RETENCION RENTA EL SALVADOR

La retención del impuesto sobre la renta (ISR) en El Salvador, aplicada a través de la planilla de sueldos, representa una de las responsabilidades más delicadas que enfrenta cualquier organización. Para los gerentes de recursos humanos, directores financieros y jefes de nómina, calcular esta retención correctamente no es solo una tarea técnica: es una línea crítica de cumplimiento tributario y reputación empresarial.

En un entorno en el que el Ministerio de Hacienda intensifica la fiscalización y las auditorías cruzadas entre lo declarado y lo efectivamente pagado, cometer errores en la retención de renta puede generar sanciones, deterioro de la confianza interna y conflictos con los colaboradores. A continuación, desglosamos los errores más comunes en la gestión de este proceso y cómo evitarlos desde un enfoque estratégico.

1. No aplicar correctamente los tramos establecidos por la ley El Ministerio de Hacienda establece tramos progresivos para el cálculo del ISR, actualizados anualmente. Uno de los errores más frecuentes es utilizar tablas desactualizadas o mal interpretadas, lo que produce: Retenciones menores a las obligatorias (lo que genera omisión fiscal). Retenciones mayores a las debidas (lo que impacta negativamente al colaborador).

Esto ocurre cuando el equipo de nómina no revisa las actualizaciones publicadas por Hacienda o continúa usando versiones viejas del sistema de cálculo.

2. Calcular la renta sobre una base errónea El segundo error común se da al determinar la base imponible sobre la que debe calcularse la retención. Muchas empresas: Incluyen ingresos que deberían estar exentos. Omiten ingresos sujetos a retención (como bonos o comisiones). No aplican las deducciones permitidas, como cotizaciones al ISSS o AFP.

Esto provoca un desfase entre el salario real y el salario gravado, y altera completamente la correcta aplicación del impuesto.

3. No realizar el ajuste de renta en diciembre El ajuste de renta en el último mes del año permite equiparar lo retenido mensualmente con lo que realmente debía retenerse según el ingreso total anual del colaborador. Es un proceso obligatorio.

Muchos departamentos de nómina no lo aplican, especialmente en empresas pequeñas o con sistemas manuales, lo que genera: Inconsistencias en la declaración del colaborador ante Hacienda. Posibles requerimientos legales por diferencias en lo retenido.

Este ajuste debe realizarse sí o sí en diciembre, y reflejarse en el comprobante de salario.

4. No retener a empleados con múltiples ingresos Algunos colaboradores tienen más de un empleo formal. Si la empresa no consulta con el trabajador y no se verifica si existe otra fuente de ingresos, podría subestimar la retención real que le corresponde.

Aunque legalmente cada empleador solo retiene según el ingreso que paga, si el colaborador no realiza su declaración personal correctamente, la empresa puede verse envuelta indirectamente en requerimientos fiscales.

5. Falta de parametrización correcta en el software de nómina En muchos casos, el error no es del analista, sino del sistema. Una mala configuración del software, como fórmulas incorrectas, escalas desactualizadas o valores mal asignados, puede generar retenciones inexactas de forma masiva.

Esto ocurre especialmente cuando: Se actualiza el salario mínimo y no se reconfiguran los parámetros. Se incorpora nuevo personal y no se personaliza el cálculo. Se trasladan datos de una planilla a otra sin validación.

Una retención mal calculada por sistema impacta directamente en la confianza del colaborador y en la precisión fiscal.

6. Omitir la retención en pagos extraordinarios Bonificaciones, aguinaldos (cuando exceden lo exento), indemnizaciones gravadas y retroactivos deben pasar también por el filtro de retención. Muchas empresas: Pagan bonos sin considerar la carga fiscal. Tratan estos pagos como no sujetos sin sustento legal. Omiten aplicar retención por error o desconocimiento.

Esto genera diferencias entre lo declarado y lo que realmente se deduce del colaborador, creando exposición a reparos fiscales.

7. No conservar los respaldos documentales necesarios Es frecuente que las empresas no guarden: Recibos firmados de pago donde se detalla la retención. Planillas respaldadas con deducciones individuales. Historiales mensuales de las retenciones reportadas a Hacienda.

Ante una auditoría o requerimiento legal, la falta de respaldo puede agravar las consecuencias del error, incluso si el cálculo fue correcto.

8. No informar correctamente al colaborador Un error sutil pero grave: no explicar con claridad la retención aplicada. Esto genera desconfianza, quejas, y en algunos casos, reclamos que escalan hasta recursos legales. El colaborador tiene derecho a: Conocer el monto exacto de la retención. Ver en su comprobante cómo se calculó. Solicitar una explicación clara de cualquier variación.

No hacerlo genera un ambiente de opacidad que erosiona el clima laboral.

9. No aplicar la retención cuando corresponde por ley Algunas empresas, por desconocimiento o mala interpretación de la normativa, omiten completamente la retención en casos como: Personal que gana un poco más del mínimo exento. Empleados a medio tiempo que sí superan el límite mensual. Empleados contratados recientemente que ya deberían estar sujetos.

Este error, aunque aparentemente menor, puede tener consecuencias fiscales serias. Hacienda considera la no retención como omisión del agente retenedor, lo cual acarrea sanciones.

10. No reportar correctamente a Hacienda las retenciones realizadas Finalmente, otro error crítico es la inconsistencia entre lo que se retiene y lo que se reporta al Ministerio de Hacienda. Esto puede suceder por: Desfase entre el cierre de planilla y el envío de la declaración. Diferencias en las fechas contables y fiscales. Reportes incompletos o con errores de digitación.

Una empresa puede haber retenido correctamente, pero si no lo reporta bien, queda expuesta a reparos y sanciones por omisión tributaria.

En el contexto laboral salvadoreño, uno de los temas más sensibles y, a menudo, malentendidos por los colaboradores es la retención del impuesto sobre la renta (ISR). Aunque es una obligación fiscal establecida por ley, su impacto directo sobre el salario neto puede ser significativo y, si no se comunica y gestiona correctamente, generar confusión, desconfianza e insatisfacción laboral.

Para los gerentes de recursos humanos, líderes financieros y ejecutivos de nómina, comprender cómo la retención de renta afecta el ingreso percibido y cómo este impacto es interpretado por el colaborador es clave para mantener una cultura de transparencia, previsión y confianza organizacional.

1. Del salario bruto al neto: el rol de la retención en la percepción de ingreso El salario bruto es el monto total acordado contractualmente entre la empresa y el trabajador. Sin embargo, el salario neto es lo que realmente llega al bolsillo del colaborador, y es aquí donde entra en juego la retención de renta.

Esta deducción legal reduce el monto a pagar, y cuando el trabajador no entiende bien su naturaleza o cálculo, puede sentir que está recibiendo menos de lo que “se le prometió”, lo cual afecta directamente la percepción de justicia salarial.

Por ello, el impacto no es solo financiero, sino también psicológico y emocional.

2. ¿Cuándo comienza a aplicarse la retención de renta? En El Salvador, la ley establece que las personas naturales con ingresos mensuales superiores a $487.60 deben estar sujetas a retención de ISR.

Esto significa que: Colaboradores con salarios iguales o inferiores a este monto no verán afectado su salario neto por este concepto. Aquellos que cruzan este umbral comienzan a experimentar una reducción significativa en su ingreso neto, especialmente si no estaban conscientes de la retención.

El salto de un nivel no gravado a uno gravado es uno de los momentos más sensibles en la gestión de expectativas del personal.

