Sistema de administración de RRHH

Worki 360 RRHH Es el sistema empresarial de recursos humanos que integra y automatiza todos los módulos del área de Gestión de Talento, Administración y Finanzas. Escríbenos a info@worki360.com para realizarte una demo.

¿Quién puede utilizar nuestra Sistema de Gestión de Recursos Humanos Worki 360? Cada empresa tiene la capacidad de implementar sus propias politicas internas, las caules incluyen el acceso a las diferentes instancias de los sistemas de gestión del personal de la organización. El departamento de TI será el encargado de establecer qué usuarios pueden acceder a qué partes de la Plataforma de Gestión de Recursos Humanos podrán realizar su ingreso en función del perfil asignado a través del sistema de control de acceso incluido dentro de los módulos de Worki, en base a las necesidades y vinculación que tiene cada perfil, rolo o puesto que ocupa el empleado en la empresa. De forma general, especificaremos de que forma puede ingresar cada perfil establecido en la plataforma:

Los empleados usan el Sistema para acceder a su propia información como trabajadores de la organización, esto debido a la necesidad que tiene el personal de recibir información valioso de su permanencia en la empresa, que le permita tomar decisiones valiosas, como conecer su puesto, consultar sus asistencias, revisar su evaluación de desempeño o verificar en que posición se encuentra situado dentro del organigrama. Esta son solo algunas funciones que tienen los módulos del sistema de recursos humanos de Worki 360, de igual forma este sistema actua como un portal para el empleado en el cual podra consultar el directorio de telefonos de cualquier colaborador, cumpleaños, telefonos, puesto que ocupa o revisar las últimas noticias y politicas publicadas por los directivos de la empresa o del departamento de gestión de talento o recursos humanos.

La relación de puestos que estan vigentes en la organización o ya se que se necesite consultar, gestionar o realizar el control de las vacaciones, justificación de inasistencias, horarios asignados. Todo esto es importante y fácil de controlar a través de nuestra plataforma. Gestiona de manera eficiente, fácil y rápida todo el control de los empleados, y postulantes a la organización, revisar las vacantes de la organización y los postulantes, descargar los curriculums vitae nunca fue tan sencillo como realizarlo con la plataforma de recursos humanos worki 360. Realizar la evaluación del rendimiento, metas corporativas o de equipo o sacar provecho del aprendizaje colaborativo, para para participar y obtener feedback en la red social corporativa...

En definitiva, Worki 360 es una de las mejores herramientas de gestión de talento del mundo. Considerado un world class en definitiva por la mayoría de directivos de las principales empresas del mundo en relación al costo totalmente accesible para cualquier organización ya sea pequeña o grande. El valor que ofrece Worki 360 es inmensurable ademas de poder tener accceso a través de cualquier dispositivo, ya sea su laptop, un ipad, un celular, todos los datos pueden ser consultados a través de la plataforma web desde cualquier parte del mundo.

Los gerentes y directores usan el software de gestión de recursos humanos de Worki para asignar vacaciones, evaluar, programar el desarrollo profesional o visualizar el desempeño del empleado y del equipo. El uso de nuestra herramientas mejora el rendimiento y comunicación de la organización de manera comprobada. acelerando considerablemente el rendimiento de los equipos.

Un gestor puede acceder a un mapa de talento y saber rápidamente qué competencias necesita cada miembro de su equipo para alcanzar los objetivos individuales y corporativos. Por otra parte, disponer de información actualizada, online y confiable permite a los gestores realizar evaluaciones de rendimiento, desempeño, potencial individual de forma continua, mejorando la gestión y brindando feedback de manera continua y permanente haciendo que la organización de los empleados se controle de manera rápida y de fácil acceso.

El software de gestión del talento de Worki 360 ha demostrado ser una de las mejores herramientas del mercado para el control de los empleados, siendo pieza fundamental para proyectar y ejecutar estrategias orientadas a la consecución de objetivos dentro de su organización.

De igula forma la explotación de datos y La analítica integrada con cubos de datos e información, te permite acceder a información procesada y lista para la toma de decisiones de cualquier área de la empresa, ya sea RRHH o cualquier directivo que necesite acceder. Permitiendo a los gerentes supervisar de manera más eficiente, con la consistencia que aportan estos datos.

El departamento de recursos humanos necesita, sobre todo, gestionar con eficiencia, agilidad, sencillez, de forma online, web, con movilidad, seguridad y en tiempo real. El uso del software de recursos humanos de Worki 360 sirve atraer y contratar, para los procesos de incorporación de nuevos empleados, para desplegar las estrategias de formación y desarrollo de personal, para establecer las compensaciones salariales o para planificar la sucesión. Con los sistemas actuales, los técnicos de RRHH pueden anticipar necesidades futuras y establecer planes de talento a corto, medio o largo plazo. El software de recursos humanos de Worki mejora sustancialmente los ratios de retención ya que muestra qué empleados con alto desempeño están en riesgo de abandono.

Para los que forma parte de la directiva de la organización o el directorio situan el software de RRHH de Worki en la categoría de necesidad estratégica. Ahora, la alta dirección puede expandir su visión de la sucesión y llegar a perfiles que quizás no imaginaba que tenía en la empresa.

De esta forma podrían localizar fácil y rápidamente a las personas mejor preparadas para ascender o ser reubicadas, tener acceso al legajo o descargar su cv, potenciando así el reclutamiento interno.

Por otra parte, al ser Worki un sistemas moderno incorpora funcionalidades de redes sociales empresariales lo que permiten “democratizar” el acceso a la alta dirección y la gestión de la comunicación en línea.

Los altos ejecutivos por su parte pueden disponer de feed back inmediato ante cualquier actividad corporativa, conocer mejores prácticas, intercambiar conocimientos, empoderar el talento interno, dar a conocer las actividades propias, realizar anuncios, poner en marcha iniciativas de crowdsourcing o de innovación abierta.

Los clientes externos y colaboradores usan la plataforma de gestión de recursos humanos para acceder a información o directrices de gobernanza, para comunicación interna, para realizar formación específica o para gestionar algún proceso concreto.

Plataforma de Evaluación de desempeño laboral

Software de Evaluación de desempeño laboral

Implementación del sistema de evaluación Una vez conocidos los aspectos principales que debiera tener la planificación del proceso y luego de que se ha diseñado el sistema con el cual se realizará la evaluación en la organización, se está en condiciones de implementarlo. En esta etapa del trabajo se identificarán aquellos aspectos principales que se deben considerar a la hora de implementar el sistema de Worki 360, así como lo que debiera hacer la organización cuando el sistema está en marcha. La etapa de implementación corresponde a aquella en la cual la organización pone en práctica el sistema diseñado, sin embargo, antes de comenzar a utilizarlo es importante que la organización informe a los trabajadores sobre el sistema que se va aplicar, principalmente respecto a qué se va a evaluar, de modo que ambas partes concuerden. En algunos casos es más fácil definir las expectativas de desempeño cuando éstas son con base en resultados específicos, sin embargo, si bien existen puestos de trabajo en los cuales esta tarea es más complicada, “la evaluación se deberá basar siempre en expectativas de desempeño claramente entendidas” Además, los trabajadores deberán conocer cómo funciona el sistema, el objetivo del mismo y cuál es su rol en el proceso, según lo señalado por Maristany. Juntamente con ello, en esta etapa se debe capacitar a los evaluadores en el uso del sistema, darles a conocer su objetivo, lo que deberán evaluar, el uso adecuado de las escalas de evaluación, si corresponde, etc., todo lo relacionado con el sistema que se aplicará; así mismo, se les debe dar a conocer la oportunidad de la aplicación y la periodicidad. También es importante mencionar que “la capacitación de los evaluadores debe ser un proceso continuo, de modo que éste pueda garantizar congruencia y exactitud, en donde se debe

