SAT La influencia del SAT va más allá del timbrado y la retención de ISR. Tiene amplias facultades de verificación y puede iniciar auditorías cuando: Encuentra discrepancias entre CFDI y declaraciones Recibe denuncias de empleados Detecta patrones atípicos en el reparto de sueldos o bonos Identifica empresas con prácticas irregulares de outsourcing Durante una auditoría, el SAT solicitará: CFDIs de nómina de todos los empleados Comprobantes de pago (transferencias, cheques) Declaraciones fiscales Constancias de percepciones y retenciones Reportes de SUA e IDSE Una auditoría puede derivar en multas millonarias, créditos fiscales y bloqueos de cuentas, además de daños reputacionales importantes.

6. Responsabilidad solidaria y penalidades por evasión El SAT tiene la facultad de perseguir penalmente a los representantes legales o responsables de nómina si detecta dolo, simulación o prácticas evasivas como: Contrataciones con RFC genéricos Simulación de pagos “en efectivo” sin timbrado Falsificación de CFDIs Omisión intencional de retenciones En esos casos, las multas oscilan entre los $15,000 hasta más de $200,000 pesos por trabajador afectado, y pueden incluir penas privativas de libertad en los casos más graves.

7. Tecnología alineada al SAT: una obligación, no una opción La única forma de mitigar los riesgos relacionados con el SAT es contar con un sistema de gestión de nómina robusto, actualizado y conectado directamente con los servicios del SAT.

Herramientas como: ERP con módulos fiscales integrados Software de nómina especializado (como CONTPAQi, Worki360, Aspel, etc.) Plataformas de conciliación CFDI Automatización de ISR y subsidio Integración con SUA, IDSE y declaraciones fiscales Permiten automatizar el cumplimiento normativo, reducir el margen de error humano y garantizar que la empresa mantenga una posición fiscal sólida frente al SAT.

8. Un cambio de mentalidad gerencial: de lo operativo a lo estratégico En tiempos recientes, los gerentes de RRHH y de tecnología han tenido que asumir una nueva postura estratégica frente al SAT. Ya no basta con que el área contable “se encargue de los impuestos”. Hoy en día: RRHH debe capacitarse en temas fiscales Tecnología debe garantizar la integridad de la información Dirección General debe entender los riesgos tributarios derivados de una nómina mal gestionada La gestión de la nómina ha dejado de ser solo una función operativa y se ha convertido en una herramienta crítica para la sustentabilidad legal y financiera de cualquier organización.

El aguinaldo no es un bono, ni un regalo voluntario. Es un derecho laboral fundamental establecido en la Ley Federal del Trabajo (LFT) de México, que obliga a todas las empresas, sin excepción, a pagarlo antes del 20 de diciembre de cada año. Para el ámbito empresarial y gerencial, entender el cálculo, la normatividad y las implicaciones del aguinaldo es crucial no solo por su impacto financiero, sino también por su carga reputacional, fiscal y legal. En esta sección, abordaremos detalladamente el cálculo del aguinaldo conforme a la legislación mexicana, sus matices legales, aspectos fiscales, cómo se gestiona en la nómina y cómo integrarlo estratégicamente desde el área de Recursos Humanos y Tecnología. 1. Marco legal del aguinaldo en México El Artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo establece que: “Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a quince días de salario, por lo menos.” Este artículo aplica a: Empleados de base Personal sindicalizado Personal de confianza Eventuales, temporales, por obra o por tiempo determinado Personal en incapacidad (con algunas condiciones) Trabajadores de medio tiempo (proporcional) Es decir, toda persona que tenga una relación laboral formal con un empleador (y esté registrada en la nómina con un contrato y ante el IMSS) tiene derecho a este pago.

2. Fórmula general para calcular el aguinaldo El aguinaldo se calcula de manera sencilla, pero su correcta aplicación requiere precisión en los datos. La fórmula base es: Aguinaldo = (Salario Diario x 15 días) Pero si el trabajador no laboró el año completo, entonces se aplica un cálculo proporcional: Aguinaldo proporcional = (Días trabajados en el año / 365) x (Salario Diario x 15) Donde: Salario diario = Sueldo mensual bruto / 30 Días trabajados = Desde la fecha de ingreso hasta el cálculo del aguinaldo (generalmente al 15 de diciembre) Se consideran días naturales (no solo laborables)

3. Ejemplos prácticos del cálculo Ejemplo 1: Empleado con el año completo de trabajo Sueldo mensual: $15,000 pesos Salario diario: $15,000 / 30 = $500 Aguinaldo: $500 x 15 = $7,500 pesos Ejemplo 2: Empleado con 6 meses de antigüedad Sueldo mensual: $10,000 Salario diario: $333.33 Días trabajados: 180 Aguinaldo proporcional = (180/365) x (333.33 x 15) Aguinaldo = 0.493 x 5,000 = $2,465 pesos aprox. Ejemplo 3: Empleado de medio tiempo Sueldo mensual: $6,000 Salario diario: $200 Días trabajados: 365 Aguinaldo: $200 x 15 = $3,000 pesos

4. ¿Qué salario se toma en cuenta? Esto depende de la estructura salarial del trabajador. De acuerdo con la Ley: Si el empleado recibe sueldo fijo, se considera el salario diario al momento del cálculo. Si el empleado recibe sueldo variable (por ejemplo, comisiones), se calcula un promedio del salario diario recibido durante el año. Si tiene prestaciones adicionales no integradas al salario (vales, bonos no fijos), no deben incluirse a menos que estén contempladas como parte del salario en el contrato. Errores comunes: Usar salario neto en lugar de salario bruto Incluir conceptos no integrables Omitir días trabajados por error en registros No considerar días proporcionales si no trabajó el año completo

5. Tratamiento fiscal del aguinaldo El aguinaldo está gravado para efectos de ISR, excepto por una parte exenta. Según el Artículo 93 fracción XIV de la Ley del ISR: “Está exento hasta el equivalente a 30 días de salario mínimo general de la zona donde labora el trabajador.” En 2025, el salario mínimo general es de $248.93 pesos diarios. Entonces: Exento = 30 x $248.93 = $7,467.90 pesos Si el aguinaldo rebasa este monto, el excedente sí paga ISR Este cálculo debe realizarlo el sistema de nómina automáticamente para garantizar el cumplimiento fiscal. Además, el aguinaldo es 100% deducible para la empresa, siempre y cuando: Se haya timbrado correctamente como CFDI Se haya hecho en tiempo y forma Esté incluido en los estados financieros

6. Obligaciones patronales y sanciones por incumplimiento Las empresas están legalmente obligadas a pagar el aguinaldo a más tardar el 20 de diciembre. El incumplimiento puede derivar en: Multas de hasta 5,000 UMAs por trabajador, equivalentes a más de $500,000 pesos si hay varios empleados afectados Demandas individuales o colectivas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje Intervención de la STPS y pérdida de reputación patronal Posible bloqueo de cuentas si hay reiteración de incumplimientos Por ello, es vital contar con una política de aguinaldo bien definida, publicada internamente, y con mecanismos de control para validar la dispersión del pago.

7. Gestión del aguinaldo desde Recursos Humanos Para un equipo de RRHH, la temporada de aguinaldo representa una prueba crítica de organización, cumplimiento y comunicación. Algunas mejores prácticas incluyen: Realizar un simulador interno de aguinaldos para cada trabajador Informar por escrito la fecha y el monto del pago Publicar las políticas en el reglamento interno Establecer una calendarización de cierre de nómina de aguinaldo Contar con un protocolo de aclaraciones o dudas Coordinarse con contabilidad y fiscalistas para garantizar la deducibilidad del gasto Además, es recomendable comunicar claramente al trabajador el monto exento y gravado del aguinaldo, y el ISR retenido, para evitar malos entendidos.

8. Gestión del aguinaldo desde Tecnología y Nómina Desde el área tecnológica o de administración de nómina, es fundamental: Contar con un software que realice el cálculo automatizado del aguinaldo y su timbrado CFDI, conforme a la LFT e ISR Verificar que el módulo de cálculo esté actualizado con las tablas del SAT y los topes de exención Asegurar la correcta generación de archivos de dispersión bancaria y su conciliación contable Mantener la información resguardada y encriptada, cumpliendo con la Ley de Protección de Datos Personales Generar reportes ejecutivos y tableros de control para la Dirección General Herramientas como Worki 360, SAP SuccessFactors, Meta4 o CONTPAQi Nómina ofrecen módulos específicos para gestionar este proceso de forma eficiente y segura.