3. El efecto en porcentajes: entre 10% y 30% según el tramo El ISR en El Salvador es progresivo, lo que significa que a mayor ingreso, mayor tasa de retención. Los tramos actuales varían desde el 10% hasta el 30%, con deducciones fijas según el nivel.

Esto implica que un colaborador con ingresos medios puede perder entre $50 y $400 o más mensuales, dependiendo de su nivel salarial, situación personal y tipo de ingresos.

Sin una explicación clara, el trabajador puede asumir que la empresa está “pagando menos”, lo cual impacta directamente en: La motivación. La percepción de equidad interna. La disposición a aceptar aumentos salariales (ya que no perciben el incremento neto completo).

4. Salario emocional vs. salario real Aquí entra en juego un concepto muy valioso para la gestión de talento: el salario emocional. El salario neto, afectado por la retención, no refleja el esfuerzo completo de la organización por compensar al colaborador. Un aumento de $100 puede representar solo $70 netos después de la retención, lo cual, si no se explica adecuadamente, puede generar frustración.

Por eso, el impacto de la retención va más allá de lo financiero: afecta la percepción emocional del reconocimiento y el valor percibido del trabajo.

5. Bonificaciones y pagos extraordinarios: impacto doble Otro punto importante es cómo la retención afecta: Bonificaciones anuales. Comisiones. Retroactivos. Aguinaldos (cuando exceden el monto exento).

Los colaboradores suelen esperar estos ingresos como un “extra limpio”, pero al estar sujetos a retención, el monto recibido puede ser menor de lo anticipado, generando decepción y comentarios como: “me dieron bono, pero lo que me cayó fue mucho menos de lo que dijeron”.

Esto debe ser anticipado y comunicado claramente.

6. Cambios en la estructura salarial: percepción de pérdida Cuando un empleado pasa de: Medio tiempo a tiempo completo. Contrato por servicios a relación laboral formal. Un cargo operativo a uno gerencial. ...generalmente implica un aumento en el salario bruto, pero también una nueva obligación tributaria.

El resultado puede ser que, a pesar de ganar más en el papel, su ingreso neto no crece en la misma proporción, o incluso se reduzca en algunos casos de acumulación de ingresos o retenciones mal gestionadas.

Esto puede generar el fenómeno del “ascenso sin mejora” percibida.

7. Comparaciones entre colaboradores Uno de los efectos secundarios más comunes ocurre cuando colaboradores comparan entre sí sus ingresos netos, sin entender los factores que determinan las diferencias en la retención. Uno puede tener más deducciones. Otro puede tener ingresos variables o comisiones. Otro puede estar en un tramo diferente por ingresos extras.

Si la empresa no educa al personal en esta materia, la falta de contexto puede dar lugar a percepciones de injusticia, favoritismo o errores.

8. Confusión durante el primer año de aplicación Es común que un colaborador que entra con salario bajo no experimente retención durante sus primeros meses, pero al recibir un aumento o bono significativo, la retención comienza.

Esto genera una ruptura de expectativas, especialmente si el cambio no es explicado de forma oportuna. Puede incluso provocar desconfianza o desmotivación, pensando que el “aumento” fue ficticio.

9. Posibles soluciones para mitigar el impacto percibido Desde una perspectiva gerencial y de RR.HH., se pueden aplicar varias estrategias para reducir el impacto negativo de la retención en la percepción del salario: 📢 Transparencia total: entregar mensualmente un comprobante claro del salario bruto, deducciones aplicadas y neto final. 🧾 Explicaciones previas a cualquier cambio salarial que implique nueva retención. 📚 Capacitación financiera básica para colaboradores, como parte de la inducción. 💬 Espacios de consulta directa con RR.HH. para resolver dudas sobre la retención. 🧠 Incluir beneficios no monetarios (como seguros, días libres, becas internas) que refuercen el valor total del paquete laboral.

10. Rol estratégico de RR.HH. y liderazgo El área de Recursos Humanos debe asumir un rol educador, proactivo y empático en la gestión de la retención: No solo “hacer bien el cálculo”. También explicar, acompañar y prevenir conflictos.

Esto incluye trabajar en conjunto con el área financiera para garantizar que el impacto fiscal se entienda como parte de la responsabilidad ciudadana y no como un castigo salarial.

Una empresa que explica bien, educa y acompaña, construye confianza organizacional a través de la transparencia.

En el sistema tributario salvadoreño, las empresas no solo tienen la responsabilidad de pagar impuestos, sino también de actuar como agentes de retención del Estado. Esto significa que tienen la obligación legal de retener el impuesto sobre la renta (ISR) correspondiente a los ingresos laborales de sus colaboradores y enterarlo al fisco.

Por tanto, omitir la retención de renta a un trabajador no es un simple error administrativo, sino una infracción fiscal con consecuencias graves que pueden afectar el flujo de caja, la reputación y la legalidad de la empresa. Este artículo profundiza en esas implicaciones y ofrece una visión estratégica de cómo prevenirlas y gestionarlas eficazmente.

1. El marco legal: ¿Qué dice la ley sobre la retención obligatoria? El Código Tributario de El Salvador y la Ley del Impuesto sobre la Renta establecen con claridad que todo empleador está obligado a retener el ISR a los trabajadores que perciban ingresos superiores al mínimo exento ($487.60 mensuales, a la fecha).

La empresa actúa como “agente de retención”, y en esa calidad, es responsable solidaria ante el Ministerio de Hacienda por los montos que debieron haberse retenido.

Esto significa que si no se retiene correctamente, la empresa debe pagar el monto omitido como si lo hubiese recibido directamente.

2. Reparo fiscal: la consecuencia inmediata Cuando Hacienda detecta que no se ha retenido renta a un colaborador que debía estar sujeto, puede emitir un “reparo fiscal”. Esto implica que: Se obliga a la empresa a pagar el impuesto no retenido. No se permite trasladar esa obligación retroactivamente al empleado. Se suman intereses moratorios y recargos, desde la fecha en que debió haberse enterado el monto.

En términos simples: la empresa pierde dinero que nunca cobró, porque no retuvo lo que debía.

3. Multas y sanciones por incumplimiento de agente retenedor Además del pago del impuesto omitido, la ley establece sanciones adicionales por no cumplir con las obligaciones como agente de retención: Multas fijas por cada omisión detectada. Sanciones proporcionales al monto no retenido. Pérdida de beneficios fiscales o facilidades de pago vigentes. En casos graves o reiterados, denuncias por evasión tributaria.

Estas multas pueden representar decenas o cientos de dólares por cada colaborador afectado, especialmente si el incumplimiento se arrastra por varios meses o años.

4. Impacto en la contabilidad y los estados financieros Una omisión de retención mal gestionada puede tener efectos devastadores en los estados financieros de la empresa, especialmente si Hacienda requiere una corrección retroactiva.

La empresa debe: Registrar el impuesto como gasto no planeado. Aumentar provisiones fiscales. Reestructurar flujos de caja para cubrir el pasivo inesperado.

Esto puede distorsionar los resultados del ejercicio, afectando indicadores como EBITDA, utilidad neta y liquidez operativa.

5. Complicaciones en auditorías externas Las firmas auditoras —financieras y fiscales— verifican cada año que las retenciones se hayan realizado correctamente. Si detectan omisiones, emitirán observaciones críticas que: Pueden afectar la opinión del auditor. Deben ser reveladas en las notas a los estados financieros. Comprometen la percepción de transparencia y cumplimiento ante terceros.

Esto es especialmente sensible en empresas que buscan financiamiento externo, alianzas estratégicas o participación en licitaciones públicas.

6. Posibles conflictos con los colaboradores Si un colaborador no tiene retención y posteriormente se le genera una obligación fiscal no cubierta, puede atribuir el error a la empresa.