Evaluación y Medición de Clima Laboral

Evaluación y Medición de Clima Laboral

En la actualidad las estrategias sobre dirección y desarrollo del personal son el factor más importante que permite el logro de los objetivos empresariales. Dentro de este campo existen procesos que intervienen, tales como: capacitación, remuneración, condiciones de trabajo, motivación, clima organizacional, etc. El factor humano constituye un elemento vital para el desarrollo de los procesos de cualquier organización. Estudios sobre el comportamiento humano han demostrado que cuando un empleado se siente satisfecho y motivado alcanza un desempeño superior en la realización de su trabajo. Un tema importante en la medición del clima laboral es saber diferenciar la satisfacción y la motivación, que son dos conceptos frecuentemente utilizados como sinónimos, pero que implican temáticas distintas y estrategias de gestión diferenciadas. El hecho de estar satisfecho no asegura que la persona se encuentre motivada, pero ciertamente si te encuentras motivado es un signo de que estás satisfecho. La satisfacción puede disminuir el ausentismo en el trabajo, debido a que los colaboradores se sienten satisfechos con la labor que desempeñan, en el caso de la motivación hace que los colaboradores lleguen más allá de solo disminuir el ausentismo, sino que le ponen empeño a las labores que realizan, pudiendo dar más de lo solicitado.

La encuesta de Clima Laboral permitirá medir el nivel de satisfacción del personal en general, y en el caso de la motivación se requiere de un trabajo de profundización con cada uno de los colaboradores y desde el inicio de sus labores en la organización, conociendo que aspectos son los que lo motivan. Para una evaluación integral de la satisfacción laboral es vital no quedarse con los resultados de la encuesta de clima laboral sino encontrar aquellos aspectos que realmente valoran los colaboradores ya que puede darse el caso que exista aspectos en los que no estén satisfechos pero que no son relevantes para ellos, por lo que será necesario profundizar dichos aspectos con entrevistas al personal o de grupos focales. Sobre los aspectos priorizados se tendrá que realizar los planes de acción.

Sistema de Control de asistencia de personal con geolocalización y reconocimiento facial (AI)

Software de gestión de entradas y salidas de personal

Plataforma de Control y gestión de vacaciones de empleados

Software de gestión y control de vacaciones de personal

Objetivos y alcances del sistema Objetivo General  Sistema de información para el control de vacaciones que pueda ser utilizado por todas las áreas de la empresa. Objetivos específicos  Diseño de los módulos Solicitud de vacaciones, Cálculo y procesos de vacaciones y Reportes del sistema.  Desarrollar los módulos Solicitud de vacaciones, Calculo y procesos de vacaciones y Reportes del sistema.  Realizar pruebas de calidad al sistema desarrollado.  Documentar a nivel de usuario y técnico la funcionalidad del sistema que se desarrolle.  Brindar capacitación al usuario final del sistema en la funcionalidad desarrollada.

Sistema de Reclutamiento y Selección de personal (ATS)

Software de gestión y medición de clima laboral corporativo para personal.

El proceso de reclutamiento El reclutamiento implica un proceso que varía según la organización. El comienzo del proceso de reclutamiento depende de la decisión de línea. Es decir, la dependencia de reclutamiento no tiene autoridad para efectuar ninguna actividad de reclutamiento sin la debida toma de decisión por parte de la dependencia que tiene la vacante por llenar. Como el reclutamiento es una función de staff, sus actos dependen de la decisión de línea, que se oficializa mediante una solicitud de empleado o solicitud de personal. Se trata de un documento que debe llenarse y entregarse por la persona que quiere llenar una vacante en su departamento o sección. Los detallen incluidos en el documento dependen del grado de complejidad existente en el área de recursos humanos: cuanto mayor sea la complejidad, menores serán los detalles que el responsable de la dependencia emisora deba llenar en el documento. Cuando la recibe la dependencia de reclutamiento, verifica en los archivos si está disponible algún candidato adecuado; si no, debe reclutarlos a través de las técnicas de reclutamiento más indicadas para el caso. Medios de reclutamiento

El mercado de recursos humanos presenta diversas fuentes que deben establecerse y localizarse por la Empresa que pasa a influir en ellas, a través de múltiples técnicas de reclutamiento, con el propósito de atraer candidatos para atender sus necesidades. También hemos visto que el mercado de recursos humanos está conformado por un conjunto de candidatos que pueden estar empleados (trabajando en alguna Empresa) o disponibles (desempleados). Los candidatos, empleados o disponibles, pueden ser reales (que estén buscando empleo o pretenden cambiar el que tienen) o potenciales (los que no están interesados en buscar empleo). Esto explica los dos medios de reclutamiento: el interno y el externo. El reclutamiento se denomina externo cuando tiene que ver con los candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras Empresas, y su consecuencia es una entrada de recursos humanos. Se denomina interno cuando implica candidatos reales o potenciales empleados únicamente en la propia Empresa, y su consecuencia es una procesamiento interno de recursos humanos.

Reclutamiento interno El reclutamiento interno cuando, al presentarse determinada vacante, la Empresa intenta llenarla mediante la reubicación de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos (movimiento vertical) o transferidos (movimiento horizontal) o transferidos con promoción (movimiento diagonal). Puede implicar:  Transferencia de personal  Ascensos de personal  Transferencias con ascenso de personal  Programas de desarrollo de personal  Planes de “profesionalización” (carreras) de personal El reclutamiento interno exige una intensa y continua coordinación e integración de la dependencia de reclutamiento con las demás dependencias de la Empresa.

El reclutamiento interno exige el conocimiento previo de una serie de datos e informaciones relacionados con los otros subsistemas, a saber:  Resultados de las pruebas de selección  Resultados de las evaluaciones de desempeño  Resultados de los programas de entrenamiento y perfeccionamiento  Exámenes de los análisis y descripciones de cargo  Examen de los planes de carreras  Verificación de las condiciones de ascenso y sustitución Ventajas del reclutamiento interno  Es más económico para la Empresa: pues evita gastos de avisos de prensa u honorarios de Empresas de reclutamiento, costos de recepción y admisión de candidatos, etc.  Es más rápido: dependiendo de la posibilidad de que el empleado se transfiera o ascienda de inmediato, y evita las frecuentes demoras del reclutamiento externo.  Presenta mayor índice de validez y de seguridad: puesto que ya se conoce el candidato, se lo evaluó durante cierto período y fue sometido al concepto de sus jefes.  Es una poderosa fuente de motivación para los empleados: pues éstos vislumbran la posibilidad de progreso dentro de la organización, gracias a las oportunidades ofrecidas a quienes presentan condiciones para un futuro ascenso.  Aprovecha las inversiones de la Empresa en entrenamiento de personal: que muchas veces sólo tiene su retorno cuando el empleado pasa a ocupar cargos más elevados y complejos.  Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal: teniendo presente que

Sistema de OnBoarding y Offboarding

Sistema de On Boarding y Offboarding

El proceso de onboarding ha dejado de ser un evento aislado de un máximo de 2 o 3 días tras la incorporación del nuevo empleado para pasar a convertirse en un proceso que comienza incluso antes de la contratación, durante el proceso de atracción del talento, y que se alarga hasta doce meses tras la incorporación a la organización. El proceso formal de onboarding es un programa multidimensional que cubre tres áreas: el contexto del negocio, la integración en la cultura y aspectos concretos de la posición. En definitiva, quiénes somos, cómo lo hacemos y qué se espera de nosotros. Hay una implicación más activa de los ejecutivos senior. La dirección ejecutiva de la empresa tiene un papel clave en inspirar a los nuevos empleados desde el primer momento y ayudarles a entender el propósito global de la organización.