9. Casos especiales: ¿quiénes también deben recibir aguinaldo? Además de los trabajadores tradicionales, el aguinaldo también debe considerarse para: Trabajadores que hayan renunciado o hayan sido despedidos antes de diciembre: se les debe pagar el aguinaldo proporcional al momento de su finiquito. Trabajadores con incapacidades prolongadas: mientras siga la relación laboral, conservan el derecho al aguinaldo. Empleados con contrato por obra o proyecto: también reciben aguinaldo proporcional según su tiempo de labor. Trabajadores extranjeros contratados en México: tienen los mismos derechos que un trabajador nacional.

10. El aguinaldo como herramienta de motivación Más allá del cumplimiento legal, el aguinaldo representa una oportunidad estratégica para la gestión del talento. Cuando se comunica de forma transparente, se paga puntualmente y se acompaña de beneficios adicionales (por ejemplo, vales navideños, bonificaciones, incentivos), fortalece la lealtad del empleado y su compromiso con la empresa. En un entorno laboral competitivo, cuidar estos momentos fortalece la marca empleadora, mejora el clima organizacional y disminuye la rotación.

La gestión de nómina es un proceso crítico y sensible en cualquier organización, pero en el caso de las empresas medianas en México, los errores cometidos en este frente pueden tener consecuencias desproporcionadas. Esto ocurre porque muchas veces estas empresas están en una etapa de crecimiento acelerado, pero aún no han profesionalizado por completo sus operaciones internas, particularmente en áreas como Recursos Humanos, Contabilidad y Tecnología. Además, están sujetas a las mismas normativas fiscales y laborales que las grandes empresas, sin necesariamente contar con los mismos recursos humanos, tecnológicos y financieros. Como resultado, pequeños descuidos pueden escalar hasta convertirse en sanciones fiscales, litigios laborales, pérdida de reputación e incluso riesgos penales. A continuación, detallaremos los errores más comunes en la gestión de nómina en empresas medianas mexicanas, así como recomendaciones estratégicas para evitarlos desde un enfoque gerencial. 1. Falta de actualización en normativas fiscales y laborales Uno de los errores más frecuentes es no mantenerse al día con los cambios legales que afectan la nómina. Esto incluye: Reformas del SAT sobre el CFDI de nómina Modificaciones a las tablas de ISR Cambios en la Ley Federal del Trabajo Reformas al outsourcing y subcontratación Actualizaciones en salarios mínimos y UMA El no adaptarse a tiempo puede llevar a errores en la retención de impuestos, pagos indebidos o deficiencias en el timbrado. Ejemplo: En 2021, muchas empresas medianas siguieron contratando personal por outsourcing sin adaptarse a la reforma laboral. El resultado: multas, auditorías y obligaciones retroactivas de contratación directa.

2. Subestimación del área de nómina como función estratégica Muchas veces, las empresas medianas consideran la nómina como una tarea meramente administrativa o contable, dejando su operación en manos poco especializadas o incluso tercerizándola sin control adecuado. Esta visión genera: Errores sistemáticos en el cálculo de percepciones y deducciones Incapacidad para responder a inspecciones o auditorías Falta de visibilidad sobre los costos reales de personal Ausencia de estrategias de compensación y retención Recomendación: Tratar la nómina como un pilar estratégico de la empresa, con inversión en talento especializado, tecnología adecuada y monitoreo constante.

3. Errores en el cálculo de percepciones y deducciones Este es uno de los puntos más delicados. Los errores más comunes incluyen: No calcular correctamente las horas extras Omitir la integración de bonos, premios o vales en el salario base Errores en el cálculo del ISR Deducciones indebidas no autorizadas por ley Cálculos incorrectos de aportaciones al IMSS e INFONAVIT Consecuencia: Estos errores no solo afectan al trabajador (y su percepción de la empresa), sino que también pueden derivar en demandas, multas del SAT y rechazo de deducciones fiscales.

4. No contar con una política clara de compensación y prestaciones En muchas empresas medianas, las compensaciones se manejan de manera informal o caso por caso, lo que genera: Inconsistencias salariales entre empleados del mismo nivel Falta de transparencia en bonos o incentivos Dificultades para integrar correctamente estos pagos en la nómina Desmotivación del personal Una política clara y estandarizada permite calcular correctamente los sueldos y prestaciones, facilita el timbrado del CFDI y previene conflictos laborales.

5. Fallos en el timbrado del CFDI de nómina El CFDI es el eje central del cumplimiento fiscal en nómina. Algunos errores típicos son: No timbrar a tiempo No cancelar los CFDI erróneos o duplicados Usar claves incorrectas de régimen de contratación No detallar correctamente percepciones y deducciones Inconsistencias entre lo timbrado y lo dispersado en el banco El SAT detecta estos errores fácilmente mediante cruces automáticos de información. El resultado: auditorías, multas, bloqueo de deducciones o incluso delitos fiscales.

6. Dispersión de nómina sin controles adecuados Muchas empresas medianas ejecutan la dispersión bancaria de nómina sin conciliación previa, lo que ocasiona: Pagos duplicados Trabajadores no pagados a tiempo Discrepancias entre el archivo bancario y el CFDI Confusión en la contabilidad Vulnerabilidad ante fraudes Se recomienda implementar un flujo de revisión y autorización por parte de RRHH, finanzas y dirección, así como plataformas con conciliación automática.

7. Falta de respaldo documental Otra falla crítica es no conservar adecuadamente los comprobantes que respaldan los pagos de nómina: Contratos laborales CFDIs emitidos Acuses de recibo Declaraciones fiscales Reportes de IMSS, INFONAVIT, SAT En caso de una inspección laboral o fiscal, esta documentación puede ser el único recurso para evitar multas. Recomendación: Implementar una política de conservación digital de al menos 5 años conforme a la normatividad fiscal.

8. Falta de automatización y dependencia de procesos manuales Muchas empresas medianas siguen usando Excel u hojas manuales para administrar su nómina, lo que aumenta: Errores humanos Duplicación de esfuerzos Dificultades de integración con el SAT o sistemas contables Imposibilidad de auditar procesos La inversión en un sistema de nómina especializado y automatizado, como Worki 360, reduce errores, acelera procesos y fortalece el cumplimiento.

9. Mala gestión de la información confidencial La nómina contiene datos altamente sensibles: nombre completo, RFC, salario, número de seguridad social, retenciones, etc. Un error frecuente en empresas medianas es no proteger esta información adecuadamente: Envío de archivos por correo sin cifrado Contraseñas compartidas Acceso libre a bases de datos Uso de servidores locales inseguros Consecuencia: Vulneraciones a la Ley Federal de Protección de Datos Personales, demandas por violación de privacidad y daño reputacional.

10. Desconocimiento del costo real de la nómina Las empresas medianas muchas veces no tienen claridad sobre cuánto les cuesta realmente su personal. Solo consideran el salario base, sin tomar en cuenta: Cargas sociales Aportaciones patronales Aguinaldo Vacaciones Prima vacacional Finiquitos Beneficios indirectos Este desconocimiento impide tomar decisiones estratégicas sobre contrataciones, escalamiento, eficiencia de personal o evaluación de rentabilidad por área.

La reforma de subcontratación en México, promulgada en abril de 2021 y con plena vigencia desde el 1 de septiembre del mismo año, marcó un cambio estructural sin precedentes en el ámbito laboral, fiscal y operativo de las empresas mexicanas. Esta transformación impactó de manera directa la forma en la que se gestiona la nómina, especialmente en aquellas organizaciones que tradicionalmente dependían de esquemas de outsourcing para administrar su personal. Esta reforma prohibió la subcontratación de personal, limitándola únicamente a servicios especializados no vinculados con el objeto social ni con la actividad económica preponderante de la empresa. Para los gerentes de recursos humanos, financieros y tecnológicos, esta medida trajo consigo una serie de retos inmediatos y cambios obligatorios en la estructura, operación y control de nómina. A continuación, desglosamos las principales implicaciones que esta reforma ha tenido —y sigue teniendo— en la gestión de nómina dentro del contexto empresarial mexicano. 1. Reestructuración obligatoria del modelo laboral Antes de la reforma, era común que las empresas recurrieran a esquemas de outsourcing o insourcing para disminuir cargas fiscales y administrativas en nómina. Con la entrada en vigor de la reforma: Se prohíbe la subcontratación de personal, es decir, la cesión de trabajadores para ejecutar tareas propias de la empresa contratante. Las empresas que operaban de este modo tuvieron que migrar a los empleados a su nómina interna. Las empresas que prestan servicios especializados tuvieron que registrarse ante la STPS (REPSE) y demostrar que su actividad no forma parte del objeto social de su cliente. Implicación para la nómina: Todas las personas que laboran directamente en la operación de la empresa deben estar registradas en la nómina del patrón real, con contrato individual, seguridad social, pagos y CFDI timbrados directamente por la empresa que recibe el servicio.