Aunque el Código Tributario establece que el contribuyente (el trabajador) debe declarar, la omisión de la empresa como agente de retención puede: Generar reclamos laborales. Dañar la relación con el colaborador. Forzar a la empresa a asumir la obligación para proteger su reputación.

Un error que parece administrativo se convierte en un riesgo de clima organizacional.

7. Impacto reputacional ante Hacienda El Ministerio de Hacienda clasifica a las empresas según su comportamiento fiscal. Una empresa con reparos frecuentes por omisión de retención: Puede ser incluida en listas de vigilancia. Recibirá fiscalizaciones más frecuentes. Podría perder beneficios de programas de cumplimiento voluntario.

Esto incrementa la carga fiscal-operativa y el riesgo de auditorías profundas, lo cual consume tiempo y recursos de toda la organización.

8. Dificultades en la declaración anual de renta del colaborador Al no existir retención mensual, el colaborador: No tiene respaldo ante Hacienda de que ya se pagó su impuesto. Puede recibir notificaciones para declarar renta y pagar el total acumulado. Puede ser multado si no lo hace, aún sin haber sido informado.

Esto genera una mala experiencia laboral, especialmente en colaboradores sin conocimientos tributarios, quienes confían en que la empresa ha cumplido por ellos.

9. Incompatibilidad con plataformas digitales y sistemas de conciliación fiscal Las nuevas plataformas del Ministerio de Hacienda (como la factura electrónica y el sistema de pre-declaraciones) cruzan automáticamente la información de planillas, ISSS, AFP y retenciones.

Si un colaborador aparece como cotizante pero sin retención registrada, el sistema detecta inconsistencia. La omisión ya no puede ocultarse: se identifica automáticamente y se genera una alerta fiscal inmediata.

10. Prevención: el arma más poderosa Para evitar todas estas implicaciones fiscales, las empresas deben: 🔁 Revisar mensualmente los tramos y bases de cálculo. 🧮 Automatizar la retención mediante software confiable. 🧾 Realizar auditorías internas de la planilla cada trimestre. 📋 Capacitar al equipo de nómina y contabilidad. 📡 Monitorear alertas y notificaciones del Ministerio de Hacienda.

El cumplimiento tributario ya no es solo una función contable: es una política de riesgo empresarial que debe ser liderada por la alta dirección.

En una empresa moderna, el área de contabilidad ya no es solo un centro de costos o un registrador de transacciones. Su rol ha evolucionado para convertirse en un pilar de cumplimiento fiscal, control financiero, integridad operativa y sostenibilidad empresarial. En este contexto, el control de las retenciones —especialmente la del Impuesto sobre la Renta (ISR) a los empleados— es una responsabilidad estratégica que recae fuertemente sobre esta área.

La correcta gestión de las retenciones no puede estar aislada en Recursos Humanos o nómina. Contabilidad debe ser el puente entre la obligación legal, el registro financiero y la trazabilidad ante el fisco. A continuación, exploramos en detalle cuál es el papel específico de esta área, cómo se articula con otras funciones y qué riesgos existen cuando no se asume con la rigurosidad que merece.

1. Verificar que los cálculos de retención sean correctos y consistentes Aunque el cálculo inicial de la retención de renta suele ser realizado por el equipo de nómina o RR.HH., es el área de contabilidad la responsable de revisar y validar que dichos cálculos sean correctos y coherentes con los parámetros fiscales vigentes.

Esto implica revisar: Aplicación correcta de los tramos de renta. Inclusión adecuada de bonificaciones, comisiones o pagos extraordinarios. Cálculos proporcionales en caso de ingreso o salida del colaborador. Errores de redondeo o fórmulas en los sistemas.

Una contabilidad que no audita la exactitud de las retenciones es una contabilidad ciega ante el riesgo fiscal.

2. Registrar correctamente las retenciones como pasivo y gasto en los libros contables Las retenciones no son ingresos ni egresos de la empresa; son valores retenidos en nombre del Estado, que deben ser registrados contablemente como: 🧾 Pasivo por pagar: una obligación temporal hasta ser enterada a Hacienda. 📉 Gasto contable en planilla (en bruto), aunque no se traslada al colaborador.

Una mala clasificación o falta de registro puede: Distorcionar los estados financieros. Provocar inconsistencias en los informes mensuales o anuales. Generar observaciones en auditorías internas o externas.

3. Coordinar con tesorería el pago efectivo al Ministerio de Hacienda Una vez calculadas y registradas las retenciones, el siguiente paso crítico es el pago oportuno al Ministerio de Hacienda.

Contabilidad es responsable de: Coordinar con tesorería el cumplimiento dentro de los plazos legales. Garantizar la disponibilidad de fondos. Supervisar que se utilicen los canales de pago correctos (banca en línea, plataformas del fisco). Confirmar que el monto pagado coincida exactamente con lo registrado en planillas.

Un desfase entre la contabilidad y el pago efectivo puede derivar en multas, intereses moratorios y reparos fiscales.

4. Preparar los informes y reportes fiscales correspondientes El área contable es la responsable final de elaborar y presentar los reportes que consolidan todas las retenciones realizadas, tanto mensualmente como en el cierre fiscal del año. Estos reportes incluyen: Declaraciones mensuales de ISR retenido. Constancias anuales de retenciones entregadas a los empleados. Reportes para conciliación con ISSS, AFP y otras entidades reguladoras.

Una falla en estos reportes no solo genera sanciones, sino que compromete la imagen de la empresa como contribuyente responsable.

5. Realizar conciliaciones mensuales entre planilla y contabilidad Un papel clave de contabilidad es garantizar que los datos de nómina coincidan con los datos contables. Esto se logra mediante: Conciliaciones mensuales entre planilla, retenciones y registros contables. Revisión de acumulados vs. pagos efectuados. Comparación con los informes entregados a Hacienda.

Estas conciliaciones permiten detectar errores antes de que escalen y asegurar que cada peso retenido tenga su correspondiente reflejo legal y financiero.

6. Auditar internamente la aplicación de retenciones Además de registrar y reportar, contabilidad debe auditar internamente las retenciones aplicadas. Esto incluye: Revisar casos aleatorios cada mes. Validar que no existan colaboradores excluidos indebidamente. Comprobar la aplicación correcta de los tramos tributarios. Verificar que los ajustes anuales de renta hayan sido ejecutados.

Estas auditorías internas son un instrumento preventivo que protege a la empresa de sanciones y asegura la mejora continua.

7. Documentar todo el proceso como respaldo ante auditorías externas o fiscales El área contable debe asegurarse de conservar toda la documentación que respalde las retenciones realizadas, incluyendo: Planillas firmadas o digitales. Recibos de salario con detalle de deducciones. Comprobantes de pago al fisco. Reportes firmados por RR.HH. y nómina.

Esta documentación es vital en caso de: Auditorías de Hacienda. Requerimientos de auditoría financiera externa. Revisión interna por parte del comité de auditoría o junta directiva.

8. Implementar controles automáticos en el sistema contable Contabilidad también es responsable de asegurar que el ERP o software contable esté correctamente configurado para automatizar controles, tales como: Alertas por omisión de retención. Validaciones entre lo calculado y lo reportado. Conciliaciones automáticas entre nómina y libro diario.

Esto minimiza el error humano y mejora la trazabilidad del proceso tributario.

9. Proveer información a otras áreas para toma de decisiones Contabilidad debe generar información estratégica que ayude a otras áreas a: Entender el costo real de la planilla. Identificar oportunidades de optimización fiscal. Definir presupuestos con base en costos tributarios. Prepararse ante reformas fiscales.