El onboarding vive una transformación digital. La tecnología está asumiendo una función central en el desarrollo y la medición del onboarding, y provee de datos para un mejor seguimiento de las mejoras en el proceso. Con la incorporación de la tecnología al proceso de onboarding, se pueden identificar necesidades de formación, crear un plan de aprendizaje y poner en marcha módulos específicos de elearning, además de ayudar a los empleados a conectarse, comprometerse y compartir. El uso de los analytics y el big data en el onboarding es también una clara tendencia. Los analytics son cada vez más utilizados para medir el impacto y la efectividad del proceso. Las empresas los utilizan para evaluar la primera impresión de los empleados o su experiencia con todo este proceso y para el análisis predictivo.

Sistema Portal de Empleados

Sistema Portal de Empleados

Estructura organizacional y Organigrama Empresarial

Plataforma web de Gestión de organigrama de empleados de la empresa.

En las organizaciones tradicionales diseñadas para el desempeño eficiente, la estrategia es formulada por los altos directivos e impuesta en la organización. Los altos directivos piensan en la forma de hacer que la organización responda mejor a la competencia, utilizar los recursos con eficiencia y manejar los cambios en el entorno. En contraste, en la organización que aprende, las acciones acumuladas de una fuerza de trabajo informada y facultada para decidir contribuyen al desarrollo estratégico. Como todos los empleados están en contacto con los clientes, los proveedores y la nueva tecnología, ayudan a identificar las necesidades y soluciones y participan en la elaboración de estrategias. Además, la estrategia surge de las sociedades con proveedores, clientes y otras empresas. Considere el caso de IBM, donde los altos directivos solían realizar toda la planeación estratégica. Ahora, la empresa invita a sus clientes, así como a las personas de organizaciones sin fines de lucro, de negocios, gubernamentales y académicas a ayudarles y luego publica los resultados mediante conferencias y reportes.

Las empresas que aprenden están dispuestas a compartir sus mejores ideas. Las organizaciones se vuelven colaboradoras, así como competidoras, y experimentan para encontrar la mejor manera de aprender y adaptarse. Los límites entre las organizaciones se vuelven difusos, pues a menudo, las empresas forman sociedades para competir globalmente, uniéndose en ocasiones en organizaciones modulares o de redes virtuales conectadas electrónicamente

Sistema de gestión de Boletas de pago digital

Software de gestión de Boletas de pago digital

Es recurrente en muchas empresas a nivel nacional la búsqueda de herramientas y métodos que permitan agilizar y efectivizar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Una de las obligaciones laborales que demanda mayor tiempo es la firma de las boletas de pago, cuya labor es relativamente sencilla en empresas con poco cantidad de trabajadores; sin embargo, se torna en una tarea programada en empresas que superan los 100 trabajadores. Así, recordemos además, que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago, todo empleador deberá entregar al trabajador la boleta de pago a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. Dentro de este contexto, y tomando en consideración que en la actualidad el desarrollo de muchas empresas a nivel nacional va de la mano con el incremento del uso de tecnologías de la información, mediante el indicado Decreto Supremo se reguló la posibilidad del uso de la firma digitalizada que, como veremos a continuación, generó incertidumbre, a tal punto que, a la fecha, casi 3 años después de la modificación legislativa, continuamos cuestionándonos su uso en las boletas de pago.

1. Obligación de entrega de las boletas de pago A través de la publicación del Decreto Supremo N° 009-2011-TR, el 23 de julio de 2011, se modificaron los artículo 18° y 19° del Decreto Supremo N° 001-98-TR, referidos ambos a la obligación de toda empresa de entregar a sus trabajadores las boletas de pago. En relación con las boletas de pago, esta norma modificó específicamente lo siguiente: “Artículo 18° El pago de la remuneración se acredita con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente, o mediante el empleo de tecnologías de la información y comunicación. En los casos en que el pago de la remuneración se realice a través de las empresas del sistema financiero, el pago se acredita con la constancia de depósito en la cuenta de ahorros a nombre del trabajador. La boleta de pago contiene los mismos datos que figuran en las correspondientes planillas. En los casos que el empleador cuente con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.” Entonces, con la modificación de este artículo, se buscó facilitar la emisión y entrega de boletas de pago de remuneraciones, permitiendo reemplazar la firma manual por la firma digitalizada, en tanto se cumpliera con los siguientes requisitos: a. Contar con más de cien (100) trabajadores. b. Celebrar un acuerdo previo con los trabajadores sobre la firma digitalizada. c. Inscripción en el Registro de Firmas. Sin embargo, hasta la fecha no se ha creado el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción el Empleo.

Aplicación supletoria del Código Civil No obstante está conclusión, el MTPE a efectos de no perjudicar a los usuarios y acogiéndose de manera extensiva a lo dispuesto por el artículo 141-A del Código Civil, ha establecido que la firma digitalizada calificaría como un mecanismo válido a través del cual el empleador puede manifestar su voluntad o utilizarlo para firmar documentos, y por tanto, conforme a las normas civiles, se haría extensiva su aplicación a la firma de las boletas de pago. En efecto, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 141-A del Código Civil se regula: “En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo Tratándose de instrumentos públicos, la autoridad competente deberá dejar constancia del medio empleado y conservar una versión íntegra para su ulterior consulta."

2. Opinión técnica del Ministerio de Trabajo Frente a esta situación, buscando alguna alternativa de solución, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (en adelante, MTPE) ha emitido el Informe N° 065-2013-MTPE/2/14.1, de fecha 22 de agosto de 2013, de la Dirección de Políticas y Normativa de Trabajo del MTPE. Es así que, el análisis desarrollado en este informe, inicia con la distinción entre la firma digital y la firma digitalizada, para centrarse posteriormente en ésta última. Así, debemos tener en cuenta las siguientes definiciones: a. Conforme a lo establecido por el artículo 1° de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, debemos entender por firma electrónica “a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.” b. Adicionalmente, esta misma norma, en su artículo 3°, señala que la firma digital es “aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.” c. De otra parte, según el informe del MTPE, se entiende por firma digitalizada, denominada también firma escaneada, “a aquella que se forma a consecuencia del traslado de un documentos del soporte físico a un formato electrónico”. Frente a ello, se pone el ejemplo de, a través del uso de un escáner, digitalizar la firma de una determinada persona. Luego de establecer claramente las diferencias y características particulares de cada uno de los conceptos descritos anteriormente, el MTPE se centra en determinar si el uso de la firma digitalizada en las boletas de pago está permitido legalmente. Dentro de este contexto, el MTPE en su informe, reconoce expresamente que la firma digitalizada y su uso en las boletas de pago, al estar condicionado a la implementación de un Registro de Firmas a la fecha inexistente, no se encontraría vigente.