2. Aumento de la carga operativa en nómina Muchas empresas, especialmente medianas y grandes, experimentaron un crecimiento repentino en su plantilla formal, al absorber trabajadores antes contratados por terceros. Esto trajo consigo: Aumento en el volumen de procesamiento de nómina Incremento en el número de contratos laborales que deben ser gestionados Reconfiguración de los sistemas ERP y de recursos humanos Mayor responsabilidad en el cálculo, timbrado, retenciones y cumplimiento legal Resultado: El área de nómina pasó de ser una función parcialmente externalizada a convertirse en un departamento clave y estratégico dentro de la organización, que debe estar perfectamente alineado con los departamentos de fiscal, legal y recursos humanos.

3. Implicaciones fiscales en deducibilidad de la nómina Una de las mayores preocupaciones derivadas de la reforma fue el impacto fiscal para las empresas que continuaran usando esquemas de outsourcing indebidos. El Artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación establece que los pagos realizados por subcontratación de personal no serán deducibles ni acreditables para efectos fiscales. Esto significa que si una empresa: Contrata personal vía un proveedor que no está registrado en el REPSE O subcontrata personal que realiza actividades relacionadas con su objeto social Entonces: No podrá deducir esos pagos como gastos Tampoco podrá acreditar el IVA Puede ser sancionada con multas de hasta $4.5 millones de pesos Podría incurrir en defraudación fiscal Impacto directo en nómina: Toda persona que trabaje para la empresa debe estar incluida en el CFDI de nómina, con retenciones de ISR, IMSS e INFONAVIT adecuadas, timbrado correcto y dispersión directa por parte del empleador.

4. Mayor supervisión y auditoría por parte de autoridades Con la implementación de la reforma, se reforzó el papel de supervisión de autoridades como: SAT: Revisión de CFDI de nómina y deducibilidad de pagos IMSS: Verificación de afiliación de trabajadores y cálculo de cuotas STPS: Inspecciones laborales sobre cumplimiento de la reforma INFONAVIT: Validación de aportaciones correctas Además, se estableció la figura de responsabilidad solidaria, lo que implica que la empresa contratante también será responsable si su proveedor de servicios especializados incumple con sus obligaciones laborales o fiscales. Para el área de nómina, esto significa: Verificar constantemente que todos los pagos estén debidamente timbrados Asegurar que las cuotas patronales estén correctamente calculadas y pagadas Estar preparados para auditorías documentales e inspecciones en sitio Contar con sistemas tecnológicos que permitan trazabilidad total

5. Formalización de relaciones laborales La reforma obligó a muchas empresas a formalizar relaciones que anteriormente eran informales o simuladas, tales como: Contratos verbales Esquemas mixtos no registrados Honorarios disfrazados de servicios Empleados operativos con alta por parte de terceros Ahora, todos los empleados deben contar con: Contrato individual de trabajo Alta en el IMSS Retenciones fiscales correspondientes CFDI de nómina timbrado por la empresa real Esto aumentó la carga administrativa de RRHH y Nómina, pero también generó mayor certeza legal y disminución de riesgos laborales.

6. Necesidad de profesionalizar el área de nómina Con el aumento de responsabilidades y la exposición al riesgo fiscal, ya no es viable operar la nómina con prácticas rudimentarias o improvisadas. Ahora se requiere: Personal capacitado en legislación laboral y fiscal Uso de software especializado para timbrado, dispersión y control de deducciones Integración con plataformas como SAT, IDSE, SUA y el portal REPSE Protocolos internos de validación y conciliación La reforma actuó como catalizador para que las empresas mexicanas elevaran el nivel profesional y tecnológico de su gestión de nómina.

7. Impacto en la cultura organizacional y la experiencia del empleado Desde el punto de vista humano, uno de los cambios más importantes es que muchos trabajadores que antes estaban contratados por outsourcers ahora pertenecen formalmente a la empresa. Esto ha generado: Mayor sentido de pertenencia Estabilidad laboral Claridad en derechos y prestaciones Reducción en rotación de personal Mejor acceso a prestaciones institucionales (aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, etc.) Para los líderes de talento humano, este cambio representa una oportunidad estratégica para fortalecer la cultura corporativa y consolidar un entorno laboral más justo, transparente y motivador.

8. Reconfiguración tecnológica para la nueva realidad Las empresas que absorbieron a su personal anteriormente subcontratado, tuvieron que: Ampliar su infraestructura tecnológica (licencias de software, capacidad de procesamiento) Actualizar catálogos y nóminas en sus ERP o sistemas de nómina Generar nuevos flujos de trabajo, calendarios de pagos y timbrado Alinear sus bases de datos de trabajadores al nuevo estatus legal y fiscal Esto implicó una reingeniería tecnológica importante, especialmente en empresas que crecieron rápidamente sin contar con un área de tecnología de la información robusta.

El finiquito es una de las partes más delicadas y críticas de la gestión de nómina. No solo representa la conclusión de la relación laboral entre un trabajador y la empresa, sino que también constituye una de las operaciones con más riesgos legales, fiscales y emocionales para una organización. Su correcta gestión en la nómina no solo es un tema de cumplimiento normativo, sino de reputación institucional, confianza del empleado y prevención de litigios laborales. En este contexto, para una empresa mexicana, especialmente desde la perspectiva de una dirección de recursos humanos o tecnología, comprender cómo reflejar correctamente el finiquito en la nómina es esencial para evitar errores costosos, tanto a nivel económico como legal. A continuación, exploraremos de forma detallada cómo debe calcularse, timbrarse y reflejarse el finiquito en la nómina empresarial conforme a la legislación mexicana. 1. ¿Qué es un finiquito y cuándo aplica? El finiquito es el documento liquidativo que una empresa entrega al trabajador cuando finaliza la relación laboral por mutuo acuerdo, renuncia voluntaria, conclusión de contrato o despido justificado. Se diferencia de la liquidación, que se aplica en casos de despido injustificado y contempla mayores indemnizaciones. El finiquito debe incluir el pago de: Días trabajados no pagados del periodo Parte proporcional de aguinaldo Parte proporcional de vacaciones no gozadas Parte proporcional de prima vacacional Prestaciones devengadas no cubiertas Saldo de vales o bonos acumulados Otras cantidades acordadas

2. Base legal para su correcta integración en la nómina La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece en sus artículos 47, 76, 80, 87 y otros relacionados, que el patrón tiene la obligación de pagar todo lo devengado por el trabajador hasta el último día de su relación laboral. Además, debe emitir un comprobante (CFDI de nómina) correspondiente al finiquito, y este debe estar timbrado correctamente y reflejar todas las percepciones y deducciones aplicables.

3. Estructura correcta del CFDI de finiquito El CFDI de nómina correspondiente al finiquito no debe ser un recibo genérico ni un CFDI ordinario, sino que debe reflejar las siguientes características: Tipo de nómina: “E” (extraordinaria) Fecha de pago: la fecha efectiva del pago del finiquito Percepciones: partidas separadas para aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, sueldos, bonos, etc. Deducciones: ISR correspondiente, descuentos pendientes, aportaciones a seguridad social Clave de tipo de separación: código específico del catálogo del SAT (voluntaria, por vencimiento de contrato, despido, etc.) Clave de motivo de terminación (LFT): artículo aplicado (por ejemplo, Art. 53 si es por mutuo acuerdo, Art. 47 si es despido justificado) Importante: El CFDI debe contener el número de días de salario pagados por indemnización (aunque no haya liquidación), así como los montos exentos y gravados de cada percepción.

4. Consideraciones para el cálculo del finiquito El cálculo debe hacerse con una metodología clara, transparente y sustentada. Algunos puntos clave: Salario base: se debe considerar el salario diario ordinario del trabajador. Vacaciones proporcionales: si el empleado no tomó vacaciones al momento de la salida, se deben pagar los días generados y no disfrutados. Prima vacacional proporcional: al menos el 25% del valor de las vacaciones proporcionales. Aguinaldo proporcional: se calcula con base en los días trabajados durante el año calendario. Bonificaciones y vales no cobrados: si estaban pactados y devengados, deben incluirse. Deducciones legales: ISR sobre percepciones gravadas, aportaciones al IMSS (en caso de días trabajados del periodo), préstamos internos, entre otros. Ejemplo ilustrativo: Trabajador con sueldo diario de $500 pesos, trabajó del 1 de enero al 30 de junio (180 días). Sueldo pendiente: 15 días x $500 = $7,500 Aguinaldo proporcional: (180/365) x (15 x $500) = $3,698 Vacaciones proporcionales: 6 días x $500 = $3,000 Prima vacacional: $3,000 x 25% = $750 Total bruto: $14,948 ISR estimado: -$2,000 Total neto a pagar: $12,948

5. Retenciones fiscales en el finiquito Una de las áreas de mayor riesgo es la retención de ISR. El finiquito puede incluir conceptos: Exentos: hasta 30 UMA por indemnización (si aplica), aguinaldo hasta 30 días de salario mínimo, parte de vacaciones. Gravados: días laborados, bonos, prima vacacional, excedentes de aguinaldo Es vital que el sistema de nómina aplique correctamente la tabla del Artículo 96 de la LISR y determine la base gravable del ISR en cada componente del finiquito.