Este rol analítico convierte a contabilidad en un socio estratégico, más allá de la función operativa.

10. Promover una cultura de cumplimiento tributario Finalmente, contabilidad debe ser promotora de una cultura de cumplimiento, ética y transparencia. Su influencia debe verse reflejada en: Procesos documentados. Indicadores de control. Alertas tempranas ante desviaciones. Capacitación interna en temas fiscales.

Una empresa que retiene bien, paga bien y reporta bien, se distingue por su profesionalismo y previsión.

Uno de los desafíos más complejos en la administración de planilla en El Salvador es la correcta gestión de la retención del Impuesto sobre la Renta (ISR) en los casos de colaboradores con salario variable. Este grupo de empleados, que incluye a vendedores, comisionistas, operativos por producción, y otros con bonificaciones recurrentes o pagos por rendimiento, no recibe un ingreso constante mes a mes, lo cual complica la aplicación de fórmulas tributarias rígidas.

Para los directores financieros, jefes de recursos humanos y líderes contables, abordar esta situación con precisión no es solo una obligación fiscal, sino también una oportunidad para construir un sistema justo, transparente y preventivo. A continuación, abordamos cómo debe manejarse estratégicamente este escenario, cuáles son los errores más frecuentes, y cómo evitar sanciones o conflictos internos con los colaboradores.

1. Comprender qué se considera salario variable Antes de aplicar cualquier fórmula, es vital distinguir entre los componentes fijos y variables del ingreso de un colaborador. El salario variable puede estar compuesto por: Comisiones por ventas. Bonificaciones mensuales por metas. Horas extras variables. Incentivos de productividad. Retroactivos. Viáticos con carácter salarial (si aplican). Pagos por resultados operativos.

Todo componente que se repite pero no es constante debe entrar en la categoría de variable, y por ende, debe ser considerado para efectos de retención de renta si se acumula con el salario base.

2. Principio general: retención mensual con base en ingreso real La normativa salvadoreña establece que la retención de renta se hace sobre los ingresos reales percibidos en el mes. Esto significa que, en el caso de empleados con salario variable, la retención debe calcularse mes a mes, y no como un promedio fijo anual.

Esto conlleva dos implicaciones importantes: Un mes con ingresos más altos implica una retención más alta. Un mes con ingresos bajos puede generar incluso una retención nula.

Este comportamiento genera fluctuaciones en el salario neto, por lo que es indispensable explicarlo claramente al colaborador.

3. Calcular la retención con base en el ingreso total imponible Cada mes, el departamento de nómina debe: Sumar el ingreso total del colaborador, incluyendo salario base y todos los componentes variables sujetos a renta. Aplicar las deducciones permitidas por ley, como AFP (6.25%) e ISSS (3%). Restar el mínimo exento mensual ($487.60). Aplicar la tabla progresiva de renta vigente, para obtener el monto a retener.

Por ejemplo, si un colaborador gana $400 como base y $300 en comisiones, su total mensual es $700, lo que lo coloca por encima del tramo exento y le genera obligación de retención.

4. ¿Se puede promediar el salario variable para evitar fluctuaciones? En la práctica, muchas empresas optan por promediar el salario variable de los últimos tres o seis meses para hacer una retención más estable. Sin embargo: Esto no está contemplado explícitamente por la normativa. Puede generar desfases si el colaborador recibe ingresos muy distintos en meses siguientes. Se vuelve riesgoso si no se realiza un ajuste de renta en diciembre, como exige el Código Tributario.

Por tanto, si se utiliza esta modalidad, debe ser respaldada con controles estrictos, documentación y un ajuste anual obligatorio.

5. Aplicar correctamente el ajuste de renta en diciembre En los casos de salario variable, el ajuste anual de renta en diciembre se vuelve crucial. Aquí, se debe: Sumar todos los ingresos gravados del año. Aplicar las deducciones acumuladas. Calcular el impuesto real del año completo. Compararlo contra lo que se ha retenido mensualmente. Ajustar (devolver o retener) la diferencia.

Esto permite corregir errores acumulados por retenciones inexactas, lo cual es común cuando hay ingresos que suben o bajan con frecuencia.

6. Evitar errores frecuentes en casos de salario variable Los errores más comunes en este contexto son: ❌ No retener renta en meses con ingresos elevados. ❌ Retener una cantidad fija sin considerar las comisiones. ❌ No incluir bonificaciones o retroactivos en la base imponible. ❌ No realizar el ajuste de renta al final del año. ❌ No entregar comprobantes claros al colaborador.

Cualquiera de estos errores puede resultar en reparos fiscales, reclamos laborales o pérdida de credibilidad en el sistema de compensación.

7. Comunicación clara con el colaborador: clave para evitar fricciones Los colaboradores que reciben salario variable suelen estar muy atentos a cuánto les "cae" cada mes. Por tanto, cuando ven una retención que no entienden o que les parece excesiva, tienden a atribuirla a un error de la empresa.

Para evitar esto, es importante: 📢 Explicar el cálculo cada vez que la retención varíe significativamente. 🧾 Entregar un comprobante detallado del desglose. 🧠 Capacitar al colaborador sobre cómo funciona la tabla de ISR. 💬 Mantener un canal abierto para consultas específicas.

Una empresa que educa a sus colaboradores en estos temas reduce el ruido interno y fortalece la transparencia organizacional.

8. Utilizar sistemas de nómina avanzados En casos de salarios variables, el uso de software especializado como WORKI 360 o sistemas integrados ERP es esencial. Estas plataformas permiten: Automatizar el cálculo de retenciones mes a mes. Integrar datos de desempeño y ventas para calcular comisiones en tiempo real. Aplicar la tabla de ISR actualizada automáticamente. Generar alertas de errores o inconsistencias. Preparar el ajuste de renta en diciembre con solo unos clics.

Este tipo de soluciones reduce la exposición al error humano y mejora la eficiencia del equipo de nómina y contabilidad.

9. Establecer políticas internas sobre el manejo de renta variable Toda organización con una fuerza laboral que incluye salarios variables debe tener una política clara sobre cómo se manejará la retención de renta en estos casos. Esa política debe incluir: Métodos de cálculo mensual. Frecuencia de actualización de parámetros. Responsables del proceso. Comunicación al colaborador. Proceso de ajuste y entrega de constancia.

Una política bien definida permite que el proceso sea replicable, auditable y comprendido por todos los involucrados.

10. La visión gerencial: más allá del cumplimiento Desde la perspectiva de la alta dirección, manejar correctamente la retención de renta en salarios variables no es solo cumplir con Hacienda; es una muestra de: Compromiso con la equidad salarial. Transparencia en los procesos internos. Profesionalismo en la gestión financiera. Responsabilidad fiscal y reputacional.

Un colaborador que percibe justicia y claridad en su salario neto se convierte en un embajador de confianza de la empresa.

En el entorno empresarial actual, donde la fiscalización estatal es cada vez más digital, automatizada y severa, la auditoría interna ya no puede ser un ejercicio ritual o meramente documental. Es una herramienta crítica de control, prevención y cumplimiento. En particular, auditar la correcta aplicación de la retención del Impuesto sobre la Renta (ISR) en planilla es un acto de responsabilidad que protege a la organización de sanciones, errores financieros y conflictos laborales.

Aunque muchas empresas creen que el proceso está resuelto por su sistema de nómina o por los responsables operativos de RR.HH., lo cierto es que las fallas en retención siguen siendo una de las principales causas de reparos fiscales en El Salvador. A continuación, exploramos cómo debe estructurarse una auditoría interna eficaz, con enfoque gerencial, técnico y estratégico.