4. Conclusiones En base a todo lo expuesto, tenemos que, actualmente, a criterio del MTPE, la firma digitalizada es un mecanismo válido para manifestar la voluntad y conformidad de las empresas en las boletas de pago, siendo por tanto válido su uso. Sin embargo, consideramos de suma importancia resaltar un párrafo contenido en la parte introductoria del Informe N° 065-2013-MTPE, mediante el cual el MTPE emite opinión técnica y analiza la aplicación de la firma digitalizada en las boletas de pago; toda vez que, es la propia Dirección de Políticas y Normativa de Trabajo, la que establece expresamente que “la opinión técnica de ninguna manera produce efectos jurídicos sobre los administrados recurrentes, al no resolver casos concretos que corresponden a las instancias administrativas o judiciales competentes de acuerdo al marco legal”.

Sistema de Pruebas Psicotécnicas y psicológicas laborales

Software de gestión de Pruebas Psicotécnicas y psicológicas laborales

Las organizaciones de hoy buscan el bienestar integral de sus colaboradores, estando pendientes de sus necesidades y sus metas, canalizando sus energías y orientándolas hacia el logro de los objetivos de la organización para poder diferenciarse de la competencia y alinearse a los cambios del entorno. El mercado laboral global cambia cada día, se vuelve cada vez más exigente y, en respuesta a ello, las organizaciones buscan incorporar profesionales competentes, que sean versátiles y puedan adaptarse a los cambios rápidamente.

Las organizaciones ante estos cambios buscan a los psicólogos organizacionales como aliados en este proceso de adaptación, considerando que el psicólogo en el transcurrir de los años de formación ha adquirido gran destreza en el manejo de herramientas eficaces para atraer a los mejores profesionales del mercado. Es importante resaltar el rol del psicólogo organizacional, ya que no solo busca incorporar al mejor talento en las organizaciones sino que busca desarrollar en ellos su potencial a través de capacitaciones internas y externas, en un entorno enriquecedor y armónico, en un trabajo compartido y beneficioso para todos. Para ello, propone planes de sucesión y procesos de líneas de carrera, que permitan el desarrollo de los trabajadores afrontando nuevos retos que enriquezcan su perfil profesional.

El psicólogo organizacional orienta su trabajo hacia el fomento de un buen clima y cultura organizacional, a partir de la atención de las necesidades de las organizaciones y de sus miembros, buscando el bienestar de empleados y empleadores, propiciando el equilibrio de beneficios para buscar una relación estable y transcendente. Es importante resaltar que el psicólogo en las organizaciones cuenta, también, con las competencias para crear las herramientas necesarias que permitan vincular los conocimientos teóricos adquiridos sobre la óptima gestión del recurso humano y la práctica profesional, tal es así, que es competente para el diseño de instrumentos de evaluación e intervención psicológica, dentro de lo cual cobra especial relevancia para este estudio los diseños evaluativos usados en los procesos de selección de personal.

Empezaremos conociendo la definición de psicología organizacional desde la perspectiva de Peiró y Prieto (1996), quienes la conceptualizan como el estudio del comportamiento de una persona en una organización. Zepeda (1999), por su parte, coincide con Pieró agregando que la psicología organizacional también se encarga de las formas de los procesos organizacionales, los cuales permiten un impacto en los colaboradores. Furnham (2001) señala que la psicología organizacional no solo se dedica al estudio del individuo sino además se encarga de estudiar a grupos grandes y pequeños, asimismo estudia la influencia de la organización en sus colaboradores. Spector (2002) complementa el concepto desde una posición en la que se enfoca en el desarrollo y aplicación de principios científicos en el ámbito laboral. Landy y Conte (2005) con una visión más actual, agregan a la conceptualización mencionando que el dominio de la psicología va más allá de abocarse al espacio organizacional, ya que existen otros factores que influyen en el comportamiento de sus miembros.

Por último, Alvarez (1995) considera cuatro factores asociados al trabajo del psicólogo en el ámbito laboral: a) Criterios tradicionales de la organización formal del trabajo, empleando como pilar una mentalidad mercantilista. b) La división jerárquica del trabajo. c) El énfasis en la labor del psicólogo de selección de personal en situaciones complejas de rotación de persona. d) Los detalles del contexto al cual se dirige la acción del psicólogo. Después de haber expuesto algunos conceptos relevantes, es necesario precisar que las áreas más relevantes de estudio de la psicología organizacional son: capacitación, formación y desarrollo; estudios de clima y cultura organizacional; intervención de salud laboral y prevención; y finalmente el reclutamiento y selección de personal, que es en la que nos enfocamos en el presente estudio. Una de las funciones primordiales del psicólogo organizacional se relaciona con la competencia de identificar el perfil psicológico de una persona o un grupo de ellas, en articulación con perfiles de puestos predefinidos.

Es decir, si una persona aspira a un puesto directivo se solicitará cualidades psicológicas diferentes al de una persona que aspira ocupar un puesto de atención telefónica. Dessler (1991) considera que un perfil psicológico se identifica para conocer que individuo podría obtener un cargo determinado en un proceso de selección, permitiendo que se genere un mejor desempeño de los trabajadores ante las necesidades de la organización. Para lograr tener una percepción más adecuada de las características de una persona, se debe de identificar los antecedentes de la persona, para ello, se debe de conocer su pasado, su entorno laboral y familiar, es decir su historia de vida relevante, a fin de entender cómo se han sobrellevado y afrontado diferentes situaciones y, con ello, poder predecir cómo lo harán en un futuro cuando logren incorporarse en una nueva organización. Actualmente, las organizaciones buscan lograr un buen proceso de selección que genere la obtención de un personal calificado y competente. Es por ello, que el psicólogo emplea todas las herramientas adecuadas para atraer a los mejores profesionales del mercado y obtener información de ellos para identificar si existe algún profesional que cumpla con el perfil solicitado.

El proceso de selección es complejo, debiendo cumplir diferentes niveles de acción, primero pasando por las fases de reclutamiento de personal, luego la selección propiamente dicha, para culminar con la incorporación a la organización y el proceso inducción. En todos esos procesos el reclutamiento y la selección cumplen un papel fundamental, ya que al realizarse de manera óptima se escoge al personal más calificado que logre cumplir con el perfil del puesto y pueda integrarse con el clima laboral de una empresa.

Durante el proceso de selección se toman en cuenta los resultados de diversas técnicas de recolección de información, tales como: evaluaciones psicológicas, entrevistas, observación, entre otras; con las cuales se busca conocer las características que tienen los postulantes para luego seleccionar aquellos que son los más idóneos para determinado puesto. Todo ello, con el fin de contar en un staff de profesionales competentes para realizar una gestión exitosa, contribuyendo al logro de objetivos y metas. En suma, el proceso de reclutamiento y selección surge con el objetivo de identificar a los profesionales que cumplan con características adecuadas, para que se logre canalizar sus competencias y orientar su voluntad para un beneficio en común. Para analizar el proceso de reclutamiento y selección que emplean las organizaciones, empezaremos nombrando definiciones desde el enfoque de diversos autores.