6. Registro contable y conciliación El finiquito debe ser registrado contablemente en la cuenta de pasivo laboral, y reflejado en el flujo de efectivo como salida no recurrente. Además, se debe conciliar: CFDI de nómina del finiquito Transferencia bancaria Recibo firmado (opcional, pero recomendable) Registro contable Declaración de impuestos Movimientos en SUA, IDSE, IMSS (baja del trabajador) No tener este ciclo completo puede dificultar auditorías internas o revisiones fiscales.

7. Tecnología aplicada al cálculo de finiquitos Un área crítica para el éxito del proceso es contar con un sistema de nómina con funcionalidades específicas para cálculo de finiquitos y liquidaciones. Debe permitir: Cálculo automático y desglosado Determinación de gravados y exentos Generación de CFDI extraordinario con claves correctas Integración con el SAT, IMSS y contabilidad Control de versiones y cancelación en caso de errores Plataformas como Worki 360, SAP HCM, Meta4 o CONTPAQi incluyen esta funcionalidad y minimizan riesgos de error humano.

8. Comunicación clara y firma de conformidad Desde el área de Recursos Humanos, es indispensable: Entregar al trabajador un resumen detallado del finiquito, antes del pago Aclarar dudas sobre ISR y percepciones Recolectar la firma de conformidad, ya sea física o digital, como respaldo legal Enviar copia del CFDI de nómina por correo o en portal empleado Una mala comunicación puede escalar rápidamente en un reclamo, denuncia ante la STPS o juicio laboral.

9. Implicaciones legales por errores o falta de pago Si una empresa: No paga correctamente el finiquito No emite CFDI correspondiente Omite la baja en IMSS No realiza retenciones adecuadas Se expone a: Demandas laborales por omisión de prestaciones Multas fiscales por CFDIs mal timbrados Auditorías del SAT o del IMSS Pérdida de confianza por parte del resto del personal

10. El finiquito como cierre digno y estratégico de la relación laboral Desde una visión más amplia, el finiquito es el último mensaje formal de la empresa hacia un colaborador. Un proceso mal ejecutado deja una mala impresión que puede afectar la reputación de la marca empleadora. En cambio, un finiquito bien gestionado: Transmite respeto y ética organizacional Reduce riesgos de reclamos posteriores Mejora la relación a futuro (por ejemplo, si se considera una recontratación) Refuerza la cultura de cumplimiento interno Para los líderes de RRHH, la forma en que una empresa despide a alguien es tan importante como la forma en que lo contrata.

La nómina es un proceso altamente sensible y regulado. Una vez que un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de nómina ha sido timbrado y enviado al Servicio de Administración Tributaria (SAT), se considera un documento oficial, legal y fiscalmente vinculante. Sin embargo, en la operación diaria de cualquier empresa —especialmente en aquellas con estructuras medianas o grandes— los errores en el timbrado de nómina son inevitables. Errores como cálculos incorrectos, percepciones mal asignadas, retenciones fiscales equivocadas o datos incompletos pueden generar consecuencias que van desde inconformidades con los colaboradores, hasta sanciones fiscales o auditorías. Por ello, conocer los mecanismos disponibles para corregir errores en CFDIs de nómina ya timbrados es fundamental para directores de Recursos Humanos, responsables de nómina, áreas fiscales y departamentos tecnológicos. A continuación, te presento un análisis completo de cómo abordar estos errores, las herramientas disponibles y las buenas prácticas para prevenirlos. 1. ¿Qué tipo de errores pueden presentarse en la nómina timbrada? Antes de pensar en la solución, es importante identificar los errores más comunes que requieren corrección. Entre ellos se encuentran: Error en el RFC del trabajador Percepciones o deducciones mal clasificadas Omisión de percepciones (aguinaldo, bono, comisiones) Cálculo incorrecto de ISR Clave incorrecta del tipo de régimen laboral Sueldo mal capturado Fecha de pago equivocada CFDI duplicado o mal asignado a otro trabajador Inconsistencia entre CFDI y archivo de dispersión bancaria Cada uno de estos errores afecta directamente no solo al trabajador, sino también al cumplimiento fiscal de la empresa.

2. ¿Se pueden corregir errores en un CFDI de nómina ya timbrado? Sí, pero no se puede editar o modificar un CFDI timbrado. La única manera legal y fiscalmente válida de corregir un CFDI de nómina con errores es: Cancelar el CFDI con error y emitir uno nuevo corregido. Este proceso debe hacerse siguiendo las reglas del SAT para la cancelación y sustitución de CFDIs, establecidas en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

3. Procedimiento paso a paso para la corrección A continuación, se detalla cómo corregir errores en la nómina ya timbrada: a. Identificar el error Revisar con precisión qué tipo de error presenta el CFDI: cálculo, clave, percepción, deducción, RFC, fechas, etc. b. Cancelar el CFDI con error Desde el portal del SAT o desde tu software de nómina autorizado, se realiza la cancelación del CFDI. Si el CFDI está dentro del ejercicio fiscal vigente, se puede cancelar sin autorización del receptor. Si el SAT exige “aceptación del receptor”, el trabajador debe autorizar la cancelación (esto aplica solo para ciertos tipos de CFDI y montos). c. Incluir el motivo de cancelación El SAT obliga a especificar uno de los siguientes motivos de cancelación: 01: Comprobante emitido con errores con relación 02: Comprobante emitido con errores sin relación 03: No se llevó a cabo la operación 04: Operación nominativa relacionada en factura global En la mayoría de casos de nómina, se utiliza el motivo 01, ya que se sustituirá por otro CFDI con los datos correctos. d. Emitir un nuevo CFDI Se genera un nuevo CFDI de nómina con la información corregida y se timbra. Este CFDI debe: Tener una nueva fecha de emisión Incluir el UUID del comprobante cancelado en el campo “CFDI relacionado” Incluir el monto correcto y todas las percepciones y deducciones Tener la clave correcta del trabajador, RFC, régimen, etc. Estar validado por el PAC y enviado al SAT

4. Consideraciones fiscales importantes El SAT cruza la información entre los CFDIs cancelados y los nuevos emitidos. Si detecta: Cancelaciones sin reposición de CFDI CFDIs duplicados Diferencias significativas en montos CFDIs emitidos fuera de fecha o con errores sistemáticos Puede iniciar auditorías, requerimientos informativos o rechazar deducciones. Por lo tanto, cada corrección debe estar documentada y justificada. La empresa debe guardar evidencia del error original, el CFDI cancelado, el nuevo CFDI y la notificación al trabajador.

5. Corrección en sistemas internos: ERP y contabilidad Corregir un CFDI también implica ajustes internos. Esto incluye: Recalcular la nómina en el sistema ERP Actualizar los archivos de dispersión bancaria (si el pago ya se hizo con monto incorrecto) Ajustar registros contables en cuentas de gasto y pasivo Conciliar nuevamente los reportes de sueldos y salarios Recalcular retenciones si es necesario y presentar declaraciones complementarias Errores no corregidos en la contabilidad interna pueden generar discrepancias con los reportes enviados al SAT, IMSS e INFONAVIT.

6. Comunicación al trabajador Desde el área de Recursos Humanos, es crucial: Notificar al trabajador sobre el error y la corrección Explicar el nuevo CFDI y diferencias, si las hay Garantizar que la información en su recibo de nómina sea clara y refleje el monto real pagado Recolectar firma de conformidad en caso de ajustes que impliquen pagos complementarios o devoluciones Una mala comunicación en estos casos puede provocar desconfianza, inconformidad y reclamos internos.

7. Casos especiales que requieren atención adicional Algunos errores requieren tratamiento especial: a. Errores que afectan declaraciones fiscales Si el CFDI erróneo ya fue incluido en las declaraciones de ISR o retenciones, se deben presentar declaraciones complementarias. b. CFDIs erróneos que fueron dispersados con monto equivocado Si el trabajador recibió más de lo que correspondía, la empresa debe acordar con él la forma de devolución o ajustes posteriores (aunque legalmente no puede descontar sin autorización firmada). c. CFDIs correspondientes a años anteriores La cancelación de CFDIs de ejercicios pasados requiere autorización expresa del SAT y puede tener implicaciones fiscales complejas.