1. Entender el objetivo: ¿para qué auditar? Antes de iniciar, la organización debe tener claro el propósito de auditar internamente la retención de renta. Entre los principales objetivos están: ✅ Verificar el cumplimiento legal de las retenciones aplicadas. ✅ Detectar errores de cálculo, omisiones o inconsistencias. ✅ Asegurar la trazabilidad documental y el respaldo ante Hacienda. ✅ Identificar riesgos operativos o de sistema que comprometan el proceso. ✅ Proponer mejoras que optimicen eficiencia y precisión.

La auditoría no es un castigo a RR.HH. o contabilidad, sino una herramienta para fortalecer la salud tributaria de la empresa.

2. Planificar la auditoría: definir alcance y frecuencia Un buen proceso de auditoría comienza con una planificación clara. La empresa debe definir: 🔎 Periodo a revisar: mensual, trimestral o anual. 🧾 Volumen de muestras: auditar el 100% en empresas pequeñas, o por muestreo en empresas grandes. 🧩 Componentes revisados: retención por salario base, por bonificaciones, comisiones, etc. 🕹️ Herramientas utilizadas: hojas de cálculo, software de auditoría, ERP, reportes del sistema de nómina. 🏷️ Responsables: equipo interno de auditoría, o contabilidad con funciones cruzadas.

Establecer una frecuencia trimestral como mínimo es una buena práctica, especialmente en organizaciones con personal variable o comisiones frecuentes.

3. Verificar que los tramos de retención sean los vigentes Uno de los errores más comunes —y fáciles de evitar— es que el sistema de cálculo utilice tablas de ISR desactualizadas. Por ello, la auditoría debe: Comparar los tramos aplicados vs. los publicados por el Ministerio de Hacienda para el año fiscal correspondiente. Verificar que las tasas progresivas se hayan actualizado al iniciar el año. Revisar si se aplican correctamente las deducciones fijas del tramo.

Este punto es especialmente crítico en enero, cuando muchas empresas olvidan actualizar su sistema de nómina.

4. Revisar el cálculo de la base imponible La auditoría debe confirmar que el salario gravado incluye todos los elementos sujetos a renta, como: Salario ordinario. Comisiones. Bonificaciones. Horas extras (si son recurrentes). Retroactivos. Incentivos variables.

Así mismo, debe excluir correctamente los componentes exentos o no constitutivos de salario, como: Aguinaldo dentro del límite exento. Viáticos no sujetos. Reembolsos o subsidios.

Calcular mal la base genera errores sistémicos en toda la retención.

5. Validar la retención aplicada vs. la que debió aplicarse Una de las pruebas más críticas en la auditoría es comparar: Lo que el sistema efectivamente retuvo al colaborador. Lo que debió retenerse con base en su salario neto imponible.

Para ello, se recomienda construir una tabla en Excel que simule manualmente la retención de al menos un 10-15% de los colaboradores, incluyendo: Diversos niveles salariales. Ingresos fijos y variables. Casos con y sin bonificaciones.

Cualquier diferencia debe investigarse, justificarse o corregirse.

6. Verificar el ajuste de renta anual En el mes de diciembre, toda empresa está obligada a realizar el ajuste anual de renta. La auditoría debe comprobar: Que el total anual de ingresos imponibles esté bien calculado. Que las retenciones acumuladas durante el año sean correctas. Que se haya efectuado la devolución o retención adicional correspondiente. Que exista respaldo documental firmado por el colaborador.

Omitir este ajuste no solo genera reparos fiscales, sino también reclamos y desconfianza por parte del empleado.

7. Corroborar los pagos al Ministerio de Hacienda No basta con retener: hay que pagar a tiempo y reportar con exactitud. La auditoría debe: Confirmar que los pagos al fisco coincidan con las retenciones mensuales. Verificar que no existan desfases de periodos anteriores. Revisar los comprobantes de pago y declaraciones enviadas. Comparar el total retenido con el total enterado.

Cualquier inconsistencia puede generar intereses, multas o bloqueos en el sistema tributario.

8. Revisar documentación de respaldo La trazabilidad es un componente clave. La auditoría debe garantizar que existen: Recibos de planilla con detalle de retención. Reportes de nómina firmados por RR.HH. y contabilidad. Historial digital de cálculos. Constancias anuales de retención entregadas a los colaboradores. Comprobantes de pago de ISR.

Una retención mal documentada es igual a una retención inexistente ante los ojos de Hacienda.

9. Identificar patrones de error o vulnerabilidades del sistema La auditoría no solo debe detectar errores individuales, sino también patrones sistemáticos, como: Retenciones mal calculadas en casos de salario variable. Códigos mal asignados en el sistema ERP. Configuraciones desactualizadas. Falta de revisión entre RR.HH. y contabilidad.

Este diagnóstico permite proponer acciones correctivas sostenibles, en lugar de parches temporales.

10. Elaborar informe y recomendaciones Al final del proceso, el equipo auditor debe generar un informe que incluya: Hallazgos por categoría (cálculo, reporte, documentación, pago). Nivel de riesgo de cada hallazgo. Recomendaciones específicas. Responsables de implementar mejoras. Fecha de seguimiento.

Este informe debe ser presentado a la alta gerencia y discutido como parte de la estrategia tributaria de la empresa, no solo como una obligación más.

Pocas cosas causan tanto malestar, frustración o confusión en el ámbito laboral como la percepción de estar recibiendo menos salario del prometido. En El Salvador, la retención del Impuesto sobre la Renta (ISR) aplicada a través de la planilla es, para muchos colaboradores, un concepto abstracto, técnico y, en algunos casos, percibido como injusto. Por eso, explicar correctamente esta deducción legal es una responsabilidad fundamental de la empresa.

Para líderes de Recursos Humanos, jefes de nómina y directores financieros, esta tarea no solo implica cumplir con la ley, sino también preservar la relación de confianza con los colaboradores, prevenir conflictos internos y promover una cultura organizacional basada en la transparencia. A continuación, te presentamos las mejores prácticas para explicar la retención de renta al personal de forma clara, empática y profesional.

1. Normalizar la explicación como parte del proceso de ingreso La mejor práctica comienza antes del primer salario. Incluir una sesión o material informativo sobre la retención de renta en el proceso de inducción permite que el colaborador: Comprenda desde el inicio que el salario neto será menor que el bruto. Conozca los tramos de renta aplicables. Entienda por qué la empresa actúa como agente retenedor.

Esta información puede entregarse como parte de una presentación, una guía impresa o digital, o en una charla directa con Recursos Humanos. La clave es no dejar que sea una sorpresa.

2. Entregar comprobantes detallados cada mes El comprobante de pago (boleta de salario) debe ser más que un requisito legal: debe ser una herramienta educativa. Este documento debe incluir claramente: Salario bruto. Deducciones aplicadas (ISSS, AFP, ISR). Salario neto. Base imponible. Porcentaje aplicado de renta.

Además, debe estar acompañado de un glosario sencillo o una leyenda que explique cada componente. Un colaborador que ve en papel cómo se calcula su renta tiene menos espacio para la especulación y más razones para confiar.

3. Diseñar material visual educativo y fácil de entender Una de las estrategias más efectivas es desarrollar infografías o videos animados que expliquen: ¿Qué es el ISR? ¿Por qué la empresa lo retiene? ¿Cómo se calcula? ¿Qué tramos existen en El Salvador? ¿Cómo se realiza el ajuste anual?

Este tipo de materiales no solo son más digeribles que un documento legal o técnico, sino que además pueden distribuirse por correo interno, redes sociales corporativas o plataformas de RR.HH. como WORKI 360.