Sistema de Chatbots de recursos humanos

Chatbots de recursos humanos y otras áreas funcionales corporativas

El acrónimo de Robotic Process Automation (automatización robótica de procesos) “RPA”, hace referencia a un tipo de soluciones tecnológicas para la automatización de procesos de negocio, basadas en programas informáticos (robots de software o ‘bots’) que permiten automatizar tareas digitales repetitivas y basadas en reglas. Esos ‘bots’ interactúan con diferentes sistemas y bases de datos, emulando la forma de trabajar de un usuario humano, de tal modo que no es preciso introducir cambios en las aplicaciones, bases de datos o documentos sobre los que actúan, con las consiguientes ventajas que esto conlleva.

Aunque últimamente existe mucha literatura sobre los RPAs en los medios especializados, este informe deja en evidencia el escaso conocimiento de los profesionales de RRHH sobre la utilización de soluciones RPA en el ámbito de la gestión de personas. Mientras que el 46% de los 192 responsables de RRHH consultados para la elaboración de este informe ni siquiera han oído hablar de la existencia de soluciones RPA (Robotic Process Automation) para la automatización de procesos de gestión de su área, otro 37% considera que el grado de conocimiento en el área de Recursos Humanos de su empresa sobre la automatización de procesos con RPAs es bajo, o directamente nulo. Y esta situación se produce a pesar de las diversas ventajas que los RPAs pueden aportar a las empresas en el campo de la gestión de sus personas, como por ejemplo: aumento en la velocidad de ejecución de los procesos, aumento de su fiabilidad al reducirse el número de errores humanos derivados de movimientos manuales de datos, ahorros de costes de personal, mejora de la experiencia de los usuarios, mayor seguridad en el tratamiento de la información, menor necesidad de intervención humana. Aspectos que resultan particularmente interesantes en contextos donde las empresas se enfrentan a muchas dificultades para captar el talento que necesitan y en el que precisan llevar a cabo implantaciones más rápidas y menos costosas comparadas con otro tipo de soluciones, y una gran escalabilidad.

A todas estas cuestiones hay que añadir un aspecto fundamental, y es que la automatización de las tareas más repetitivas y de menor valor añadido puede ayudar a reposicionar la función de Recursos Humanos como un socio estratégico para el negocio al liberarla de la carga administrativa o burocrática que esta función ha venido desempeñando tradicionalmente. En cuanto a los procesos de RRHH automatizables, las soluciones RPA resultan particularmente adecuadas para todos aquellos procesos de carácter transaccional, que implican extraer información de ficheros o documentos con un alto contenido de datos estructurados para su posterior volcado en otras herramientas o sistemas. Procesos fácilmente estandarizables, donde la intervención de una persona no influye ni marca una particular diferencia, y con un volumen suficiente para que la inversión tenga un retorno rápido para la empresa. Por ejemplo, procesos de nómina y administración de personal, que es por donde se suele comenzar, aunque los RPAs también pueden aportar ventajas en otros ámbitos de gestión de talento tales como el reclutamiento, onboarding, formación, reporting de RRHH, etc.

Respecto al tipo de organizaciones que pueden beneficiarse de estas soluciones, aunque los RPAs a menudo son considerados como una herramienta propia de grandes empresas, los expertos coinciden en que el tamaño de la empresa no es ningún obstáculo para su implantación. Al tratarse de soluciones no invasivas, se pueden implantar sin apenas impacto en la infraestructura tecnológica de la empresa y no requieren inversiones adicionales en hardware. Y aunque el coste por transacción siempre será mayor en una empresa de menores dimensiones y con un volumen más bajo de transacciones, la sencillez del proceso de adopción hace que la inversión en este tipo de soluciones resulte rentable para compañías de cualquier tamaño.

Entre las claves para el éxito de la implantación de este tipo de soluciones, los expertos señalan su alineamiento con la hoja de ruta de automatización de la organización, seleccionar bien el proceso a automatizar, entendiendo que los RPAs no son la solución a todos los problemas de la empresa, seleccionar la tecnología RPA más adecuada, ya que es posible que no todas encajen de la misma forma con el ecosistema tecnológico de la organización, seleccionar el partner adecuado, desarrollar correctamente el ‘business case’, explicar adecuadamente a los usuarios cuáles son los límites de las soluciones RPA para evitar frustraciones, ya que los RPAs no son capaces de resolver problemas que nunca fueron capaces de resolver, definir un modelo de gobierno adecuado para la integración de las soluciones RPA en la organización y, a no ser que se opte por la subcontratación completa de la operativa, formar al cliente para que posteriormente pueda encargarse del soporte de los robots en producción. Así mismo es recomendable realizar su implantación de manera progresiva, comenzando con un proyecto inicial de alcance limitado, que permita verificar y demostrar la factibilidad técnica de la solución.

En lo que se refiere al futuro de las soluciones RPA, se detecta una tendencia a combinar soluciones RPA con herramientas más inteligentes, incluyendo la integración con tecnologías de aprendizaje automático (Machine Learning), reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procesamiento natural del lenguaje (NLP) o chatbots, que permiten automatizar procesos más complejos, no necesariamente basados en reglas predecibles.

Sistema de gestión de Legajos de Personal

Software de gestión de legajos de personal

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL AREA DE DIGITALIZACION DE LEGAJOS DEL PERSONAL

La aplicación del sistema de digitalización

RESPONSABILIDADES DE LOS PERFILES DE PUESTO DE DIGITALIZACIÓN DE LEGAJO UNICO DEL PERSONAL

Sistema de gestión de Documentos y Notificaciones Laborales electrónicas de Personal

Software de gestión de Documentos y Notificaciones Laborales digitales de Personal

Las características principales de estos sistemas de gestión de la documental serían: a) Responder de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gestión de la información dentro de las organizaciones. b) Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria de la organización. c) Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos. d) Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la organización. e) La gestión documental se incluye en un entorno más amplio dentro de la gestión de la calidad total de la organización" En el proceso de creación de un sistema de gestión documental debe considerarse tres aspectos básicos: a) Diseño y estructura conceptual flexibles a los cambios organizativos; b) Una base procedimental que debe establecer las responsabilidades y actividades por parte de todos los implicados; y c) Herramientas tecnológicas. Cabe mencionar que el diseño de un Sistema de Gestión Documental implica además la determinación de los tipos documentales disponibles y la identificación y categorización de la producción documental de la organización. Entre los objetivos que debe perseguir la implantación de todo sistema de Gestión de Documentos tenemos: a) Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos verídicos y fiables entre las múltiples copias y versiones que pueden existir. b) Garantizar el mantenimiento de los criterios de organización de los mismos. c) Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la empresa. d) Establecer una política racional de conservación y destrucción de documentos en función de las necesidades informativas de la empresa.