8. Buenas prácticas para evitar errores en la nómina timbrada Para minimizar la necesidad de correcciones posteriores: Usar software de nómina certificado y actualizado conforme a la versión vigente del CFDI (actualmente versión 4.0). Validar previamente los cálculos de ISR, percepciones, deducciones y claves fiscales. Realizar un corte de pre-nómina y validación cruzada antes de timbrar. Establecer un flujo de revisión y aprobación de la nómina por parte de RRHH, Finanzas y Contabilidad. Capacitar al personal involucrado en normativas del SAT, LFT y seguridad social. Conservar bitácoras de errores y aprendizajes para evitar repeticiones sistemáticas.

9. Rol de la tecnología en la corrección de errores El uso de tecnología especializada como Worki 360, SAP, Meta4 o CONTPAQi Nómina es clave para: Detectar errores antes del timbrado Generar alertas ante inconsistencias Automatizar el proceso de cancelación y sustitución de CFDIs Integrar con el SAT en tiempo real Conservar trazabilidad y documentación para auditorías Además, estos sistemas permiten generar reportes ejecutivos para la dirección, detallando errores frecuentes, causas raíz y acciones preventivas.

10. Impacto de los errores recurrentes en nómina Aunque corregir un error puede parecer sencillo, los errores reiterados generan impactos profundos, tales como: Desconfianza de los empleados en la empresa Rechazo de deducciones fiscales por el SAT Sanciones por información errónea en CFDIs Daño reputacional en ambientes sindicalizados o regulados Tiempo y recursos perdidos en procesos correctivos Por eso, el objetivo no debe ser solo "corregir rápido", sino construir una cultura de precisión y prevención.

La movilidad laboral, impulsada por factores tecnológicos, sociales y recientemente por acontecimientos globales como la pandemia, ha transformado profundamente la forma en que las empresas mexicanas operan. Uno de los cambios más visibles ha sido la adopción masiva del teletrabajo (home office), una práctica que no solo redefine la relación empleador-empleado, sino que también plantea nuevos retos para la correcta gestión de la nómina. Aunque muchas organizaciones ya han asumido el teletrabajo como una nueva normalidad, la mayoría subestima o desconoce las implicaciones legales, fiscales, tecnológicas y operativas que esta modalidad tiene sobre el cálculo, timbrado y administración de la nómina. A continuación, te presento un análisis exhaustivo de cómo la movilidad laboral —especialmente el trabajo remoto— impacta directa e indirectamente la nómina, y qué deben hacer las áreas de Recursos Humanos, Finanzas y Tecnología para adaptarse correctamente. 1. Reconocimiento legal del teletrabajo en México En enero de 2021, México reformó la Ley Federal del Trabajo (LFT) para incorporar el Capítulo XII BIS, que regula el teletrabajo formalmente. Según la ley, se considera teletrabajo cuando: “Más del 40% del tiempo se realiza fuera del centro de trabajo, mediante tecnologías de la información y comunicación.” La LFT establece que los teletrabajadores tienen los mismos derechos que los empleados presenciales, por lo tanto, la nómina debe reflejar íntegramente todas sus prestaciones, contribuciones y obligaciones.

2. Contratos y documentación laboral adaptada Uno de los principales errores es mantener contratos obsoletos. En modalidad de teletrabajo: El contrato debe incluir expresamente la modalidad remota Debe detallar el domicilio desde donde se prestan los servicios Incluir la política de control de horarios, herramientas, pago de servicios, equipos, etc. Definir claramente si hay apoyo económico adicional Implicación en la nómina: La información del contrato puede modificar las percepciones, incluyendo: Ayuda para Internet o energía eléctrica Renta de equipo Compensaciones por herramientas de trabajo Prestaciones adicionales no en especie Estos conceptos deben clasificarse correctamente en el CFDI como percepciones exentas o gravadas.

3. Apoyos económicos en teletrabajo: ¿prestaciones o salario? Algunas empresas ofrecen compensaciones para: Pago parcial de Internet Sillas ergonómicas Laptops o tablets Viáticos esporádicos Servicios de coworking ocasional Aquí surge un dilema: ¿estos apoyos se consideran parte del salario? Según la ley y los criterios del SAT: Si es en especie y no es convertible en dinero (ej. préstamo de equipo), no se integra al salario Si se paga en efectivo y es recurrente (ej. $500 de luz), puede ser considerado percepción ordinaria Si el gasto es deducible y comprobable (viáticos con factura), no se considera salario En la nómina: El área de RRHH debe definir qué conceptos se incluirán en el CFDI, cómo se timbrarán y si deben tener retenciones de ISR.

4. Cálculo del salario y el salario base de cotización (SBC) Un error común es calcular el SBC sin considerar los elementos pagados por teletrabajo. Según el IMSS, para efectos del SBC: “Debe incluirse todo concepto fijo y regular que represente un ingreso para el trabajador.” Por tanto, si el trabajador remoto recibe un pago mensual en efectivo o vale para Internet, y este es fijo, se considera parte del SBC. Impacto en la nómina: Aumenta la carga social patronal Modifica el cálculo del IMSS Afecta los fondos de INFONAVIT Cambia el ISR si el concepto es gravado Una mala clasificación puede derivar en omisiones ante el IMSS, lo cual constituye evasión y puede generar multas.

5. Control de jornada y horas extras en home office Una de las complicaciones más comunes es el registro de la jornada laboral en teletrabajo. La LFT exige que el empleador: Controle el horario Registre entrada y salida Garantice desconexión digital En la práctica, esto requiere el uso de: Software de control horario (biometría, login/logoff) Sistemas ERP con funcionalidades de asistencia Aplicaciones de autogestión de tiempo En la nómina: Los errores al registrar jornadas impactan en: Cálculo de horas extra Asistencia y bonos de puntualidad Deducciones por ausencias Cómputo de días laborados La falta de evidencias puede llevar a reclamaciones laborales por jornadas no reconocidas o mal pagadas.

6. Timbrado del CFDI: implicaciones fiscales y geográficas Aunque el trabajador esté en otra ciudad, el CFDI de nómina debe contener: RFC correcto del trabajador Domicilio fiscal del patrón Registro correcto del régimen laboral Fechas exactas de pago y periodo trabajado El SAT no requiere cambiar el domicilio fiscal según el lugar donde se trabaja, pero sí puede hacer cruces con el IMSS para validar zonas salariales, tipo de contratación y salario mínimo aplicable. Riesgo: Si el trabajador está registrado en una zona de salario mínimo distinta a la de su ubicación real (por ejemplo, frontera norte), y el sueldo no cumple con ese mínimo, puede haber observaciones por parte de la autoridad.

7. Dispersión bancaria y retención de ISR en múltiples jurisdicciones Aunque no es muy común, algunas empresas tienen trabajadores en diferentes estados del país e incluso trabajadores mexicanos que realizan teletrabajo desde el extranjero. Esto puede implicar: Retenciones diferentes según el estado (en caso de convenios estatales) Consideraciones para aplicar tratados de doble tributación si el trabajador está fuera del país Dificultades en la dispersión bancaria por cuentas internacionales Revisión de residencia fiscal del trabajador En la nómina, cada caso debe evaluarse de forma individual con apoyo del área fiscal, especialmente cuando se trata de teletrabajo internacional.

8. Seguridad social y obligaciones patronales en teletrabajo La reforma legal también establece que la empresa debe: Proporcionar herramientas de trabajo Garantizar condiciones seguras de salud ocupacional Cubrir los gastos derivados del teletrabajo Esto implica que, si el trabajador sufre un accidente laboral en su domicilio, el IMSS puede considerarlo riesgo de trabajo. Por lo tanto, es fundamental: Incluirlo correctamente en el reporte al IMSS Mantener actualizado el domicilio del trabajador Registrar cambios en el SUA Mantener pólizas de seguro complementarias Desde la nómina: Debe asegurarse que el registro del trabajador esté correctamente vinculado a su centro de trabajo remoto, con fecha y lugar de prestación de servicios.

9. Evaluación de productividad y compensaciones variables En teletrabajo, el desempeño se mide de forma distinta. Muchas empresas migran a modelos de: Pago por objetivos o productividad Bonos por entregables Métricas de desempeño remoto Esto genera nuevas formas de compensación que deben integrarse adecuadamente a la nómina, clasificándolas como: Gratificaciones Compensaciones variables Participación en resultados Cada concepto tiene tratamiento fiscal y laboral distinto, por lo que debe definirse en el reglamento interno y reflejarse con claves correctas del SAT en el CFDI.