4. Implementar un módulo de “consulta personalizada” dentro del sistema de planilla La digitalización permite que los colaboradores puedan ver, desde su usuario individual, cómo se calculó su retención ese mes, simulaciones de retención con aumentos, y el acumulado anual. Esto: Elimina dudas de raíz. Reduce consultas repetitivas a RR.HH. Genera transparencia radical en la gestión salarial.

Empresas que implementan esta función suelen tener menor rotación por motivos de salario percibido.

5. Capacitar a líderes intermedios para responder dudas Una buena práctica organizacional es que jefes de equipo, supervisores y mandos medios estén capacitados para explicar los fundamentos de la retención de renta.

Esto evita que las dudas escalen hasta Recursos Humanos o generen ruido entre colaboradores. Para ello, se recomienda: Dar una charla anual a todos los líderes sobre temas salariales y fiscales. Entregarles una guía de “preguntas frecuentes” sobre la retención. Estimular la empatía como parte del liderazgo.

Porque a veces, la pregunta sobre la retención no se hace por desconocimiento técnico, sino por necesidad emocional de sentirse comprendido.

6. Anticipar cambios que puedan afectar la retención Cuando un colaborador recibe un aumento, una bonificación extraordinaria o un retroactivo, puede cambiar su tramo de renta. Si no se le informa previamente que eso aumentará su retención, es probable que perciba el ingreso como “castigado”, lo cual genera desmotivación.

La mejor práctica es que, ante cualquier variación significativa de salario: El equipo de RR.HH. anticipe el impacto fiscal. Se envíe una notificación explicando qué esperar en el próximo pago. Se dé la opción al colaborador de consultar el cálculo antes del depósito.

La anticipación es una herramienta poderosa de comunicación interna.

7. Crear un canal de atención directa para dudas fiscales Muchos colaboradores no entienden completamente la retención de renta no por falta de capacidad, sino por temor a preguntar. Por eso, es recomendable tener: Un correo interno exclusivo para consultas sobre nómina. Un canal en plataformas como Teams o Slack con preguntas frecuentes. Horarios definidos de atención personal o virtual por parte del equipo de RR.HH.

Incluso se puede incluir un pequeño botón de “¿Tienes dudas sobre tu retención?” en el sistema de boletas salariales.

8. Celebrar jornadas de educación financiera interna Más allá de explicar la retención, es útil que la empresa promueva la educación financiera como parte de su cultura. Organizar talleres internos sobre: Cómo entender tu boleta de pago. Cómo planificar tu presupuesto personal. Cómo se calcula y declara el impuesto sobre la renta. ...no solo empodera al colaborador, sino que fortalece la imagen de la empresa como empleador responsable y educativo.

9. Incorporar storytelling y ejemplos reales A veces, los números no son suficientes. Utilizar ejemplos de la vida real como: “Si Pedro gana $800 y paga $50 de ISR, pero luego recibe un bono de $300, su retención subirá a $95 ese mes. Esto es normal y está dentro de la ley.” ...permite que los colaboradores comprendan el proceso en términos cotidianos.

El storytelling humaniza los procesos técnicos y ayuda a cerrar la brecha entre el colaborador y el sistema fiscal.

10. Reforzar el mensaje de que la retención no es un castigo, sino una contribución Finalmente, es importante reencuadrar la retención de renta no como una pérdida, sino como una contribución obligatoria al funcionamiento del país. Cuando la empresa transmite esto como parte de una narrativa cívica y ética, se logra: Cambiar la percepción negativa del proceso. Generar sentido de ciudadanía. Vincular el cumplimiento fiscal con los valores organizacionales.

Una cultura que entiende por qué paga, también comprende por qué retiene.

En un entorno empresarial globalizado, la contratación de talento extranjero se ha convertido en una práctica creciente en empresas salvadoreñas, especialmente en sectores como tecnología, construcción, finanzas, servicios profesionales y ONGs. Sin embargo, esta práctica abre una serie de interrogantes fiscales que, si no son bien comprendidos por Recursos Humanos, contabilidad y finanzas, pueden derivar en errores de retención, sanciones tributarias y conflictos con el Ministerio de Hacienda.

El tratamiento fiscal del Impuesto sobre la Renta (ISR) para colaboradores extranjeros no solo difiere en función de su nacionalidad, sino también por su estatus migratorio, tipo de contrato y duración de estadía en el país. A continuación, se explican con detalle estas diferencias, cómo manejarlas correctamente en planilla y qué riesgos evitar desde una perspectiva gerencial.

1. El principio rector: domicilio fiscal, no nacionalidad Uno de los errores más comunes es asumir que el tratamiento fiscal depende del país de origen del colaborador. En realidad, la Ley del Impuesto sobre la Renta de El Salvador no discrimina por nacionalidad, sino que establece las diferencias según si el contribuyente es domiciliado o no domiciliado en el país.

Por tanto, el punto clave no es el pasaporte, sino el domicilio fiscal. Veamos las diferencias.

2. Empleado nacional = contribuyente domiciliado Un ciudadano salvadoreño que reside y trabaja en el país es considerado contribuyente domiciliado. Su retención de ISR se calcula con base en: Las tablas progresivas vigentes (entre 10% y 30% dependiendo del tramo). Deducciones legales como AFP, ISSS y mínimo exento mensual ($487.60). El principio de retención mensual + ajuste anual.

Este es el procedimiento estándar, aplicado automáticamente por todos los sistemas de planilla.

3. Extranjero domiciliado = mismo tratamiento que el nacional Cuando un colaborador extranjero tiene: Permiso de trabajo autorizado por Migración. Residencia legal y laboral en El Salvador. Contrato laboral registrado. Estadía superior a 183 días en el año calendario. ...entonces se le considera contribuyente domiciliado, y se le aplica el mismo régimen tributario que a cualquier salvadoreño.

Por tanto, sus retenciones de ISR deben calcularse según los tramos normales, y tiene derecho a deducciones legales (AFP, ISSS) si cotiza.

4. Extranjero no domiciliado = tratamiento fiscal especial Aquí radica la gran diferencia. Un colaborador extranjero no domiciliado es aquel que: No reside legalmente en el país. Está en El Salvador por un tiempo menor a 183 días acumulados en un año. No tiene permiso de residencia o trabajo formalizado. Trabaja por contrato de servicios o es contratado por proyecto.

En estos casos, la ley exige que se le aplique una retención del 20% sobre el ingreso bruto, sin aplicar ninguna deducción.

No se le permite deducir AFP, ISSS, ni el mínimo exento. Es una retención directa, proporcional y definitiva.

5. Implicaciones contables y administrativas Para el área de contabilidad y nómina, esto implica que: Se deben tener diferentes fórmulas de cálculo para empleados domiciliados y no domiciliados. Se debe identificar correctamente el estatus fiscal del colaborador desde su ingreso. Se debe reportar por separado en la declaración de ISR los pagos a no domiciliados.

Un error en la clasificación puede generar: Retenciones insuficientes (si se aplica tramo normal a un no domiciliado). Retenciones excesivas (si se aplica 20% a un domiciliado). Reparos fiscales por omisión de agente retenedor.

6. Documentación requerida para determinar el estatus Toda empresa debe documentar adecuadamente el estatus fiscal del colaborador extranjero, lo cual incluye: Copia del pasaporte. Permiso de trabajo vigente. Constancia de residencia o visa de trabajo. Registro del contrato ante el Ministerio de Trabajo.

Además, debe llevar registro de fechas de ingreso y salida del país, para comprobar si el colaborador ha permanecido más de 183 días.

Esto es fundamental en auditorías fiscales o laborales.