El sistema de gestión documental de Worki 360 asegura que: a) Cada persona conozca qué documento tiene que guardar, cuando, como y donde; y cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. b) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitando que se duplique y se produzcan copias innecesarias. c) Conservar la memoria de la organización y aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos con los que ya hay experiencia acumulada. Para la implantación de un modelo de gestión documental, es importante desarrollar un modelo conceptual del sistema que sirva de punto de partida y de base para planificar las actividades que se llevarán a cabo, las herramientas que serán necesarias y las políticas a corto, mediano y largo plazo que se aplicarán. La administración de este sistema de gestión de documentos implica el "desempeño de una serie de funciones con respecto a los documentos en sus diferentes etapas de vigencia por parte de los distintos elementos y personas de la organización relacionadas con la producción, uso, almacenamiento y eliminación de los documentos." Para García-Morales, la persona que asuma la responsabilidad de administrar el sistema de gestión documental debe orientar sus funciones hacia la coordinación y supervisión de las actividades relacionadas con: a) la producción de los documentos, en lo referente a la estandarización de la producción; b) la conservación, archivamiento y eliminación de los documentos, a través de la determinación de una política clara en la materia; c) la preservación de la integridad de los documentos de valor para la empresa.

Programas de Gestión Documental

Programas de Gestión Documental

Incorporación de los documentos

Registro

Clasificación

Almacenamiento

Acceso

Trazabilidad

Disposición

Características

Autenticidad

Fiabilidad

Integridad

Disponibilidad

Dimensiones

Sistema de gestión de Contratos y Constancias de Trabajos Digitales de Personal

Software de gestión de Contratos y Constancias de Trabajos Digitales de Personalal

Implementar un sistema de digitalización de documentos y gestión documental, y poder ofrecer servicios para digitalizar documentos que le permitan a las empresas que cuentan con gran cantidad de documentos físicos, poder administrar y gestionar con mayor eficiencia los documentos que son materia de consulta.

1.2.2 Objetivos específicos En relación al objetivo general, se consideran los siguientes objetivos específicos: - Digitalizar documentos físicos, convertirlos en archivos electrónicos e indexar los archivos generados con su respectiva metadata (campos de búsqueda para recuperar la información). - Administrar y gestionar los documentos electrónicos mediante un módulo de búsqueda de la información digitalizada, utilizando la metadata (campos de búsqueda), para poder acceder a los archivos electrónicos de manera rápida. - Elaborar reportes de auditoria que permitan llevar el control de la trazabilidad de la información en cada proceso que se ha realizado, identificando los usuarios que acceden a la información y los procesos que han realizado. - Acceder a la información digitalizada compartida de manera concurrente, los usuarios que tengan permisos para consultar los documentos digitalizados podrán visualizar el mismo documento al mismo tiempo, evitando tener que esperar a que un usuario termine de revisar el documento para poder acceder al mismo.

1.3. Alcances y limitaciones 1.3.1 Alcances - El alcance de esta investigación está centrado en mejorar la administración y gestión de documentos físicos que son materia de continuas consultas, en las empresas que lo necesiten, digitalizando los documentos físicos y convertirlos en documentos electrónicos asociándolos a su metadata correspondiente para que mediante un sistema de gestión documental se puedan administrar, consultar y recuperar de manera más eficiente. - La solución contempla reducir los tiempos que les toma actualmente a muchas empresas en recuperar sus documentos, los cuales son requeridos para resolver consultas de usuarios internos y/o externos, brindando una atención más rápida, además de poder contar con la información compartida para que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo.

1.3.2 Limitaciones Para la implementación de la presente solución no se está considerando lo siguiente: - No se está considerando como parte de la investigación la implementación de un módulo workflow para el seguimiento de los documentos electrónicos, ya que no es parte de la solución que se está proponiendo. - No se considera el proceso de Trasmisión Telemática de documentos electrónicos como parte de la solución debido a que para este tipo de procesos se deben considerar medidas de seguridad durante la transferencia de información.

1.4.Justificación 1.4.1 Justificación de Necesidades En la actualidad son muchas las entidades públicas y privadas las que cuentan con una gran cantidad de documentos físicos, los cuales son consultados continuamente, pero en muchos casos toma demasiado tiempo recuperar físicamente los documentos y dar respuesta a estas consultas; brindando servicios de digitalización de documentos personalizada y entregando la información en un sistema de búsqueda, estos tiempos se reducirían considerablemente. 1.4.2 Justificación Tecnología Porque facilitara la administración y gestión de documentos, utilizando esta tecnología las consultas y atención a usuarios se podrán realizar en cuestión de segundos reduciendo los tiempos de respuesta, además de contar con niveles de seguridad de información que protejan la integridad de los documentos.

En la actualidad las empresas están obligadas a ser más eficaces, eficientes y tener una mejora continua en sus procesos. Esto hace que aparezcan nuevas ideas y tácticas para tener una buena administración de contenidos y documentos, la finalidad de este proyecto es una vez implementada la solución, es brindar servicios de digitalización de documentos a empresas que tengan la necesidad de administrar y gestionar de manera eficiente sus documentos y tengan claro que esta es la solución a sus problemas de gestión de documentos.

Prueba de las mejoras que se han desarrollado en los últimos años es que antes que existiera la tecnología que es materia de investigación en esta tesis, los documentos físicos no eran digitalizados sino que se microfilmaban; este proceso consistía en utilizar una máquina para microfilmar los documentos, es decir maquina parecidas a los escáneres de alta producción que existen en la actualidad pero en lugar de escanear los documentos los fotografiaban y las imágenes que se capturaban se guardaban en rollos de películas especiales para este tipo de equipos, luego estos los rollos eran revelados y se podían visualizar en visores para rollos, maquinas especiales para este tipo de trabajos una vez encontrado el documento se podía sacar copias del mismo desde la misma máquina. A continuación se mencionaran sistemas de digitalización y gestión de documentos que actualmente se utilizan en entidades públicas y privadas, los cuales han facilitado la gestión de documentos y ha reducido los tiempos respuesta a las consultas de los usuarios:

Antecedente 1:  MIBANCO desde el año 2005 cuenta con el servicio de digitalización de documentos, tiene más de 10 millones de imágenes de su archivo de expedientes de crédito. A diario se digitalizan más de 10,000 imágenes, las cuales son cargadas en un Servidor Laserfiche (sistema de gestión documental), para el acceso vía Browser Polyweb desde todas sus agencias. Esta solución hace que la atención a sus clientes sea más eficiente debido a que cualquier solicitud que hagan y donde se necesite revisar el expediente del mismo se puede hacer en línea por el sistema de gestión documental. Los servicios de digitalización de documentos han sido requeridos por las demás áreas que han comenzado a aprovechar esta tecnología, facilitando así, sus actividades administrativas.

Antecedente 2:  INTERBANK fue la empresa pionera en obtener una solución de imágenes con el Document Imaging, sustituyendo totalmente el microfilm desde el año 2000. Cuentan con el servicio de digitalización de documentos procesando aproximadamente 650,000 imágenes mensuales que son migradas a su servidor Laserfiche (Sistema de Gestión Documental), teniendo acceso a ellas desde visores Laserfiche y desde visores Browser Polyweb, así mismo los cheques procesados, son vistos por sus clientes a través de su portal. A la fecha Polysistemas ha digitalizado y procesado para INTERBANK más de 32 millones de imágenes.

Antecedente 3:  Ministerio de Energía y Minas desde el año 2008, implemento en el área de trámite documentario un sistema de digitalización de documentos y gestión documental para digitalizar los documentos que ingresan por mesa de partes y los documentos TUPA que tienen en sus archivos. Toda esta información se carga en sus servidores y es consultada desde su sistema de gestión documental (LaserFiche) por los usuarios internos del MEM, esta solución permite que las consultas y atenciones se realicen más rápido y de manera eficiente.