10. Cultura de cumplimiento en entornos remotos Finalmente, la nómina no es solo un reflejo numérico, sino un instrumento de cultura organizacional. En entornos remotos: Los errores en pagos generan mayor ansiedad La falta de claridad en percepciones genera desconfianza La incapacidad de autogestión por parte del colaborador remoto crea desconexión Por eso, es clave contar con: Portales de consulta de recibos CFDI Tableros de control personal Canales para reportar errores o inconsistencias Automatización de la experiencia del empleado desde la nómina Un software como Worki 360, por ejemplo, permite gestionar la nómina de colaboradores presenciales y remotos desde una sola plataforma, con herramientas de comunicación, transparencia y autogestión integradas.

La contratación de trabajadores extranjeros en México es una práctica cada vez más común en empresas medianas y grandes que buscan diversificar su talento, cubrir vacantes con perfiles técnicos escasos o reforzar su visión internacional. Sin embargo, este proceso no está exento de implicaciones legales, fiscales, migratorias y, por supuesto, de nómina. Contratar talento extranjero sin cumplir con las normativas vigentes puede implicar sanciones severas, nulidad del contrato laboral, problemas con el SAT, el IMSS y el Instituto Nacional de Migración (INM), así como una exposición innecesaria ante revisiones laborales. Por ello, los directores de Recursos Humanos, responsables de Nómina y las áreas jurídicas deben trabajar en conjunto para asegurar el cumplimiento integral del proceso. A continuación, exploraremos de forma detallada las normativas, permisos, obligaciones fiscales y aspectos clave de la nómina al contratar personal extranjero en México. 1. Requisitos legales previos a la contratación Antes de contratar formalmente a un extranjero, la empresa debe cumplir ciertos requisitos legales ante la autoridad migratoria. a) Registro como empleador ante el INM Toda empresa que quiera contratar extranjeros debe estar dada de alta en el Registro Nacional de Empleadores del Instituto Nacional de Migración (INM). Este registro permite a la empresa emitir ofertas de trabajo a ciudadanos extranjeros y dar seguimiento migratorio a sus trabajadores. b) Autorización de visa por oferta de empleo Con el registro, la empresa puede emitir una carta oferta laboral, que el extranjero utilizará para solicitar su visa de residente temporal con permiso para trabajar. c) CURP y RFC para trabajadores extranjeros Una vez en México, el extranjero debe: Obtener su CURP (Clave Única de Registro de Población) Registrarse en el SAT para obtener su RFC Afiliarse al IMSS si estará en una relación subordinada Importante: Sin RFC no se puede timbrar el CFDI de nómina, y sin CURP no se puede registrar en el IMSS.

2. Contrato laboral: requisitos especiales El contrato individual de trabajo debe incluir: Nacionalidad del trabajador Número de pasaporte y de permiso de trabajo Tipo de visa y vigencia Dirección de residencia en México Condiciones específicas del contrato (remuneración, jornada, duración) Este contrato debe presentarse ante el INM si es requerido, y su redacción debe estar ajustada a la Ley Federal del Trabajo, aplicando los mismos derechos y obligaciones que para un nacional. No es válido celebrar contratos por honorarios para esquivar el cumplimiento de obligaciones fiscales o de seguridad social.

3. Implicaciones fiscales: ISR y residencia fiscal Un extranjero que reside y trabaja en México está sujeto a las mismas obligaciones fiscales que un trabajador nacional, conforme al Artículo 137 de la Ley del ISR. La ley distingue entre: a) Residentes fiscales en México Pagan ISR conforme a tarifas generales (igual que nacionales) Se retiene ISR desde la primera nómina Se emite CFDI con RFC nacional Tienen obligación de presentar declaraciones anuales si sus ingresos exceden ciertos montos b) No residentes fiscales Pagan ISR con tarifas especiales (Art. 154 y siguientes de la LISR) No se considera deducción para la empresa a menos que haya cumplimiento formal Generalmente aplica para trabajadores temporales o expatriados En la nómina: El cálculo del ISR depende del estatus migratorio y fiscal del extranjero. Usualmente, se aplica retención quincenal o mensual, y se debe reflejar en el CFDI correspondiente.

4. Seguridad social y prestaciones Los trabajadores extranjeros con relación laboral subordinada deben ser registrados en el IMSS e INFONAVIT, sin excepción. Su salario base de cotización (SBC) se calcula igual que el de un nacional Deben contar con seguro social desde el primer día laboral Tienen derecho a INFONAVIT, Afore, aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, utilidades (PTU), etc. No es legal excluir a un extranjero de la seguridad social, salvo que trabaje bajo esquema internacional (convenios de seguridad social entre países), lo cual debe documentarse.

5. CFDI de nómina para extranjeros Emitir el CFDI de nómina para un trabajador extranjero requiere: Tener el RFC válido (no usar RFC genérico) Tener CURP activa Clave de régimen: “02 Sueldos” o la que aplique Datos fiscales completos Percepciones y deducciones debidamente clasificadas En algunos casos, se debe aclarar si se trata de un extranjero no residente con visado especial Errores comunes: Usar el RFC genérico XEXX010101000, lo cual impide deducir el gasto No registrar la nacionalidad y tipo de visa en el expediente del trabajador Emitir CFDIs sin percepciones correctas por concepto de apoyo para vivienda, transporte internacional o alimentación, que deben timbrarse con claves adecuadas

6. Tratados internacionales y retenciones especiales México tiene tratados de doble tributación con muchos países. Si el trabajador extranjero también tributa en su país de origen, es posible evitar la doble imposición siempre que: El trabajador declare sus ingresos en ambos países Se presenten los documentos que acrediten su situación fiscal La empresa conserve evidencia de la aplicación del tratado En algunos casos, el SAT puede requerir documentación adicional o interpretación de los tratados, por lo que se recomienda asesoría fiscal especializada.

7. Viáticos, reembolsos y compensaciones internacionales Si el trabajador extranjero recibe: Viáticos internacionales Apoyos de reubicación Transporte aéreo Alojamiento temporal Escolaridad para sus hijos Es necesario clasificar estos pagos correctamente. Algunos pueden: Estar exentos si son comprobados con CFDI Estar gravados si se entregan en efectivo o sin factura Ser integrables al salario si son recurrentes y en efectivo En la nómina: Cada uno de estos conceptos debe timbrarse como percepción exenta, gravada o no integrable, y reflejarse en el CFDI con las claves correctas.

8. Vencimiento de visas y relación laboral Uno de los errores más graves es no monitorear el estatus migratorio del trabajador. Si la visa vence y no se renueva, el trabajador pierde su permiso legal para trabajar en México, lo cual: Invalida el contrato laboral Invalida el CFDI emitido durante ese periodo Exime al trabajador de obligaciones fiscales, pero deja a la empresa en riesgo legal Puede ocasionar sanciones del INM o STPS Recomendación: RRHH debe mantener un registro actualizado del estatus migratorio y establecer alertas de vencimiento.

9. Recomendaciones tecnológicas y de control interno La contratación de personal extranjero requiere sistemas y procesos más sofisticados, como: Plataformas de gestión documental para resguardar pasaporte, visa, CURP y RFC Software de nómina que permita personalizar el cálculo de ISR y percepciones variables Integración con SAT, IMSS e INM Control de vigencias de permisos y renovaciones Herramientas como Worki 360, SAP SuccessFactors o Meta4 ofrecen módulos específicos para la gestión de trabajadores internacionales, simplificando la carga operativa.

10. Sanciones por incumplimiento Las consecuencias de contratar a un extranjero sin cumplir con la normativa pueden ser severas: Multas del INM por contratar sin permiso: hasta 5,000 UMA Multas del SAT por CFDI inválido o RFC genérico: hasta $400,000 por trabajador Sanciones del IMSS por evasión: recargos, actualizaciones y créditos fiscales Demandas laborales si se omiten prestaciones Inhabilitación del trabajador para renovar su visa Conclusión clara: No se debe contratar a un extranjero si no se cuenta con todo en regla.