7. Tratamiento de expatriados y transferencias corporativas En casos donde un colaborador extranjero es trasladado temporalmente por una casa matriz a su filial en El Salvador (caso frecuente en multinacionales), se debe analizar: Si su salario es pagado desde el extranjero o localmente. Si su contrato está registrado en El Salvador. Si su permanencia supera los 183 días.

Dependiendo de esos factores, puede ser considerado domiciliado o no domiciliado, y el tipo de retención variará.

Una asesoría fiscal en estos casos es indispensable.

8. Convenios para evitar doble tributación Aunque El Salvador tiene pocos tratados en esta materia, si el país del colaborador tiene un convenio bilateral de no doble tributación con El Salvador (como sucede con México o España), podrían aplicarse reglas especiales para evitar que el extranjero pague impuesto dos veces por el mismo ingreso.

Esto requiere: Validar la existencia del tratado. Aplicar la normativa específica. Emitir y recibir constancias oficiales de ambas administraciones tributarias.

Esto no exime de retener ISR en El Salvador mientras el convenio no sea validado con documentos.

9. Casos especiales: freelancers o contratistas extranjeros Si un profesional extranjero presta servicios de forma remota o viene temporalmente al país sin contrato laboral, y se le paga desde El Salvador, la empresa debe: Clasificar el pago como renta de no domiciliado. Aplicar retención del 20% al momento del pago. Reportar el pago como renta de fuente salvadoreña a no residente.

No hacerlo constituye omisión de agente retenedor, lo cual tiene consecuencias fiscales directas.

10. Recomendaciones estratégicas para líderes empresariales Para evitar errores, conflictos o sanciones, se recomienda: 🔎 Clasificar desde el ingreso si el extranjero es domiciliado o no. 🧾 Solicitar toda la documentación migratoria y laboral. 📊 Automatizar la retención diferenciada en el sistema de nómina. 📚 Capacitar al equipo de nómina y contabilidad en esta normativa. 💬 Informar claramente al colaborador sobre su tipo de retención y sus derechos.

La gestión proactiva de este proceso evita reparos, conflictos laborales y errores contables.

En un entorno cada vez más digital, muchas empresas confían plenamente en sus sistemas de nómina para calcular automáticamente las retenciones de renta (ISR) mes a mes. Sin embargo, los sistemas no son infalibles: errores de configuración, actualizaciones omitidas o datos mal ingresados pueden causar fallos en el cálculo que derivan en problemas legales, financieros y de confianza con los colaboradores.

Por eso, cuando se detecta que el sistema ha calculado mal la retención de renta, no basta con corregir el dato en planilla. Es necesario actuar con velocidad, estrategia y conocimiento normativo para prevenir sanciones del Ministerio de Hacienda, evitar reclamos de empleados y proteger la integridad de la empresa.

A continuación, te explicamos qué hacer paso a paso cuando se presenta esta situación.

1. Identificar y confirmar el error con precisión Lo primero es detectar si el error realmente existe y si es aislado o sistemático. Para ello se recomienda: Realizar una comparación entre la retención aplicada y la que debió aplicarse según los tramos de renta vigentes. Revisar si el error se generó por: Fórmulas mal configuradas en el sistema. Falta de actualización de tramos. Salarios variables mal calculados. Bonificaciones omitidas en la base imponible.

Una vez identificado el tipo de error, es indispensable determinar el alcance: ¿afectó a un colaborador, a un departamento, o a toda la planilla?

2. Bloquear el error para que no se repita el siguiente mes Antes de pensar en reparaciones o ajustes, es fundamental corregir la raíz del error en el sistema para evitar que siga generándose en la siguiente nómina. Esto puede implicar: Reconfigurar fórmulas automáticas. Actualizar las tablas de ISR. Ajustar las reglas de cálculo de bonificaciones o variables. Reasignar perfiles fiscales (domiciliado/no domiciliado).

En esta etapa, se debe involucrar al proveedor del sistema (si es externo) o al área de TI para garantizar que los cambios sean correctos y trazables.

3. Documentar el error y su impacto Toda empresa debe llevar un reporte técnico y contable sobre el error detectado, incluyendo: Mes(es) afectados. Colaboradores impactados. Diferencia monetaria entre lo retenido y lo que debió retenerse. Causa raíz del problema. Acción correctiva aplicada.

Este documento será crucial en caso de auditoría fiscal, inspección laboral o reclamaciones internas.

4. Evaluar si la empresa debe pagar la diferencia a Hacienda Si el error consistió en retener menos de lo debido, la empresa queda en una situación de riesgo como agente retenedor que omitió su obligación. En este caso, el Código Tributario establece que: La empresa debe enterar a Hacienda el monto que debió retenerse. No puede exigir el monto al colaborador (salvo con autorización escrita). El pago debe hacerse con intereses moratorios y recargos, si aplica.

Cuanto antes se detecte el error, menor será el impacto financiero.

5. Corregir la información en el sistema contable Una vez hecho el pago (o en paralelo), se debe: Ajustar el asiento contable del mes en que ocurrió el error. Reflejar el nuevo valor retenido y enterado. Registrar la diferencia como gasto adicional si no se recupera del colaborador.

Esto es vital para que la contabilidad refleje la realidad tributaria y no se acumulen pasivos ocultos.

6. Informar con transparencia al colaborador afectado La comunicación es clave. Si el error generó una retención mayor o menor a la correcta, el colaborador debe ser informado por escrito, explicando: Qué ocurrió y por qué. Cómo se calculó la diferencia. Qué impacto tiene (si lo hubo) en su salario. Si se hará un ajuste en su próximo pago o no.

Nunca debe sorprenderse con un descuento repentino o un ajuste sin explicación, ya que eso genera desconfianza y reclamos.

7. Corregir el comprobante de planilla o constancia de retención Si el error se descubrió en el mismo mes, se debe: Emitir un nuevo comprobante de salario. Asegurarse de que el documento firmado por el colaborador coincida con la información corregida. Guardar ambas versiones para respaldo documental.

Si se descubre después del cierre fiscal, se debe corregir la constancia anual de retenciones (Formulario 872) para que el colaborador no tenga problemas en su declaración de renta.

8. Evaluar el impacto sobre el ajuste anual de renta Los errores de retención también pueden afectar el cálculo del ajuste de renta que se realiza en diciembre. Por ejemplo: Si se retuvo de menos durante el año, se deberá retener más en el ajuste final. Si se retuvo de más, el colaborador puede recibir un reintegro en el ajuste.

Este cálculo debe realizarse cuidadosamente y respaldarse con evidencia. También debe informarse por escrito al colaborador.

9. Establecer un protocolo interno para prevenir errores futuros Toda empresa debe contar con un checklist mensual de verificación antes de aprobar la planilla para pago. Este protocolo debe incluir: Verificación de las tablas de renta vigentes. Revisión de cálculos en casos especiales (bonificaciones, retroactivos, variables). Validación de perfiles fiscales de colaboradores (nacional/extranjero). Pruebas cruzadas entre nómina y contabilidad.

Implementar auditorías mensuales internas reduce al mínimo los errores en el sistema.

10. Utilizar sistemas robustos como WORKI 360 para mayor control En entornos donde la planilla es compleja, la empresa debe contar con plataformas confiables que actualicen automáticamente las normativas fiscales y permitan: Simulación de retenciones. Validación automática de umbrales y tramos. Ajustes de renta automáticos. Reportes fiscales compatibles con Hacienda.

WORKI 360, por ejemplo, permite integrar toda la trazabilidad del cálculo de ISR con los módulos de RR.HH., contabilidad y comunicación interna, facilitando una gestión proactiva del riesgo tributario.