Antecedente 4:  El Municipio de Puebla en México, implemento el Sistema de digitalización de documentos y Gestión Documental (LaserFiche), debido a la sobrecarga de papeles que tenían las solicitudes de sus clientes generaban sobrecostos en fotocopias, costos de impresión y problemas de seguridad; con el uso de la tecnología todos estos problemas fueron resueltos y la atención a sus clientes es más rápida y precisa.

Antecedente 5:  Grupo Inmobiliario Ágora desde el 2010 se dio cuenta de todos los problemas que tenían con la administración de papel, no tenían espacio y retrasaban los procesos empresariales, con la implementación de LaserFiche como solución para la digitalización de documentos y gestión documental, han mejorado el rendimiento en diversos departamentos.

Antecedente 6:  IPD - Instituto Peruano del Deporte, implementado desde el 2016, en el área de OTDA – Oficina de Tramite Documentario, el sistema de digitalización y gestión documental permite la digitalización, administración y gestión de sus documentos internos y los documentos que ingresan por la ventanilla de mesa de parte. El software utilizado es Imaging Soft, software desarrollado en Perú por la empresa Imaging Corp SAC.

Antecedente 7:  Dokmee – Sistema de Digitalización y Gestión Documentos, implementado en la empresa SAETA desde el 2015, permite realizar la digitalización de sus documentos y la gestión de los mismos, también brindar servicios de digitalización de documentos a sus principales clientes.

Antecedente 8:  RENIEC – Sistema de Digitalización y Gestión Documentos, implementado desde el 2005, permite realizar la digitalización de sus documentos y la gestión de los mismos, la atención a sus usuarios se ha agilizado haciendo más eficiente las respuestas a sus consultas.

2.1.1. Digitalización de Documentos Digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital. En la actualidad son varias las empresas que tienen almacenado grandes cantidades de documentos los que ocupan espacio físico en las mismas empresas y por la cantidad se hace difícil acceder de manera rápida a estos documentos. Este tipo de proceso puede ser tedioso, pero cuando ya se terminó de realizar presenta una ventaja muy productiva ya que se podrá disponer de información de manera más rápida y oportuna. Con el avance de la tecnología que existe en la actualidad, no contar con los documentos digitalizados, sería una complicación lo cual llevaría a una pérdida de tiempo y dinero.

¿Cuál es la opinión de los que saben, sobre digitalización de documentos y gestión documental? Asumiendo que su empresa es un estudio de abogados. Lo más probable es que tiene oficinas con grandes cantidades de archivadores de documentos con papel. En algunas ocasiones acceder a esta información podrá ser necesario, como pueden ser sentencias o procesos judiciales de años pasados. Para estos casos, podremos comprobar que teniendo la información digitalizada y organizada ayuda a tener una buena ventaja para brindar una respuesta inmediata a los usuarios que la solicitan o generar mejores reportes. Otro ejemplo, puede ser el caso que su empresa maneje grandes cantidades de facturas de proveedores en formato papel, y que también cuente con algunas en formato digital. En ambos casos, si no tiene total conocimiento de cuales están en formato digital y cuales en papel, puede ocasionar que pierda demasiado tiempo en recuperar la información. Por ese motivo lo más recomendable es poder contar con todas los documentos en formato digital para asegurar la mejor administración y consulta. Ambas situaciones serían ejemplos directamente relacionados con la gestión de la documentación. En la Guía de Gestión Documental se puede encontrar la lista de todos los sectores que han sido beneficiados con la digitalización de sus documentos.

2.1.2. Formas de digitalizar la información Para comenzar a digitalizar sus documentos, lo primero que se puede pensar es el tiempo que tomara en escanear a mano grandes cantidades de documentos. Pero lo que debemos tener bien en claro es que este proceso ha cambiado gracias a los avances de la tecnología: actualmente podemos contar con escáneres que tienen una gran capacidad para digitalizar varias páginas por minuto, otra alternativa es que este tipo de procesos los puede realizar una empresa especializada (subcontratar servicio). Antes de iniciar con el proceso, es importante definir si la mejor alternativa es contar con todos los recursos necesarios para realizar los procesos (compra de escáneres, equipos de cómputo, materiales varios, etc) o subcontratar dicho servicio con alguna empresa especializada. Se debe tomar en consideración las necesidades que tiene la empresa: como determinar la cantidad de documentación que se van a escanear, los recursos con los que se cuenta, contar con personal capacitado y disponible para realizar este tipo de trabajos, etc. Si la empresa decide realizar el escaneo de los documentos, debe considerar que hay una variedad de softwares con los que se puede realizar la digitalización de documentos de manera organizada. Están disponibles programas gratuitos pero se debe considerar que la información a digitalizar sea poca; también existen software licenciados si se busca una forma profesional de realizar los procesos. Otra opción, es la de implementar un gestor documentos el cual debe contar con un módulo de digitalización o captura de documentos. Hay dos tipos de gestores, tenemos, con los que se puede digitalizar los documentos y también, los gestores documentales en general.

El software de gestión documental de Worki 360 cuentan con modulos para digitalizar documentos. Las diferentes opciones para digitalizar la información son: Metodología a utilizar para la digitalización de documentos Para asegurar la correcta captura de los documentos físicos y cuidar la trazabilidad de los documentos desde el inicio de los procesos, nos basamos en una metodología de trabajo recomendada por los líderes mundiales del “Document Imaging” La creación de imágenes de documentos es una categoría de tecnología de la información para sistemas capaces de replicar documentos comúnmente utilizados en los negocios. Los sistemas de procesamiento de imágenes pueden tomar muchas formas, incluyendo microfilmes , impresoras bajo demanda, máquinas de fax , fotocopiadoras , impresoras multifunción , escáneres de documentos y microfilm.

Document Imaging significa la conversión de archivos en papel (de cualquier tamaño o descripción) o microfilm / fiche a imágenes digitales. La metodología a utilizar incluye el desarrollo de los siguientes procesos:  Recepción de Documentos Se procede a recepcionar los tomos, files, legajos, etc; se verifica la cantidad y estado de los mismos, la información es validada, así como la fecha de recepción. Se procede a registrar a manera de control los documentos que se están recepcionando.

 Armado de Lotes Se procede a agrupar los documentos por Lotes para facilitar la manipulación seguimiento de los documentos que se van a digitalizar, estos lotes tienen una numeración correlativa con la cual se puede llevar el control de los documentos que se van a digitalizar.  Preparación de documentos Se procede a desdoblar las esquinas, pegar con cinta los documentos rotos y retirar todo aquello que pueda afectar una correcta digitalización.  Escaneo de documentos Se procede a configurar y calibrar el escáner de manera que asegure un alto índice de calidad, escanear propiamente los documentos y revisar que pasen correctamente por el escáner.  Indexación Se procede a relacionar las imágenes digitalizadas con su data correspondiente, con el fin de poder ubicar los documentos con rapidez y facilidad.  Control de Calidad Se procede a verificar la nitidez y legibilidad de las imágenes con su correspondiente documento físico, se verifica si los datos de la estructura Índice corresponden a los documentos. En caso se encuentre algún documento que no sea legible o este mal escaneado pasará a ser reprocesado.  Reproceso Se procede a retirar del lote la(s) imagen(es) observadas, y se redigitalizan reemplazando la(s) imagen(es) observadas.  Reconocimiento OCR de los documentos En este proceso el sistema realiza un reconocimiento al contenido de cada documento, es decir, reconoce la información (texto) de cada imagen y la almacena como texto en la base de datos; de esta manera se puede ubicar cualquier documento digitando en el módulo de búsqueda cualquier palabra que contenga el documento, el sistema automáticamente mostrara como resultado de la búsqueda la parte del documento o documentos que contengan la palabra o texto que se utilizó para la búsqueda.