La gestión de nómina en empresas con presencia sindical implica una complejidad adicional, tanto desde el punto de vista legal como operativo y estratégico. Los sindicatos, al ser una representación colectiva de los trabajadores, negocian condiciones laborales que impactan directamente en la estructura y administración de la nómina, creando particularidades que deben ser contempladas cuidadosamente por las áreas de Recursos Humanos, Nómina, Finanzas y Tecnología. No se trata solamente de pagar sueldos y prestaciones básicas, sino de gestionar una arquitectura de compensaciones y beneficios especiales que son producto de contratos colectivos de trabajo (CCT), convenios sindicales, cláusulas adicionales y acuerdos internos. Un error en este contexto puede no solo causar conflictos laborales, sino acciones legales, paros, demandas colectivas y afectaciones a la operación empresarial. A continuación, exploraremos los aspectos clave que toda empresa sindicalizada debe considerar para gestionar correctamente su nómina y evitar fricciones innecesarias. 1. Contrato colectivo de trabajo (CCT): la base legal de la nómina sindical El Contrato Colectivo de Trabajo (CCT) es el documento que establece las condiciones laborales de los trabajadores sindicalizados, y su contenido tiene fuerza legal. Este documento define: Sueldos base por categoría y antigüedad Prestaciones superiores a la ley (aguinaldo, vacaciones, bonos, vales, etc.) Incrementos salariales periódicos Tabuladores de pago Condiciones para horas extras y días festivos Cuotas sindicales obligatorias Fondos de ahorro y préstamos internos Pagos retroactivos por revisión contractual Implicación en nómina: Cada una de estas condiciones debe reflejarse de forma precisa, personalizada y automática en el cálculo de la nómina. Es indispensable que el sistema de nómina esté configurado conforme a los términos del CCT vigente.

2. Gestión de múltiples tabuladores salariales A diferencia de una empresa no sindicalizada, donde los sueldos pueden ser individualizados, en entornos sindicales existen tabuladores salariales estandarizados por: Puesto o categoría laboral Nivel de experiencia Antigüedad en la empresa Turno (matutino, vespertino, nocturno) Errores comunes: Asignar al trabajador una categoría incorrecta No aplicar actualizaciones de tabulador tras revisión sindical Ignorar el ajuste por turno nocturno o jornada reducida Estos errores, aunque parezcan menores, pueden escalar rápidamente en conflictos colectivos o emplazamientos a huelga.

3. Incrementos y revisiones salariales periódicas Los CCT suelen establecer que los trabajadores sindicalizados tienen derecho a: Incrementos anuales porcentuales o fijos Bonos retroactivos tras la firma del contrato Ajustes especiales por inflación o productividad En la nómina: Se deben programar fechas automáticas de actualización salarial, cálculo retroactivo, timbrado correcto y pago inmediato al trabajador. Recomendación: Utilizar plataformas como Worki 360 o ERP especializados que permitan configurar reglas salariales por tipo de trabajador.

4. Cuotas sindicales y deducciones especiales Los trabajadores sindicalizados están obligados a aportar cuotas sindicales, que pueden ser: Fijas (ej. $150 mensuales) Variables (ej. 1% del salario) Mixtas Estas deducciones deben: Estar autorizadas por el trabajador en el CCT o reglamento interno Aparecer en el CFDI de nómina con la clave correcta del SAT Ser entregadas puntualmente al sindicato con evidencia documental Tener soporte contable y fiscal (no son deducción directa para el patrón) Errores aquí pueden derivar en demandas colectivas, mala relación con el sindicato o sanciones.

5. Beneficios colectivos adicionales Los sindicatos suelen negociar beneficios especiales, como: Fondo de ahorro colectivo Vales de despensa superiores a los de ley Ayuda escolar para hijos Bonos de puntualidad, asistencia y productividad Préstamos institucionales con tasas preferenciales Becas, seguros de vida o médico mayores Celebraciones (Navidad, Día del Niño, etc.) En la nómina: Todos estos conceptos deben estar claramente clasificados como: Percepciones fijas o variables Exentas o gravadas Integrables o no integrables al salario Base para cálculo del SBC o solo beneficio adicional

6. Fondo de ahorro y manejo contable Muchos CCT establecen la creación de un fondo de ahorro, donde tanto trabajador como empresa aportan un porcentaje del salario mensual (usualmente del 5% al 13%). Características: Se acumula quincenal o mensualmente Se entrega en una sola exhibición al final del año Debe estar claramente reflejado en la nómina como deducción y aportación patronal Tiene límites de exención fiscal (hasta 1.3 veces el salario mínimo general anual) Errores frecuentes: No retener al trabajador su parte No depositar al fondo colectivo No timbrar correctamente el pago anual No registrar como deducción exenta en la declaración anual Una mala gestión del fondo puede detonar conflictos con el sindicato y revisiones fiscales.

7. Cálculo de prestaciones proporcionales diferenciadas En algunos CCT se establecen prestaciones con proporciones distintas a la ley. Por ejemplo: Aguinaldo de 30 días en lugar de 15 Prima vacacional del 40% Vacaciones de 20 días desde el primer año Prima dominical incluso sin trabajar domingos Esto requiere que la nómina: Tenga configuraciones por tipo de contrato sindical Genere reportes diferenciados Timbre correctamente los montos exentos y gravados Integre el pago al cálculo del ISR y del SBC

8. Conflictos laborales y contingencias en la nómina En empresas sindicalizadas, los errores en la nómina pueden escalar a: Quejas colectivas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje Emplazamientos a huelga Suspensiones operativas por desacuerdos salariales Sanciones de la STPS por no respetar el CCT Por eso, la nómina debe contar con: Bitácoras de ajustes y correcciones Reportes de cumplimiento del CCT Módulos de conciliación y auditoría de percepciones Trazabilidad de cada pago o deducción

9. Participación del sindicato en la validación de nómina En muchas empresas, el sindicato: Valida la nómina antes de la dispersión Solicita reportes detallados de cada trabajador Requiere listado de incidencias: faltas, retardos, incapacidades Supervisa el cumplimiento de bonos y compensaciones Esto requiere de una plataforma que permita: Exportar reportes sindicales en formatos personalizados Gestionar incidencias colectivas Controlar pagos retroactivos Documentar cambios salariales de forma justificada

10. Cultura de transparencia y relación sindical estratégica La nómina no solo es un documento financiero: es un instrumento de confianza. Cuando la empresa: Paga correctamente Timbra conforme al CCT Informa de manera clara Cumple con cuotas sindicales Integra adecuadamente los beneficios Se fortalece la relación sindicato-empresa, se evita la conflictividad laboral y se mejora el clima organizacional. Recomendación estratégica: Establecer un comité de revisión mensual de nómina sindical, con participación de RRHH, Finanzas y representantes sindicales, para generar un entorno de transparencia, previsión y cumplimiento.

En el contexto empresarial mexicano, la retención por pensión alimenticia representa una obligación legal que trasciende el ámbito personal del trabajador y se convierte en una responsabilidad formal de la empresa como retenedora y dispersora del ingreso. La correcta implementación de esta retención en la nómina no solo garantiza el cumplimiento de resoluciones judiciales, sino que protege a la organización de sanciones legales, fortalece su reputación y demuestra compromiso con la justicia social y familiar. Para las áreas de Recursos Humanos, Nómina y Finanzas, este proceso debe estar debidamente normado, automatizado y controlado. A continuación, te presento una visión integral y práctica de cómo realizar la retención por pensión alimenticia desde la nómina, cumpliendo con la legislación mexicana y evitando errores que pueden tener consecuencias legales y financieras graves. 1. ¿Qué es la pensión alimenticia y cómo impacta en la nómina? La pensión alimenticia es una obligación legal establecida por una resolución judicial o convenio mediante la cual una persona debe destinar parte de sus ingresos al sustento de sus hijos, cónyuge o familiares dependientes. Cuando el obligado alimentario es un trabajador subordinado, el juez ordena a su empleador que retenga directamente de la nómina un porcentaje o monto específico de su sueldo y lo transfiera a la persona beneficiaria (acreedora alimentaria). Por tanto, la empresa actúa como responsable solidaria de la ejecución de la orden judicial, y su incumplimiento puede acarrear sanciones.

2. ¿Cuáles son las bases legales? Las retenciones por pensión alimenticia están reguladas por: Código Civil Federal y Códigos Civiles Estatales Ley Federal del Trabajo (LFT) – Artículos 110 y 132 Ley del ISR – Retención de impuestos sobre ingresos después de pensiones Lineamientos emitidos por el Poder Judicial El Artículo 110 fracción V de la LFT establece que pueden hacerse retenciones del salario por: “Pago de pensiones alimenticias en favor de los hijos, cónyuge o concubina.” Y el Artículo 132, fracción XXVII, señala que el patrón debe: “Cumplir con las disposiciones que le impongan las autoridades competentes, como las relativas a la retención de pensiones alimenticias.”

3. Recepción de la orden judicial por parte de la empresa El proceso comienza cuando la empresa recibe una orden judicial con las siguientes especificaciones: Datos del trabajador Datos del acreedor alimentario Monto o porcentaje a retener Periodicidad del pago (quincenal, mensual, etc.) Clave interbancaria o institución receptora Vigencia de la medida (temporal o indefinida) Firma y sello del juzgado Importante: No se puede realizar ninguna retención sin una orden oficial. Acuerdos verbales o personales entre trabajadores y sus exparejas no son válidos jurídicamente para la empresa.