Toda empresa que actúa como agente de retención en El Salvador debe asumir un principio básico: tarde o temprano, la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) puede detectar irregularidades en los reportes de planilla y retención de renta, ya sea por cruces automáticos con ISSS, AFP, facturación electrónica, o por denuncias y auditorías. Recibir una notificación de inconsistencias no significa necesariamente que hay una infracción, pero sí activa una obligación inmediata de responder, corregir y gestionar.

Ante este tipo de notificación, la empresa debe actuar con rapidez, orden y criterio técnico para evitar multas, pérdidas financieras y daños reputacionales. A continuación, se detallan las acciones que deben tomarse, paso a paso, desde el momento en que llega la notificación hasta su resolución.

1. No entrar en pánico: la notificación es un aviso, no una sentencia El primer paso es mantener la calma. La mayoría de notificaciones por inconsistencias en la retención: No implican de inmediato una multa. Tampoco presuponen dolo o evasión. Buscan que la empresa aclare, corrija o complete información.

Es una oportunidad de corrección voluntaria antes de pasar a sanciones. Pero el tiempo corre: usualmente se otorgan entre 5 y 10 días hábiles para responder.

2. Leer la notificación completa y entender su origen Antes de actuar, el equipo de contabilidad o fiscal debe leer cuidadosamente el contenido de la notificación, identificando: El periodo que se observa (mes/año). El tipo de inconsistencia (omisión, subdeclaración, datos contradictorios). Si se trata de una solicitud de información, advertencia o requerimiento formal. Si hay un monto estimado de diferencia.

También es vital determinar quién la emitió: si es la DGII, la Unidad de Fiscalización, o la Gerencia de Cumplimiento Tributario.

3. Revisar internamente los registros de nómina y retención Una vez entendido el caso, se debe iniciar una auditoría interna inmediata: Revisar la planilla original del periodo observado. Comparar lo retenido con lo declarado a Hacienda. Verificar si hubo pagos fuera de planilla (bonificaciones, indemnizaciones, retroactivos). Identificar si el error fue por configuración del sistema, omisión humana o interpretación errónea de la normativa.

El objetivo es reproducir el cálculo real del ISR de cada colaborador involucrado y comparar con lo reportado.

4. Reunir evidencia documental sólida Para poder responder a Hacienda con claridad, es necesario compilar: Copias de boletas de pago. Constancias de retención firmadas. Reportes de planilla. Comprobantes de pago al fisco. Documentación de bonificaciones o variables declaradas.

Mientras más ordenado y transparente sea el respaldo, menor será la presión fiscal. Una empresa que muestra control documental reduce el riesgo de sanciones.

5. Preparar una respuesta formal técnica y legal Una vez determinado si hubo o no error, se debe: Redactar un escrito de respuesta dirigido al funcionario que emitió la notificación. Explicar claramente la situación, los hallazgos internos y si corresponde o no la inconsistencia. Incluir cuadros comparativos, evidencia documental y correcciones si las hubo.

Es recomendable que esta respuesta sea revisada por el asesor fiscal o auditor externo de la empresa, para garantizar su solidez jurídica y técnica.

6. Corregir y presentar declaraciones sustitutivas si aplica Si la empresa determina que efectivamente hubo: Omisión de retención. Error en el monto. Colaboradores no incluidos en planilla. Entonces se debe presentar una declaración sustitutiva del ISR retenido para el periodo correspondiente, y: Enterar la diferencia del impuesto no retenido. Pagar los intereses moratorios que correspondan. Adjuntar constancia del pago en la respuesta a Hacienda.

Esto se considera una subsanación voluntaria y puede mitigar la imposición de multas.

7. Evitar trasladar la responsabilidad al colaborador El Código Tributario establece claramente que la empresa es responsable solidaria como agente de retención. No se debe: Descontar la diferencia del salario del colaborador sin su consentimiento. Exigirle el pago retroactivo del impuesto. Trasladarle la culpa del error.

Esto puede derivar en demandas laborales o sanciones del Ministerio de Trabajo. Si se acuerda un descuento, debe documentarse por escrito con autorización firmada.

8. Dar seguimiento activo al expediente abierto Una vez enviada la respuesta y/o realizada la corrección, no basta con “esperar”. La empresa debe: Monitorear el sistema tributario (DEI o MIHacienda) por si hay más requerimientos. Confirmar recepción del escrito. Solicitar cierre formal del caso, si aplica. Documentar toda la comunicación en el expediente interno.

Una mala gestión de seguimiento puede llevar a sanciones automáticas por “incumplimiento” aunque se haya corregido el error.

9. Fortalecer los controles para evitar recurrencias Una vez resuelto el caso, la empresa debe aprender del error e implementar mejoras: Revisar la configuración del sistema de nómina. Fortalecer la auditoría interna mensual. Capacitar al personal de RR.HH. y contabilidad sobre normativa fiscal. Incluir esta situación como caso de estudio en el plan anual de riesgos tributarios.

Una empresa que corrige y previene se vuelve más fuerte y confiable ante la administración tributaria.

10. Elevar el tema a la dirección como riesgo estratégico Este tipo de situaciones no debe quedar solo en manos operativas. La gerencia general o financiera debe ser informada de: El tipo de inconsistencia. El impacto económico y legal. Las acciones tomadas. Las recomendaciones para evitar recurrencias.

Esto permitirá tomar decisiones más informadas sobre: Software de nómina. Revisión de contratos laborales. Diseño de políticas internas de retención. Relación con auditores externos.

🧾 Resumen Ejecutivo

La retención del Impuesto sobre la Renta (ISR) en planilla representa uno de los pilares más delicados de la gestión tributaria y laboral en las organizaciones salvadoreñas. El presente artículo ha abordado 10 preguntas estratégicamente seleccionadas que abarcan los aspectos críticos, prácticos y legales de esta temática, desde una óptica dirigida a directores de recursos humanos, finanzas y tecnología.

🧠 Principales hallazgos La correcta aplicación del ISR no puede depender exclusivamente del sistema de nómina. Se requiere una coordinación permanente entre contabilidad, RR.HH., y tecnología, respaldada por políticas claras y auditorías internas regulares.

Los errores en la retención suelen tener múltiples orígenes: desde cálculos incorrectos en salarios variables, mal manejo del estatus fiscal de empleados extranjeros, hasta omisiones derivadas de falta de actualización de tablas.

La respuesta de la empresa ante errores detectados por Hacienda o internamente debe ser inmediata, técnica y completamente documentada, incluyendo correcciones contables, ajustes ante el fisco y comunicación clara con los colaboradores.

La retención mal explicada genera fricción organizacional. Por tanto, comunicar con claridad, empatía y lenguaje accesible el porqué y cómo de la retención es una práctica indispensable para fortalecer la relación laboral.

La diferencia entre empleados nacionales y extranjeros no radica en la nacionalidad, sino en su estatus de domiciliado o no domiciliado, lo cual define si se le aplica la tabla progresiva o la retención fija del 20%.

🛠 Recomendaciones gerenciales Incorporar auditorías internas mensuales sobre el cálculo de ISR, con énfasis en variables, retroactivos y bonificaciones.

Diseñar políticas internas claras sobre manejo de retención, especialmente para casos especiales (freelancers, extranjeros, ajustes de fin de año).

Capacitar a líderes intermedios y al personal de nómina para mejorar la precisión técnica y la capacidad de respuesta ante consultas de los colaboradores.

Crear protocolos inmediatos de acción ante notificaciones de Hacienda, con enfoque en respuesta técnica, solución voluntaria y blindaje documental.

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