Ventajas de la digitalización de documentos - Seguridad: Previene la pérdida o deterioro ante cualquier desastre o siniestro (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos (humedad, suciedad, tiempo, etc.). - Integridad total del archivo electrónico: No es posible la sustracción ni la alteración de los documentos, es decir, las imágenes se mantienen tal cual están en la documentación física. - Acceso inmediato a su información: La ubicación de los documentos se obtiene inmediatamente en el computador, ahorrando horas de búsqueda manual. - Reducción de espacio: Se pueden utilizar importantes áreas de su institución al ser liberadas. - Información compartida: Un expediente pueden ser consultado por varios usuarios a la vez, desde diferentes lugares. - Seguridad electrónica: pueden restringirse permisos para determinados usuarios que vean solo la información que les corresponde. - Legalidad: Mediante Leyes 26612 y 681, se aprueba el uso de las imágenes como medio de sustento legal, considerándose las mismas con el mismo valor legal que el documento original.

2.1.5. Gestión Documental Cuando se habla de gestión de información no puede dejarse de lado la gestión documental. Una buena gestión de información sólo puede conseguirse con una buena gestión documental. La gestión documental se basa en usar la tecnología y procedimientos que permiten una correcta administración, recuperación, preservación y el acceso a la información generada en la empresa. Utilizar sistemas de gestión documental por estos tiempos se ha convertido en un factor muy importante para las empresas. Las empresas tienen gran cantidad de documentos y esta información sigue creciendo de manera acelerada y los sistemas de almacenamiento que se utilizaban antes presentan muchas deficiencias. Un sistema de gestión documental nos asegura que la información este organizada y se administre de manera eficiente, lo cual favorece la productividad de las empresas.

2.1.6. Definición de sistema de gestión documental Una correcta definición de un sistema de gestión documental es para los sistemas informáticos que han sido desarrollados para administrar, almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Es la mejor manera de organizar los documentos e imágenes digitales y que esta información se encuentre centralizada y que los empleados accedan a la información de manera rápida, fácil y sencilla. Tener organizada la información es muy necesario e importante para que muchas compañías logren su éxito y por lo mismo, utilizar copias en papel resulta ser poco productivo. Para llevar una buena organización, poder tener información compartida y acelerar el flujo de trabajo de la manera más conveniente, el sistema de gestión documental debe cumplir con algunos requisitos necesarios. La Guía de Gestión Documental 2018, donde se describen las características principales que debe tener un sistema de gestión documentos.

2.1.7. Ventajas de los sistemas de gestión documental Iniciar trabajos con un sistema de gestión documental involucra la digitalización de sus documentos en papel. Utilizando algún escáner, los documentos en formato físico que se digitalicen serán convertidos en documentos digitales los cuales se podrán almacenar en un repositorio centralizado. Estos procedimientos puede involucrar una demanda de trabajo, además de ser costoso, pero se debe considerar, que una correcta digitalización que sea organizada y bien planificada es básica para el adecuado funcionamiento del software de gestión.

2.1.8. Localización central Las empresas cuentan con varios de canales por los cuales reciben la información. A consecuencia de esto, grandes cantidades información quedan repartidas entre los sistemas que tenga una compañía. La solución es contar con un sistema de gestión documental donde se pueda organizar y almacenar la información que se genera del trabajo que a diario de la empresa. En el sistema se puede controlar qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de asignación de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

2.1.9. Mejorar el flujo de trabajo Con un sistema de gestión documental los flujos de trabajo en procesos se pueden hacer más productivos y eficientes. Se podrá realizar la automatización de las funciones, de esta manera se tendrá una imagen global de los procesos que se realizan en la empresa. Con este tipo de control de procesos se puede hacer seguimiento a las tareas incompletas, tener claro las que han terminado o automatizar las tareas repetitivas, ahorrando tiempo a la organización.

2.1.10. Seguridad En la actualidad existen muchas empresas que mantienen sus documentos físicos almacenados, de esta manera la posibilidad de que los documentos terminen perdidos o deteriorados es alta. Utilizar sistemas de gestión documental ayuda a solucionar este tipo de problemas. Trabajando copias en formato digital de documentos en papel, el riesgo de pérdida se minimiza considerablemente, ya que no es necesario manipular los documentos físicos. Con esta solución, la organización cuenta con la seguridad de que toda su información se encuentra protegida y centralizada en un solo sistemas, el mismo sistema desde el cual se puede recuperar la información, además de poder recuperar la recuperación de los datos e imágenes en caso de siniestros.

2.1.11. Compartir documentos Dependiendo la complejidad de los documentos, en muchos casos se necesita tener compartida esta información. Trabajando con sistemas de gestión documental esta tarea será más fácil. El sistema permite crear de grupos de usuarios y accesos ilimitados al repositorio central, los documentos podrán ser administrados tanto de forma interna como externa. Los gestores de documentos permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a la documentación que sea necesaria para la relación que mantienen. Si el usuario tiene los permisos necesarios puede descargar la información y enviársela vía email a algún usuario que la requiera y que no tenga acceso al sistema.

2.1.12. Colaboración documental Una de las ventajas de trabajar con este tipo de soluciones es que hay sistemas donde varios usuarios pueden trabajar con un documento a la misma vez, mientras éste alojado en un repositorio central. Los usuarios podrán acceder a una visión general de un documento, de contar con el perfil autorizado podrá realizar modificaciones. La colaboración documental es parte de la productividad ya que permite, a los empleados de la compañía compartir ideas e información de forma más sencilla. Hay que tomar en cuenta que si el gestor de documentos no funciona correctamente, en la empresa los problemas de colaboración documental seguirán existiendo.

2.1.13. Control de versiones Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a muchas versiones del texto para poder recuperar la información, eliminarla o adicionarla. En el artículo Control de versiones encontrará una explicación más detallada de esta característica.

2.1.14. Elegir un sistema de gestión documental Existen en el mercado amplias opciones sistemas de gestión documental. Donde podemos encontrar diversidad de precios, fabricantes, características y modelos, decidirse por un sistema en particular es materia de análisis, dependiendo las necesidades que se tengan como organización. La Guía de Gestión Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que se dirigen para facilitar los procesos de selección de las empresas.

2.1.15. Seguridad de la Información NTP ISO/IEC 27002 Las políticas de seguridad y lo relacionado a planes que aseguren contar con medidas de contingencia, son estructurados siguiendo algunos controles que se indica en la NTP ISO /IEC 27002, con lo cual se aseguran las categorías de protección para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información reduciendo los riesgos de cualquier incidentes de seguridad. (Las claves, códigos de control de acceso, la seguridad física de los elementos o equipos, uso de estaciones de trabajo autorizadas)

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