4. ¿Qué porcentaje se puede retener? La ley no establece un porcentaje fijo, ya que depende del juez y de las circunstancias del caso. Sin embargo, los rangos más comunes son: 15% al 30% del sueldo neto, si se trata de uno o dos hijos Hasta 50% del ingreso neto, en casos de múltiples acreedores o deudor reincidente En casos especiales puede ordenarse la retención de hasta el 100% del aguinaldo, bonos o utilidades Advertencia: El artículo 110 LFT establece que las retenciones totales al salario no pueden exceder el 30% del salario neto, salvo en el caso de pensión alimenticia, donde sí puede superarse ese límite.

5. ¿Sobre qué ingresos se aplica la retención? La pensión alimenticia se aplica generalmente sobre el salario neto o disponible, y puede incluir: Sueldo base Bonos Comisiones Aguinaldo Vacaciones PTU Finiquito Otros ingresos gravados No se aplican retenciones sobre: Aportaciones patronales a fondo de ahorro Vales de despensa en especie Reembolsos Viáticos comprobados En la nómina: El sistema debe calcular automáticamente la base sobre la cual aplicar la pensión, hacer la retención correspondiente y reflejarla en el CFDI con la clave fiscal correcta.

6. Procedimiento operativo en la nómina a) Registro de la orden judicial en el sistema Cargar los datos del expediente judicial, monto, tipo de retención y beneficiario. b) Cálculo automático Configurar la fórmula de cálculo según la periodicidad del pago y los ingresos variables del trabajador. c) Generación del CFDI El recibo de nómina debe incluir la retención por pensión con la clave 002 del catálogo del SAT (Deducción por pensión alimenticia). d) Transferencia bancaria Realizar el depósito en la cuenta del acreedor alimentario. Puede hacerse: Directamente a su cuenta personal A través del juzgado Mediante institución intermediaria (ej. DIF) e) Constancia de pago Guardar comprobante bancario de la transferencia y archivo de seguimiento judicial.

7. ¿Qué sucede si el trabajador cambia de empresa? La obligación alimenticia sigue vigente. El juez notificará a la nueva empresa para que continúe con la retención. Si el trabajador no informa a la autoridad, puede incurrir en desacato judicial. Es recomendable que el área de nómina informe al juzgado sobre la baja del trabajador, para que se actualice el expediente y se dé seguimiento.

8. Consecuencias de incumplimiento por parte del empleador El patrón que no retenga o no transfiera los montos establecidos se expone a: Multas económicas por desacato Demandas civiles o penales Pago retroactivo de pensiones omitidas Responsabilidad solidaria como deudor alimentario Pérdida de confianza por parte de colaboradores y sindicatos Recomendación: Establecer controles internos y alertas para evitar omisiones, especialmente en pagos extraordinarios como aguinaldo o finiquitos.

9. Herramientas tecnológicas para la gestión automatizada En un entorno digital y regulado, lo ideal es contar con un sistema de nómina que permita: Registrar múltiples órdenes judiciales por trabajador Calcular retenciones sobre ingresos variables Aplicar porcentajes diferenciados por ingreso Emitir CFDI con claves fiscales correctas Generar reportes para el área legal y judicial Integrar notificaciones automáticas en caso de cambios Plataformas como Worki 360, Meta4 o SAP SuccessFactors ofrecen funcionalidades específicas para el manejo de deducciones judiciales y retenciones complejas.

10. Cultura de responsabilidad social desde la nómina Aunque la pensión alimenticia puede parecer un trámite ajeno a la empresa, en realidad es un reflejo del compromiso social de la organización. Cuando la empresa: Retiene puntualmente Transfiere con transparencia Informa al trabajador Documenta adecuadamente Capacita a sus equipos Demuestra una postura de respeto hacia las leyes, la familia y la justicia social. Esto fortalece su reputación y construye una imagen de empleador ético y confiable.



🧾 Resumen Ejecutivo La gestión de la nómina en México está profundamente influenciada por una estructura legal y fiscal compleja, así como por las transformaciones tecnológicas y laborales recientes. A lo largo del presente artículo, se abordaron 10 preguntas clave que revelan los principales retos y responsabilidades que enfrentan las áreas de Recursos Humanos, Tecnología y Finanzas al administrar correctamente la nómina bajo el marco normativo mexicano. A continuación, se sintetizan los principales hallazgos: ✅ 1. Intervención del SAT en la nómina El Servicio de Administración Tributaria (SAT) regula activamente el proceso de timbrado, cálculo de ISR y validación de deducibilidad en nómina. El cumplimiento correcto con CFDI y retenciones es esencial para evitar multas, auditorías o pérdidas fiscales.

✅ 2. Cálculo legal del aguinaldo El aguinaldo debe calcularse de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (mínimo 15 días) y con consideraciones fiscales específicas, como el límite exento para ISR. Su correcta integración en la nómina evita sanciones y fortalece la confianza del trabajador.

✅ 3. Errores comunes en empresas medianas Desde el uso de procesos manuales hasta omisiones en retenciones o timbrado, los errores frecuentes en la nómina pueden generar conflictos legales, sanciones fiscales y pérdida de control operativo.

✅ 4. Impacto de la reforma de outsourcing La prohibición de subcontratación de personal obligó a las empresas a absorber directamente a su plantilla, aumentando la carga administrativa y la necesidad de un sistema de nómina actualizado y alineado a las nuevas obligaciones fiscales y laborales.

✅ 5. Gestión del finiquito El finiquito debe reflejarse mediante CFDI extraordinario, con todos los conceptos devengados, percepciones proporcionales, deducciones legales y retenciones correctas. Su correcta emisión es clave para evitar litigios laborales.

✅ 6. Corrección de errores en CFDI de nómina Los errores en la nómina solo pueden corregirse mediante la cancelación y reexpedición del CFDI con las claves fiscales adecuadas. Este proceso debe estar respaldado documental y tecnológicamente.

✅ 7. Efectos del teletrabajo en la nómina La movilidad laboral, especialmente el home office, exige contratos adaptados, control de horarios remoto, cálculo correcto de prestaciones y fiscalización de percepciones especiales, como apoyo de internet o viáticos.

✅ 8. Contratación de trabajadores extranjeros El cumplimiento migratorio, fiscal y de seguridad social es indispensable para trabajadores internacionales. La empresa debe registrar al extranjero en IMSS, emitir CFDI válido y manejar adecuadamente tratados de doble tributación.

✅ 9. Nómina sindicalizada La gestión de nómina en ambientes sindicalizados requiere implementar tabuladores, calcular beneficios adicionales, deducciones sindicales, fondos de ahorro y ajustes retroactivos. La precisión operativa y la transparencia son claves para mantener la paz laboral.

✅ 10. Retenciones por pensión alimenticia Las retenciones por pensión son una obligación legal que la empresa debe aplicar conforme a resoluciones judiciales, integrarlas en la nómina con claves fiscales correctas y mantener evidencias documentales de cumplimiento.

Beneficios estratégicos de WORKI 360 La complejidad del entorno legal, fiscal y operativo de la nómina en México convierte a WORKI 360 en una solución tecnológica indispensable para empresas modernas que desean profesionalizar y automatizar este proceso. Entre los principales beneficios que ofrece WORKI 360 se encuentran: 🔹 Cumplimiento normativo integral WORKI 360 está actualizado con las disposiciones fiscales del SAT, CFDI 4.0, reformas laborales, y tiene integraciones automáticas con IMSS, INFONAVIT, SUA y REPSE.

🔹 Automatización de procesos críticos Desde el cálculo de ISR, aguinaldos, finiquitos, bonos sindicales, hasta la retención de pensiones alimenticias, WORKI 360 automatiza cada paso, eliminando errores y garantizando trazabilidad.

🔹 Gestión avanzada de diferentes tipos de contratos Permite operar nóminas para trabajadores sindicalizados, extranjeros, remotos, eventuales o de confianza, configurando reglas por puesto, régimen o tipo de prestación.

🔹 Plataforma centralizada y accesible Con una interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo, permite a los colaboradores consultar CFDIs, reportar incidencias y monitorear su información salarial en tiempo real.

🔹 Reportes ejecutivos para la alta dirección Permite generar reportes fiscales, financieros, legales y operativos en segundos, facilitando la toma de decisiones basada en datos.

🔹 Reducción de riesgos y sanciones Gracias a sus controles automáticos y validaciones inteligentes, reduce drásticamente los errores humanos, previene omisiones fiscales y asegura la integridad de la información.